Microsoft Power Automate: die einfachsten Freigabeprozesse der Welt

Als Karina G. am Montagmorgen im Büro ankommt, ist sie wie immer die Erste. Während die Kaffeemaschine surrend anspringt und der Computer hochfährt, öffnet sie die Fenster und stellt neue Blumen auf den Schreibtisch ihrer Chefin. Seit zwei Jahren ist Karina G. bereits in der Firma und sie kann sich kaum mehr vorstellen ihren Job noch einmal zu wechseln. “Wenn du einen modernen Arbeitsplatz suchst, dann komm zu uns”, empfiehlt die erfahrene Assistentin der Geschäftsführung stets all ihren Freunden und Bekannten. Denn anders als vorher muss sie keine Excel-Tabellen händisch ausfüllen, stundenlang fehlerhafte Anträge ihrer Kollegen ausbessern und sich über andere lästige Prozesse ärgern. Grund dafür ist der sinnvolle Einsatz der Power Platform und im Speziellen Power Automate, um Workflows zu digitalisieren und automatisieren.

Wie sich Freigabeprozesse mit Power Automate vereinfachen lassen und welche Benefits das mächtige Tool für unternehmensrelevante Prozesse hat, lesen Sie im Folgenden.

Workflow Automatisierung: Was ist mit Power Automate möglich?

Laut einer Erhebung von Statista aus dem Jahr 2022 nutzt nur etwa die Hälfte der deutschen Unternehmen sinnvolle Anwendungen, um Dokumente zu digitalisieren. Daher sind viele Freigabeprozesse noch immer von Medienbrüchen betroffen und mit aufwendiger E-Mail Kommunikation oder Papieranträgen verbunden. Dabei bieten Tools wie Power Automate & Co. tolle Werkzeuge, um stupide Freigabeprozesse einfach zu standardisieren und zu digitalisieren. Hier ein paar typische Best Practice Beispiele für automatisierte und einfache Freigaben im Unternehmensalltag:

Urlaubsantrag:
Urlaub steht jedem Mitarbeiter zu, sollte aber so geplant werden, dass nicht die gesamte Belegschaft zur gleichen Zeit in der Sonne brutzelt. Neben den Urlaubszeiten muss natürlich auch jemand ein Auge auf die Urlaubstage haben, um im Nachhinein keine unschönen Überraschungen zu erleben. Mündliche Absprachen ziehen Chaos nach sich, händische Eintragungen sind wahre Papierfresser und Anfragen per E-Mail führen zu unnötigen Fehlern und Missverständnissen. Im Gegensatz dazu ersparen automatisierte Freigabeprozesse mit Power Automate allen Mitarbeitern Zeit, Nerven und die verhasste Zettelwirtschaft.

Dokumentenfreigabe:
Dokumente, wie beispielsweise Angebote oder Rechnungen, müssen i.d.R. durch mehrere Hände, bevor sie dem Kunden zur Abnahme vorgelegt werden können. Wenn diese Angebote bis dato mit vielen Klicks und E-Mails von einer Station an die nächste und wieder zurückgesendet wurden, so lässt sich dieser Freigabeprozess mit Power Automate spürbar vereinfachen und an die individuellen Workflows in jeder Organisation anpassen.

Freigabe von Investanträgen:
Auch intern angestoßene Projekte durchlaufen häufig eine komplexe Freigabezyklen. Bis zur Genehmigung sind unter Umständen mehrere Korrekturschleifen nötig und abhängig von der Investitionshöhe sind viele Akteure auf unterschiedlichen Ebenen in die Entscheidung involviert. Eine Workflow Automatisierung sorgt an dieser Stelle für eine sinnvolle Freigabeabfolge und eine deutliche Beschleunigung.

Access Request Tool: Effiziente Freigabe von E-Mail Postfächern und Ordnern dank Power Automate Approvals

Das Berechtigungsmanagement kann aufgrund von Datenschutz, Compliance und Sicherheit mitunter komplex sein, denn Mitarbeiter in unterschiedlichen Positionen benötigen individuelle Zugriffsberechtigungen. Gleichzeitig muss externen Partnern, Kunden oder Subunternehmern punktuell Zugang zu bestimmten Dateien gewährt werden. Was in kleinen bis mittleren Unternehmen noch händisch umsetzbar ist, wird in großen Organisationen und Konzernen zur echten Herausforderung. Denn besonders im Projektgeschäft brauchen die Beteiligten schnell Zugriff und können nicht darauf warten, dass die Assistentin beim Chef, dieser am nächsten Tag beim Abteilungsleiter und jener am kommenden Montag beim Projektleiter anfragt, bevor die Genehmigung nach dessen Urlaub schließlich bei der Assistentin gemeldet wird.

Am Beispiel unseres selbst entwickelten Access Request Tools möchte ich Ihnen (etwas vereinfacht) zeigen, dass sich einfache Freigabeprozesse mit Power Automate Approvals  in wenigen Schritten digitalisieren und automatisieren lassen. Und wer weiß? Vielleicht starten Sie schon bald Ihr eigenes Pilotprojekt mit der Power Platform.

Schritt 1: Prozess visualisieren

Um die einzelnen Teilschritte einer sinnvollen Workflow Automatisierung zu verstehen und richtig anzuordnen, wird der ausgewählte Freigabeprozess im ersten Schritt visualisiert. Da die Freigabe von Ordnern und E-Mails relativ simpel strukturiert ist, lässt sich dieser Prozess sehr gut mit einem Entscheidungsbaum mit mehreren Pfaden abbilden.

Schritt 2: Workflow in Power Automate abbilden

Grundsätzlich ist die Workflow Abbildung in Power Automate relativ einfach und mitunter sogar ohne größere IT-Kenntnisse realisierbar. Denn in dem Tool werden Anwendungen zusammengefügt und die einzelnen Aktionen für den eigenen Anwendungsfall über eine grafische Oberfläche konfiguriert.

Schritt 3: Benutzeroberfläche in Power Apps designen

Damit die Anwendung einfach zu bedienen ist, benötigt sie eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche. Im Falle unseres Access Request Tool soll der Anwender auswählen, welche Freigabe er beantragen möchte und kann dafür zwischen den zwei entsprechenden Buttons “Postfach” und “Ordner” auswählen.

Diese Benutzeroberfläche lässt sich im Power Apps Editor (einem weiteren Power Platform Tool) mithilfe von Designvorlagen relativ einfach designen. So werden etwa die benötigten Buttons per Drag-and-Drop an die richtigen Stellen gezogen, mit den abhängigen Funktionen verbunden und im Corporate Design des Unternehmens eingefärbt.

Nachdem der Anwender ausgewählt hat, welche Freigabe er beantragen möchte, konkretisiert er seine Anfrage, etwa durch Standort, Ordner, Art und Kommentar zur Zugriffsberechtigung. Außerdem kann er den Status seiner Anfrage einsehen. Diese Ordnerstruktur wird über einen Konnektor zu SharePoint in die Anwendung eingebunden.

Der Freigabeprozess eines E-Mail Postfachs lässt sich im Grunde identisch aufbauen. Je einfacher und intuitiver die Benutzeroberfläche, desto leichter die Verwendung und desto höher die Akzeptanz der Mitarbeiter für diese Art von Prozessautomatisierung.

Statt E-Mails zu schreiben und manuelle Freigaben zu erteilen, steht allen Mitarbeitern somit eine einheitliche Oberfläche für die Anfrage von Freigaben zur Verfügung. Der Prozess kommt ohne zusätzliche Kommunikation aus und ist transparent, weil der Antragsteller den Status zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen kann. Gleichzeitig ermöglicht die Anwendung eine zentrale Überwachung aller laufenden Freigabeprozesse.

Best Practice: Urlaubsanträge via Power Automate bei der Rath AG

Um Abwesenheitszeiten zentral und komfortabel verwalten zu können, wurde im Auftrag der Rath AG die „Vacation Request App“ entwickelt.

Mit der App wird der Prozess der Beantragung von Urlaub einfacher und schneller. Hier zeigen wir Ihnen kurz, wie der Ablauf des Urlaubsantrags durch die App aussieht:

• Der User navigiert zu der Registerkarte “Urlaubsantrag” und wählt den gewünschten Zeitraum für den Urlaub aus und sendet diesen ab.
• Die App löst automatisch einen Workflow aus, der den Urlaubsantrag an den Vorgesetzten zur Genehmigung weiterleitet.
• Der Verantwortliche erhält dabei eine Benachrichtigung über den neuen Urlaubsantrag und kann diesen direkt in der App genehmigen oder ablehnen.
• Wenn der Urlaubsantrag genehmigt wird, erhält der Mitarbeiter umgehend eine Benachrichtigung in der App. Bei einer Ablehnung wird ebenso eine Verständigung inkl. Begründung der Absage versandt.

Insgesamt hat sich die „Vacation Request App“ als Best Practice für Urlaubsanträge und ebenso die Organisation von Home-Office erwiesen, da sie eine zentrale und einfache Verwaltung der Abwesenheitszeiten ermöglicht. Sie wurde von den Mitarbeitern schnell akzeptiert und erleichterte die Zusammenarbeit zwischen ihnen und dem Unternehmen.

Eigener Absatz statt nur Hinweis im Text: Wie wir einen Freigabeprozess für den Urlaubsantrag im Auftrag der Rath AG mit Power Automate umgesetzt haben, lesen Sie in unserer Success Story.

6 unschlagbare Vorteile von Power Automate

Die einfache Umsetzung von Freigabeprozessen ist nur eines der vielseitigen Potenziale, die Power Automate als Teil der Power Platform bietet. Damit hat Microsoft ein mächtiges Tool-Kit für die einfache Workflow Automatisierung und App-Entwicklung geschaffen, um unternehmensrelevante Prozesse nachhaltig zu optimieren:

1. Kostenfreier Einstieg: Die Power Platform  – und damit auch Power Automate – ist als Basisversion in den M365 Lizenzplänen bereits enthalten, für die Nutzung von Premium-Konnektoren ist eine kostenpflichtige Lizenz erforderlich. Dadurch können Unternehmen die Software problemlos ausprobieren und eigene Workflow Automatisierungen testen.

2. Überwachung von Prozessen: Die Plattform verfügt über eine integrierte Monitoring-Lösung, mit der bestehende Prozesse lückenlos überwacht werden können. Kommt es zu Fehlern, können die Verantwortlichen zeitnah reagieren und das Problem beheben.

3. Anbindung an Drittsysteme: Eine diverse Systemlandschaft ist für die Nutzung von Power Automate kein Hindernis, denn über Konnektoren lässt sich das Tool mit Drittsystemen verbinden: von Projektmanagement-Lösungen über Kommunikationsprogramme bis zu ERP-Systemen.

4. Intuitive Oberfläche: Die Benutzeroberfläche vom Nachfolger des SharePoint Workflow Designers orientiert sich an existierenden Microsoft-Produkten, sodass Microsoft-Nutzer sich schneller zurechtfinden und einfache, konkrete Prozessoptimierungen sogar selbst vornehmen können.

5. Reduktion von Workload und Fehlerpotenzial: Durch die Digitalisierung wiederkehrender Standardaufgaben können Unternehmen die Arbeitsbelastung für Mitarbeiter reduzieren und gleichzeitig menschliche Fehler aus dem Prozess eliminieren – eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.

6. Startpunkt für die digitale Transformation: Power Automate bildet eine verbindliche, umfassende und anwenderfreundliche Basis, mit der verschiedene Digitalisierungsthemen niedrigschwellig erkundet werden können. In Verbindung mit Power BI, Power Apps, SharePoint und anderen Microsoft Lösungen handelt es sich um ein mächtiges Werkzeug, um komplexere Anforderungen und intelligente Prozessautomatisierungen umzusetzen.

Fazit: Freigabeprozesse einfach und effizient digitalisieren mit Power Automate

Digitalisierte und automatisierte Freigabeprozesse sparen allen Beteiligten im Unternehmen Zeit und Nerven, während das Fehlerrisiko sinkt. Power Automate ermöglicht einen niederschwelligen Einstieg, um Workflows zu optimieren, und verspricht zugleich eine steile Lernkurve.  Noch stimmt das Versprechen des Herstellers, dass die Power Platform auch ohne Programmierkenntnisse einfach zu bedienen sei, nicht ganz mit der Realität überein. Aber intuitive Benutzeroberflächen, viele vorgefertigte Module und zahlreiche Weiterentwicklungen der mächtigen Plattform sind bereits richtungsweisend.  Für mich ist Power Automate bereits heute ein idealer Ausgangspunkt für weitere Schritte in Richtung einer digitalen, automatisierten und einfachen Prozesslandschaft.

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