Maßgeschneidertes Kundenportal für die Steuerberatungskanzlei Sadleder

Die Qual der Lösungswahl

Ein wichtiger Schritt für die erfolgreiche Realisierung eines Projekts ist stets die Wahl des optimalen Lösungsweges. Der erste zu prüfende Ansatz ist dabei immer der Einsatz einer Standardlösung. Deren Vorteile liegen auf der Hand, denn standardisierte Austauschplattformen wie etwa Microsoft OneDrive versprechen ein rasches Erreichen des Projektziels sowie eine kostengünstige Umsetzung. Aufgrund der weiten Verbreitung von Standardprodukten können sich Projektverantwortliche außerdem an bewährten Best Practices orientieren.

Eine Individualentwicklung für das Kundenportal nach Maß

Bei diesem Projekt war allerdings rasch klar, dass mit einer für möglichst viele Nutzer entwickelten Lösung keine optimalen Ergebnisse erzielt würde. Denn OneDrive hätte ein auf zwei Plattformen basierendes Konzept erfordert und wäre mit umständlichem Hin- und Herwechseln zwischen diesen Plattformen verbunden gewesen. Letztendlich wäre also nur ein wenig anwenderfreundliches Tool ohne wirklichen Mehrwert entstanden.

Für den Aufbau des neuen Kundenportals war daher eine zentralisierte Lösung favorisiert, die MS Teams und den Empfang von Benachrichtigungen unterstützt sowie gleichermaßen ein einheitliches Corporate Design mit News, Kontaktmöglichkeiten und Verlinkungen zu relevanten Inhalten inkludiert. Eine Individualentwicklung war daher der beste Weg zur Erfüllung der spezifischen Anforderungen.

Key Facts und Top Features des Kundenportals

Nach einer gemeinsam Planungsphase wurde das Portal in weiterer Folge von den Experten von corner4 umgesetzt. Seit 2019 begleitet die neue Lösung nun täglich die Arbeitsprozesse von Mitarbeitern und Kunden und erfüllt folgende fünf Grundvoraussetzungen:

• Konzipiert als Webportal: Anwender benötigen für den Zugriff lediglich eine funktionierende Internetanbindung und können so von überall aus effizient arbeiten.
• Unterstützung von mobilen Devices: Das Portal ist für Mobilgeräte optimiert und ermöglicht einen dementsprechend reibungslosen Zugriff auch mittels Smartphone oder Tablet.
• Sichere Anbindung: Der Zugriff auf das Portal ist entsprechend moderner Security Standards mit einem sicheren 2-Phasen-System geschützt.
• Intuitives Design: Neue Anwender finden sich auch ohne Anleitung rasch selbst zurecht und können nach Erhalt eines Onboarding Mails sofort einsteigen und loslegen.
• Zentraler Login: Ist ein Sachbearbeiter beispielsweise für mehrere Tochtergesellschaften eines Unternehmens zuständig, benötigt er dennoch nur einen Login und kann darüber bequem zwischen verschiedenen Mandanten wechseln.

Mehr Datensicherheit und Servicequalität für Kunden

Die Webplattform erleichtert außerdem den rechtskonformen Transfer von Unterlagen und Belegen. Denn während eine Übermittlung via E-Mail im Hinblick auf geltende Vorschriften oft problematisch ist, können Dokumente jetzt sicher und im Einklang mit der DSGVO im Portal hochgeladen werden. Umfassende Self Service Möglichkeiten erlauben zudem beschleunigte Prozesse und sorgen für maximale Flexibilität. Klienten können nun sieben Tage die Woche rund um die Uhr auf Dokumente zugreifen und auch selbst diverse Unterlagen bereitstellen, die sie beispielsweise für die Lohnverrechnung benötigen.

Effizientere Prozesse und entlastete Mitarbeiter dank Kundenportal

Die Kanzlei Sadleder profitiert wiederum von einem zentralen und übersichtlichen Ablagesystem für alle eingelangten Informationen. Ist ein Mitarbeiter mal auf Urlaub oder krank, benötigt dessen Vertretung nicht länger Zugriff auf sein E-Mail-Postfach. Stattdessen kann direkt im Portal auf alle notwendigen Unterlagen zugegriffen werden. So bleibt eine lückenlose und rasche Betreuung aller Kunden jederzeit gewährleistet.

Die nächsten Schritte: Gemeinsame Weiterentwicklung der Systeme

Progression ist der Schlüssel zum Erfolg. Dieser Leitsatz ist für die professionelle Steuerberatung ebenso relevant wie in der IT. Besteht hier die Notwendigkeit zur laufenden Auseinandersetzung mit neuen Gesetzen und Gerichtsentscheiden, müssen dort regelmäßig neue Technologien und Bedrohungsszenarien bedacht werden.

In diesem Sinne ist auch die Zusammenarbeit der Kanzlei Sadleder mit corner4 ein anhaltender Prozess und größere Entwicklungsprojekte sind jederzeit möglich. Nach der erfolgreichen Realisierung des digitalen Kundenportals geht es nun aber erst einmal mit der laufenden Betreuung sowie dem sukzessiven Ausbau der Systeme weiter.

Fazit: Höhere Prozessqualität und Kundenzufriedenheit durch modernes Kundenportal

Das Webportal der Steuerkanzlei Sadleder zeigt deutlich, welchen enormen Gewinn an Qualität und Effizienz moderne IT-Systeme für betriebliche Prozesse bedeuten. Durch den Einsatz der richtigen Lösung können sich Mitarbeiter gezielt auf die wichtigen Kernbereiche ihrer Arbeit konzentrieren und werden nicht länger durch eine umständliche Standardkommunikation abgelenkt.

Egal ob größerer oder kleinerer Betrieb – wagen Sie auch den Schritt in die moderne Technik und profitieren Sie von der Digitalisierung. Die Experten von corner4 stehen Ihnen hierfür jederzeit gerne zur Seite.