Zeiterfassung 4.0 dank individueller Softwareentwicklung bei BGO Montagen GmbH

Projekt-Ausschreibung als Chance zur Vertiefung der Partnerschaft

Ein besonderes Problem stellen bei BGO Grenzübertritte der Mitarbeiter dar. Dabei muss insbesondere auf unterschiedliche Betriebsvereinbarungen für Fahrer und nichtfahrendes Personal geachtet werden. Dass eine solche Softwarelösung am Markt nicht als Standardprodukt verfügbar ist, war schnell klar. Stattdessen wollte der Montage- und Logistikexperte eine individuelle Softwarelösung entwickeln lassen, die genau zu seinen Anforderungen passt. Da BGO bereits bei anderen Projekten – etwa im SharePoint-Consulting oder digitalen Archiv-Lösungen bei BGO – positive Erfahrungen mit corner4 gemacht hatte, wurden wir ebenfalls zum Anbieterverfahren eingeladen – und machten schließlich das Rennen.

Individuelle Softwareentwicklung für individuelle Anforderungen

Aufgrund der langjährigen Erfahrung war dem europaweit tätigen Montage- und Logistikunternehmen durchaus bewusst, was die neue Lösung alles leisten sollte. Die Experten bei corner4 verstanden die Anforderungen von Anfang an, sodass in mehreren Workshops eine ganze Liste an gewünschten Features entwickelt werden konnten:

• Erfassung der Montagezeiten sollte direkt in die Lohnverrechnung einfließen
• Mobile Erfassung der Zeiten und Lieferscheine durch die Monteure direkt vor Ort auf der Baustelle
• Bereitstellung der Lösung für externe Montagepartner
• Übertragung der Informationen in eine zentrale Verwaltung zur Freigabe durch BGO bzw. den jeweiligen Montagepartner
• Weitergabe der Buchungsinformationen an die lokale Zeiterfassung bei BGO
• Abbildung von Reisezeiten, Fahrer-Zuschlägen und Regie-Aufwänden
• Abbildung eines einfachen Reklamationsablaufs, etwa bei Materialdefekten oder Montagefehlern
• Umfrage-Funktion zur Abbildung von Qualitäts-Checklisten

Der Wunsch seitens BGO: Die Umsetzung der neuen Lösung sollte plattformunabhängig und geräteübergreifend (iPhone, Android) auf allen Standard-Smartphones lauffähig sein. Dank der vertrauensvollen und konstruktiven Zusammenarbeit konnten wir diese Wünsche und Funktionen gemeinsam verwirklichen.

Modern Workplace im Montagebetrieb?

Modern Workplace, wie es gerne im Alltagsgebrauch von Büroangestellten mit Homeoffice, Shared Offices oder Think Tanks assoziiert wird, hat natürlich wenig mit dem Berufsalltag der Monteure und Logistiker bei BGO zu tun. Doch je nach Unternehmensbereich stellen sich auch hier unterschiedliche Anforderungen an flexible Arbeitsmodelle und ortsunabhängige Lösungen:

• Logistik und Disposition:
  In diesem Bereich ist gerade vieles im Umbruch: Die Disponenten sollen durch ein neues Tool, das über die elektronische Tourenplanung den gesamten Planungsablauf erleichtern wird, entlastet werden. Im administrativen Bereich arbeiten die Disponenten zumeist inhouse. Hier kann etwa im Bereich der Auftragsverwaltung zu einem guten Teil auf Standardsoftware zurückgegriffen werden. Die Konzernstruktur bei BGO mit mehreren Produktionsstandorten, Niederlassungen und Schauräumen bringt es allerdings mit sich, dass Führungskräfte häufig in ganz Österreich unterwegs sind. An den einzelnen Standorten können bei Bedarf jeweils Arbeitsplätze genutzt bzw. zur Verfügung gestellt werden.

• Fuhrpark:
  Im Einsatz sind rund 50 Liefer- und Montagebusse, dazu kommen noch rund 20 Container-LKW. „Wir sind keine Spedition!“ betont Geschäftsführer DI Peter Morawetz, entsprechend genügt für das Fuhrpark-Management eine Software-Standardlösung, schließlich müssen keine permanent verfügbaren Standortdaten generiert werden. Im Mittelpunkt steht vielmehr der digitale Tachograph zur rechtlichen Absicherung der Fahrtaufzeichnungen.
• Montage:
  Im Gegensatz dazu präsentiert sich der Montagebereich eher „Old School“: Da gibt es Werkzeuge und Handwerker, die Büromöbel zusammenbauen. Home Office ist kein Thema, dezentrales Arbeiten an diversen großen Montageaufträgen allerdings schon. Das Problem dabei: die Zeiterfassung und die exakte Zuordnung der Montagezeiten zu den einzelnen Aufträgen.

Gerade die rasante Entwicklung der digitalen Transformation sorgt bei BGO für eine Dynamik, die beinahe im Monatstakt neue Themen aufwirft. Von den Mitarbeitern werden dabei immer mehr administrative Aufgaben verlangt, die nicht in deren Kernkompetenz fallen. Die weiterentwickelte Lösung zur Zeiterfassung mit Handy und App hat sich bewährt, da sie die nötige Flexibilität aufweist, um den Aufwand für administrative Tätigkeiten parallel zur Montagearbeit gering zu halten. Sie bietet niederschwelligen Zugang zu diesen Tools und entlastet damit die Mitarbeiter.

Einbeziehung der Mitarbeiter bringt Impulse und schafft Akzeptanz

Für viele Beschäftigte stellte das System anfangs völliges Neuland dar, denn nicht jeder geschickte Monteur ist im Umgang mit digitalen Werkzeugen automatisch ein Profi. Bei BGO bezog man die Anwender aber von Anfang an konsequent mit ein und wurde mit hoher Akzeptanz der Mitarbeiter für die neue Lösung belohnt. Das hat zwar einen gewissen Mehraufwand bedeutet, unter dem Strich überwiegen aber die Vorteile.

Auch die Montagepartner sind mit an Bord

Mittlerweile ist das System nahtlos in den Arbeitsalltag integriert und die Anwendung völlig selbstverständlich geworden. Schulungsmaßnahmen erhöhten die Akzeptanz zusätzlich, Widerstände oder gar Ablehnung waren daher kein großes Thema. Denn, ob die Abrechnung nun auf Papier oder am Mobiltelefon passiert, macht für den einzelnen Monteur per se keinen großen Unterschied – insgesamt spart die individuelle Softwarelösung aber Zeit und macht Spaß, was gleichzeitig die Effizienz im Arbeitsalltag bei BGO steigert.

Mittlerweile erfassen sogar die Montagepartner die Zeiten über dieses System, weil es auch für sie Vorteile bringt: Kontrolle und Abrechnung werden beschleunigt und vereinfacht – mit ein Grund, das System in diese Richtung weiterzuentwickeln.

Partnerschaftliche Umstellung ohne Ausfallzeiten

Der gesamte Prozess der Umstellung – alleine 130 Tage Implementierungsaufwand – musste zusätzlich zum Tagesgeschäft untergebracht werden, ohne den Arbeitsablauf gravierend zu beeinträchtigen. Umsetzen konnten wir das durch ein agiles Tranformationsmodell mit regelmäßigen Abstimmungs-Calls.

Dazwischen wurden immer wieder Testphasen geschaltet und zu guter Letzt achtete BGO besonders darauf, die Mitarbeiter mit dem System nicht zu überlasten. Denn der administrative und technische Aufwand wird auch für die Monteure im handwerklich dominierten Montagebereich immer höher.

Fazit: Effizienzsteigerung und Entlastung der Mitarbeiter durch elektronische Zeiterfassung

Der größte und sichtbarste Mehrwert der individuellen Softwarelösung bei BGO liegt in der Effizienzsteigerung bei der Abrechnung der Mitarbeiter, deren Aufwand sich drastisch reduziert hat. Zusätzlich verfügt man nunmehr – neben verbesserter Betriebsdatenerfassung – über eine Plattform, die ständig weiterentwickelt werden kann und damit zukunftsfit ist.

Das System hat sich so gut bewährt, dass bereits die nächsten Projekte in Angriff genommen wurden. Die Plattform wird in Richtung Container-Management und Qualitäts-Checklisten erweitert. Der Charme der Eigenentwicklung liegt in der Offenheit für mögliche Entwicklungen und Erweiterungen – ein Luxus, der bei Standardsoftware nicht gegeben ist.