project4 Enterprise
Die Microsoft 365-Lösung für Projektverwaltung und Projektmanagement
Haben Sie gerade einen Überblick über alle Projekte in Ihrem Unternehmen und wer daran arbeitet? Mit unserer SharePoint Lösung project4 Enterprise haben Sie die Möglichkeit, Ihre Projektverwaltung, also Abläufe, den jeweiligen Status und alle Beteiligten immer im Überblick zu behalten. Durch Selbstorganisation und -bearbeitung kann jederzeit ein neuer Projektakt angelegt, bearbeitet oder abgeschlossen werden.
Lösungsansatz
Projekte sind ein wesentlicher Bestandteil eines Unternehmens, egal ob es sich um interne oder externe Vorhaben handelt. project4 Enterprise bietet dabei eine fertige Lösung zur Optimierung Ihrer Projektverwaltung. Die Erfassung und Anlage aller im Unternehmen befindlichen Projekte inklusive der relevanten Dateien unterstützt Sie in der Bearbeitung, Umsetzung und Kontrolle Ihres Fortschritts.
Alle Projekte übersichtlich in einer Liste
Intuitive Formulare zum Festhalten der wichtigsten Informationen
Zusammenfassung aller Eckdaten in automatisch generierten Reports
Projektbereich
In jedem Projektbereich versorgt Sie project4 Enterprise mit allen Informationen und Dateien, die für die Abwicklung notwendig sind. Dokumente und Bilder können für den Zugriff der Teammitglieder in der Projektakte abgelegt werden. Weiters haben Sie die Möglichkeit Aufgaben zu erstellen und Meilensteine festzuhalten. In der Organisation können Sie Personen für z. B. die Projektleitung und die Stellvertretung festlegen. Damit sichern Sie nicht nur eine leichte und effektive Zusammenarbeit der Teammitglieder, sondern auch eine Definition der verantwortlichen Personen.
Projekte und Ressourcen
Im neuen und erweiterten project4 Enterprise gibt es neue Möglichkeiten Fortschritt und Planung von Projekten noch effizienter zu verwalten. Die Definition von Personentagen (PT) für Projekte und der aktuellen Phase ermöglichen einen strukturierten Projektbereich. Zusätzlich können Aufgaben pro Monat nach Mitarbeiter und Projekt aufgeschlüsselt werden. Dies gewährleistet eine effiziente Planung und optimierte Projektdurchlaufzeiten.
Einbindung in Ihr System
project4 Enterprise kann einfach in Ihre schon bestehende Microsoft 365-Umgebung eingebunden werden. Egal ob Sie mit SharePoint 2016, 2019 oder Online arbeiten, unser Produkt lässt sich sorglos in Ihr System integrieren. Profitieren Sie von der einfachen & übersichtlichen Projektliste, in der Sie bereits alle Projekte und deren Phase, sowie die wichtigsten Eckdaten einsehen können.
Viel wichtiger noch ist die Migration von Ihrem System auf andere oder neuere Versionen. Auch in diesem Fall haben Sie mit project4 Enterprise keine Probleme zu erwarten. Ein struktureller und einheitlicher Aufbau der Übersichten, Projektakten und Dateibibliotheken garantiert eine reibungslose Migration Ihrer Projektverwaltung ohne den Verlust von Daten, Strukturen oder Optik.
Projektmanagement
- Zentrale Anlage sämtlicher Projekte im Unternehmen
- Für interne und externe Projekte
- Zusammenfassung der wichtigsten Daten (Budget, Zeit, Team)
- Kategorisiert nach Projektphasen
Die Lösung für eine optimierte Projektverwaltung in Microsoft 365 bietet project4 Enterprise durch eine zentrale Anlage aller sich im Unternehmen befindlichen Projekte. Dabei können Sie nicht nur Kundenprojekte (extern) erfassen, auch interne Projekte können Sie leicht anlegen und verwalten.
Bereits in der Übersicht bekommen Sie die wichtigsten Daten der einzelnen Projekte wie Status, Budget, Zeit und Team präsentiert. Die Akten werden außerdem anhand der Projektphasen weiter kategorisiert.
Teams Modul
Mit unserer neuesten Erweiterung können Sie Projektakten schnell und einfach als dezidiertes Team in Microsoft Teams anlegen. Die Erstellung des Teams erfolgt via Checkbox bei der Erstellung des Projektaktes in SharePoint. Teammitglieder und deren Berechtigungen verwalten Sie ebenfalls in diesem Kontext. Das Projektteam kann nun direkt in Microsoft Teams auf relevante Dokumente zugreifen, Informationen mit Kollegen teilen oder in einem dezidierten Channel mit externen Stakeholdern zusammenarbeiten.
Ihre Vorteile:
- Intuitives Arbeiten in Microsoft Teams
- Vorgaben für Teams-Erstellung über Microsoft SharePoint
- granulare Berechtigungsvergabe
- effiziente Projektkommunikation über MS Teams Chat
- langfristige Dateiablage direkt in SharePoint
- Nahtlose User-Experience im Digital Workplace
MS Teams sorgt für eine optimale Nutzererfahrung, während die Ablage und Verwaltung von Dokumenten nicht im eigentlichen Teams passiert, sondern im verbunden SharePoint-Projektakt. Somit erfolgt die Einbindung des Projektes während der Durchführung in Microsoft Teams. Nach erfolgreichem Abschluss kann das Team gelöscht werden. So bleibt Ihr MS Teams übersichtlich während Daten langfristig und strukturiert in SharePoint gespeichert bleiben.
Integrieren Sie Microsoft Teams jetzt noch intensiver in Ihren Arbeitsalltag mit dem Teams-Modul. Verwalten Sie Teams mit unseren pre-customized Solutions für SharePoint.
Berechtigungsvergabe
Die Vergabe von Berechtigungen durch die Microsoft 365-Struktur geschieht bereits bei der Erstellung einer Projektakte. Dabei können Sie folgende Rollen definieren: Projektleiter, Stellvertreter, Kernteam, Team und Besucher. Wobei Besucher auch Kunden sein können und vertrauliche Dokumente auf die Leitung, Stellvertretung und das Kernteam beschränkt sind.
Intuitive Formulare
Die Formulare in project4 Enterprise adaptieren sich an die Berechtigungen des Benutzers und leiten Erfasser und Bearbeiter einer Projektakte durch den Prozess. Elemente dieses Formulars sind z. B. Allgemeine Informationen und Projektbeschreibung, Zeitplan, Mitglieder und Rollen, Finanzen uvm.
Aufgabenmanagement
Die definierten Aufgaben sind ebenfalls in einer zentralen Übersicht aufgelistet und kategorisiert in z. B. offen, in Bearbeitung, meine Aufgaben, nicht zugewiesen usw. Außerdem wird indiziert welchem Projekt oder welcher Person die Aufgaben zugewiesen sind.
Projektreports
project4 Enterprise bietet außerdem Projektzusammenfassungen in Form von Reports. Diese beinhalten die wichtigsten Eckpunkte des Projekts wie die Mitglieder, Status von Budget, Zeit und Inhalt, sowie während des Projekts erfasste Risiken, Entscheidungen, offene Punkte und Meilensteine.
Diese Reports können später als Referenz für weiterführende Projekte oder als Guideline für das allgemeine Projektmanagement verwendet werden.
Weitere Funktionen im Projektbereich:
- Links speichern
- Notizen hinzufügen
- Risiken und Unsicherheiten definieren
- vertrauliche Dokumente sicher teilen
Sämtliche Einsichten und Freigaben werden durch die Berechtigungsstruktur von SharePoint automatisch gesteuert.
