Teams als Entwicklungsplattform für Portale im Unternehmen
Spätestens seit Beginn der Corona Pandemie gehören virtuelle Meetings in vielen Unternehmen zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags. Microsoft Teams ist heute mit mehr als 270 Millionen Nutzern die mit Abstand beliebteste Plattform für die betriebliche Kommunikation. Einer Studie von Swoop Analytics zufolge schöpfen bisher aber nur knapp drei Prozent der Unternehmen die umfassenden Möglichkeiten der Software vollständig aus.
Was viele nicht wissen: Microsoft 365 und Teams können viel mehr als nur Video Calls! Portale ermöglichen eine flexible Kommunikationsstruktur, die nahtlos in die Geschäftssysteme integriert ist. Lernen Sie in diesem Artikel alle Vorteile von Portalen für die Teamarbeit kennen und profitieren Sie von wertvollen Tipps für deren gelungene Einführung.
Was sind Portale in MS Teams?
Die Kommunikation von Mitarbeitern mit externen Stakeholdern ist entscheidend für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts. In den seltensten Fällen besitzen aber alle Beteiligten dieselbe technische Infrastruktur. Deshalb findet die Kommunikation häufig via E-Mail statt, inklusive aller damit verbundenen Probleme hinsichtlich Struktur, Effizienz, Sicherheit und Compliance. Mit Portalen auf Basis von MS Teams werden demgegenüber alle Stakeholder völlig unabhängig von der genutzten Software in einem gemeinsamen Datenpool vereint.
10 wesentliche Vorteile von Portalen in Teams
Mit Microsoft Teams ist der Aufbau leistungsfähiger Portale für die effiziente Kommunikation in der Zusammenarbeit so einfach wie nie. Denn Mitarbeiter kennen bereits die Software und diese ist wiederum in das riesige Microsoft-Ökosystem eingebettet. Außerdem profitieren Unternehmen von den hohen Security-Standards, während der Entwicklungsaufwand überschaubar bleibt und weitgehend vergleichbar ist mit Ergänzungslösungen für Standardsoftware – allerdings bei besserer Integration und Einbindung aller Nutzer. Aus dieser Konstellation ergeben sich für Unternehmen folgende 10 Vorteile:
1. Direkter Zugriff auf Daten: Alle Stakeholder eines Projekts haben über ein Portal sofort Zugriff auf die für sie relevanten Daten und werden mittels Benachrichtigungen über Änderungen informiert.
2. Optimierte Informationsflüsse: Interne und externe Stakeholder erhalten via Portal Zugriff auf alle Projektdaten, ohne dass sie selbst über eine MS Teams Installation verfügen müssen.
3. Fortschrittliches Berechtigungsmanagement: Individuell konfigurierbare Nutzerberechtigungen stellen sicher, dass jeder Stakeholder stets auf die für ihn wichtigen Funktionen zugreifen kann.
4. Workflows & Automatisierungen: Durch die Strukturierung der Informationen über das Portal werden Workflows und Automatismen direkt aus dem Microsoft-System heraus umgesetzt.
5. Nahtlose Integration: Für die Nutzer im Unternehmen ist aufgrund einer nahtlosen Integration der Kommunikation in MS Teams und Portal kein Systemwechsel erforderlich.
6. Single-Sign-On für Mitarbeiter: Für die Arbeit in allen relevanten Systemen benötigen Mitarbeiter dank Single-Sign-On-Verfahren lediglich einen einzigen Login. Externe Projektbeteiligte wiederum werden ganz einfach via E-Mail-Adresse eingeladen.
7. Zugriff unabhängig vom Endgerät: Dank Cloud Architektur und responsive Design bieten Portale in Teams auf Smartphones, Laptops, Tablets und PCs dieselbe Benutzererfahrung.
8. Verfügbarkeit via App: Portale lassen sich für die meisten Anwendungsfälle auch als App umsetzen und Chipkarten-Leser oder QR-Codes damit problemlos einbinden.
9. Gestaltung CI-konformer Oberfläche: Anders als die MS Teams Standardinstallation kann ein Portal an die jeweilige Corporate Identity des Unternehmens angepasst und damit ein konsistenter Außenauftritt gewährleistet werden.
10. UX einfach anpassen & optimieren: Die Anpassbarkeit der Bedienelemente an Nutzerbedürfnisse und Workflows sorgt für eine hohe Usability des Portals.
Portale im Einsatz – wie corner4 Lösungen im Arbeitsalltag überzeugen
corner4 Entwicklungen wie c4.TeamsPortal oder Build365 veranschaulichen beispielhaft, wie Unternehmen im Arbeitsalltag von Portalen profitieren und auch spezifische Branchenanforderungen passgenau adressieren. Erstere Lösung ermöglicht die einfache und effiziente Integration von Stakeholdern in Microsoft Teams Strukturen und bildet so die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Kunden, Partner und Lieferanten erhalten dabei über ein benutzerdefiniertes Dashboard kontrollierten Zugang zu allen für sie relevanten Informationen und bleiben dank verschiedener Benachrichtigungsfunktionen immer auf dem Laufenden.
Die Branchenlösung Build365 wiederum wurde explizit als Datendrehscheibe für die Abwicklung von Bauprojekten konzipiert und integriert sämtliche Aspekte der Bauplanung in einem System. Eine effiziente Ablage in der Cloud erlaubt dabei den ganzheitlichen Blick auf notwendige Projektinformationen. Dank der nahtlosen Integration in Microsoft Teams sowie Microsoft365 werden Dokumente und Pläne hier ganz einfach in Echtzeit und datenschutzkonform mit einer Vielzahl anderer Projektbeteiligter geteilt. Über die automatische Versionsverwaltung bleiben sämtliche Änderungsschritte jederzeit rechtssicher dokumentiert.
So gelingt die Einführung von Portalen in MS Teams
Portale bedeuten einen tiefen Eingriff in gewohnte Arbeitsabläufe und damit eine große Umstellung für alle beteiligten Mitarbeiter. Zur Minimierung von Reibungspunkten müssen Unternehmen daher bereits bei der Planung ein ganzheitliches Change Management integrieren und die Vorteile für das gesamte Team verständlich vermitteln. Eine transparente Kommunikation und ausreichende Einarbeitungszeit verringern mögliche Berührungsängste und erhöhen die Akzeptanz für die neue Technologie in der Belegschaft.
Zur erfolgreichen Einführung eines Portals mit MS Teams gehört auch die Formulierung eindeutiger Projektziele, wie zum Beispiel:
- Abwicklung der gesamten Projektkommunikation über einen zentralen Kanal anstatt über E-Mails.
- 80 Prozent der Aufgaben sind direkt auf der Plattform lösbar.
- Vorgesetzte geben innerhalb von X Tagen über die Kommentarfunktion von MS Teams ihr Feedback zu Konzepten, Präsentationen und Plänen.
Mit messbaren Zielen und einem gelebten Change Management steht Ihrem Portal nichts mehr im Wege!
Fazit: Portale ermöglichen eine effiziente Projektkommunikation
Microsoft 365 und Teams sind längst in den Strukturen unzähliger Unternehmen verankert. Das in dieser Software schlummernde Potenzial wird jedoch nur selten vollständig ausgeschöpft. Portale in Teams strukturieren die Kommunikation mit externen Stakeholdern unabhängig von deren Software Ausstattung. Auf diese Weise sorgen Sie für die effizientere Abwicklung von Projekten und bilden die Basis für eine Automatisierung zeitaufwändiger Arbeitsabläufe.
