Microsoft Power Platform: was Unternehmen 2023 über die Low-Code-Revolution wissen wollen

Einstieg in die Power Platform

Ein erfolgreiches erstes Pilotprojekt ist häufig die Initialzündung für eine ganze Reihe von Folgeprojekten, wenn die Mitarbeiter erkennen, dass sie nun über ein Werkzeug zur Beseitigung zahlreicher kleiner Probleme im Büroalltag verfügen. Allerdings stößt man auch mit der Power Platform früher oder später an Grenzen. Ein erfahrener Partner hilft beim Setzen der ersten Schritte sowie einer Optimierung der Lernkurve für Folgeprojekte.

Diese 5 Praxistipps erleichtern einen erfolgreichen Start in das mächtige Toolkit:

1. Anforderungen definieren: Für das erste Projekt eignet sich ein lästiger Prozess, der klar abgrenzbar ist und meistens nach denselben Parametern abläuft. Je genauer die Anforderung definiert ist, umso besser.

2. Prototyp erstellen: Mit dem Designer für Canvas Apps lässt sich per Drag and Drop ein erstes Mockup generieren. Der Prototyp muss nicht funktionsfähig sein, aber Anwendung, Benutzeroberfläche und Funktionen veranschaulichen. Die Daten dafür könnten etwa in SharePoint gespeichert werden.

3. Prototyp testen: Key-User geben wertvolles Feedback, ob das Konzept in der Praxis tatsächlich wie geplant funktioniert.

4. Feedbackschleifen nutzen: Kontinuierliches Feedback der Key-User verbessert schrittweise die App, bis sie den in Schritt 1 definierten Anforderungen entspricht.

5. Release sorgfältig planen: Kündigen Sie das Go Live rechtzeitig an und integrieren Sie die neue Anwendung in die jeweilige Benutzeroberfläche. Auf diese Weise ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern einen möglichst ungehinderten Zugang.

Chancen und Grenzen der Power Platform

Obwohl die Tools mit zahlreichen überzeugenden Vorteilen daherkommen, ist auch bei der Verwendung der Power Platform nicht alles eitel Wonne. Insbesondere bei komplexen Fragestellungen zur Integration unterschiedlicher Drittanbieter Plattformen stößt die Power Platform auch schon mal an ihre Grenzen.

Daher ist es wichtig zu betonen: Sie ist nicht die Antwort auf jedes Problem, sondern bietet den größten Nutzen dort, wo es um die Optimierung und Automatisierung von Prozessen geht. Die wichtigsten Argumente für die Nutzung haben wir für Sie zusammengestellt:

• Unternehmerische Produktivität steigern
  Die Tools der Power Platform haben das Zeug, Prozesse im Unternehmen signifikant zu beschleunigen. Durch Automatisierungen lassen sich Workflows sowie redundante Aufgaben optimieren und im besten Fall sogar eliminieren. Außerdem können plattform- und endgeräteunabhängige Apps auf einfache Weise entwickelt werden.
• Verantwortlichkeiten klar verteilen
  Das Projekt sollte von Anfang an einem klar strukturierten Ablauf folgen. Für die Vermeidung etwaiger Doppelgleisigkeiten spielt daher die eindeutige Definition von Zuständigkeiten eine entscheidende Rolle.
• Ortsunabhängiges Arbeiten durch Cloud ermöglichen
  Die cloudbasierte Bereitstellung macht den kostspieligen Aufbau einer eigenen Infrastruktur obsolet und zugleich ortsunabhängiges Arbeiten möglich.
• IT-Sicherheit erhöhen
  Im Vergleich zu On-Premises Lösungen verbessert die Nutzung der Microsoft Cloud Infrastruktur dank höchster Security Standards des Herstellers erheblich die IT-Sicherheit.
• Schatten-IT vermeiden
  Durch vielseitige Use Cases und den vereinfachten Zugang läuft die Nutzung der Power Platform leicht aus dem Ruder. Insbesondere dann, wenn im Unternehmen keine klaren Nutzungsregeln definiert sind. Es lohnt sich also das Thema Schatten-IT von Anfang an mitzubedenken und Gegenmaßnahmen zu setzen.
• Hoher Kosten-Nutzen-Faktor, aber Lizenzen im Auge behalten
  Die Kosten-Nutzen-Relation ist im Vergleich zu anderen Lösungen das große Plus der Microsoft Power Platform. Denn oft sind die erforderlichen Lizenzen bereits im Unternehmen vorhanden. Nur eine Sache gilt es zu beachten: gerade Konnektoren, die nicht in den Standardlizenzen enthalten sind, können die Kosten des Projekts drastisch erhöhen.

Typische Geschäftsprozesse für die Power Platform

Prozessoptimierung ist eine der großen Stärken der Power Platform, für die es mittlerweile auch schon eine ganze Reihe nützlicher Use Cases gibt. Diese bewährten Lösungen zu in fast jedem Unternehmen wiederkehrenden Problemen lassen sich praktisch ohne viel Aufwand umsetzen. Neulingen in der Welt der Power Platform dienen sie außerdem als hilfreicher Einstiegspunkt oder Ideenlieferant, um aufzuzeigen was möglich ist:

• Besucherregistrierung per Tablet
  Besucher oder Lieferanten können sich bei Terminen im Unternehmen selbst registrieren. Das spart insbesondere bei hoher Besucherfrequenz am Empfang viel Zeit und Ressourcen. Ebenfalls möglich: durch Einscannen der Visitenkarte des Besuchers laufen alle Schritte der Akkreditierung weitgehend automatisiert im Hintergrund ab und die jeweiligen Ansprechpartner werden automatisch informiert. Dies eignet sich auch zur Identifikation von wichtigen Kunden und VIPs am Messestand und damit zur Vermeidung peinlicher Wartezeiten oder Schrecksekunden.
• Beschaffungs- und Investmentanträge
  Die Power Platform ermöglicht eine zeit- und ortsunabhängige Organisation mehrstufiger Genehmigungsprozesse. Kenntnisnahme sowie Freigaben sind damit im Handumdrehen erledigt und Anträge laufen nicht mehr Gefahr, vergessen zu werden oder liegen zu bleiben.
• Urlaubsanträge & Reisekosten
  Durch die Einbindung mobiler Endgeräte sind Antrag und Genehmigung von Geschäftsreisen und Urlaubsplänen immer und überall möglich. Schneller sind zeitraubende Verwaltungstätigkeiten kaum zu erledigen.
• Baustellenkontrolle
  Daten, Termine, Pläne sowie Unterlagen werden zentral verwaltet und der Zugriff auf wichtige Dokumente ist auch von der Baustelle aus möglich. Das zeitaufwändige Suchen und Bereitstellen projektrelevanter Unterlagen gehört der Vergangenheit an.
• Fuhrparkmanagement
  Unabhängig von der Anzahl der Leihgeräte oder Dienstautos, führen schlecht geführte Aufzeichnungen zu Terminchaos und Problemen in der Buchhaltung. Die Power Platform ermöglicht professionelle Lösungen zur Administration von gemeinsam genutzten Anlagegütern und das auch in Bezug auf Kosten und Abschreibungs-Modalitäten.
• Essensplan & Bestellungen
  Die Power Platform vereinfacht auch das Leben in der Kantine wesentlich: von der Bestellung von Mahlzeiten und gleichzeitiger Verfügbarkeitsprüfung in Echtzeit, bis hin zu KI-unterstützten Prognosemodellen für den künftigen Bedarf in der Betriebsküche.

Vorteile der Power Platform für Unternehmen

Die Power Platform spielt ihre Stärken insbesondere bei wiederkehrenden und prozesslastigen Aufgaben aus. Das ist hilfreich, wenn Standardlösungen entweder nicht verfügbar sind oder zu teuer wären. Ein weiterer Vorteil der Power Platform ist, dass die entsprechenden Microsoft Lizenzen häufig schon im Unternehmen verfügbar sind und notwendiges Know-how einfach im Internet (Tutorials auf YouTube, Blogs, …) abgerufen werden kann.

• Flexible Lösungen für verschiedenste Anforderungen
  Die Power Platform ermöglicht die Gestaltung von Softwarelösungen, die sich an den konkreten Bedürfnissen im Unternehmen orientieren. Ob Prozesse optimieren oder Workflows automatisieren: die Flexibilität durch ein Set einander ergänzender Tools gewährleistet plattformunabhängige Lösungen für alle möglichen Endgeräte und Fabrikate.
• Nahtlose Integration in das Microsoft Ökosystem
  Kompatibilitätsprobleme werden mit Hilfe der Power Platform weitgehend vermieden, weil die Microsoft Infrastruktur in vielen Unternehmen bereits vorhanden ist. Auch die Lizenzen zur Nutzung der Power Platform sind in vielen Business Lizenz Modellen von Microsoft bereits inkludiert und ersparen damit kostspielige Zusatzaufwendungen.
• Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
  Die Power Platform bringt Firmen näher an den Kern der Digitalisierung. Konkrete Probleme werden direkt im eigenen Unternehmen gelöst, weil die Werkzeuge dafür zur Verfügung stehen. Auch wenn externe Hilfe bei Projekten oft wünschenswert oder notwendig ist, lassen sich interne Kompetenzen und Synergien exzellent nutzen.

Insbesondere Workflows, die aus zahlreichen iterativen Prozessen bestehen eignen sich für eine digitale Ablösung durch die Power Platform. Ein positiver Nebeneffekt ist hier zudem die Einsparung jeder Menge Papier.

• Begrenzte technische Herausforderung
  Für die Bedienung der Power Platform Tools sind keine elaborierten Programmier-Kenntnisse notwendig. Sie sind vielmehr weitgehend intuitiv bedienbar und der Start gelingt mit geringem Lernaufwand. Die grafische Benutzeroberfläche erleichtert drüber hinaus eine komfortable App-Entwicklung.

Geringerer Entwicklungsaufwand
Durch die hohe Benutzerfreundlichkeit bleibt auch der Aufwand für die Entwicklung von Business-Applikationen überschaubar und das Risiko von Fehlinvestitionen damit entsprechend gering.

Reduktion von Drittanbieter Apps
Die Power Platform ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen zu geringen Kosten. Es zahlt sich daher gleich doppelt aus, Drittanbieter Apps von der Stange durch passende Eigenentwicklungen zu ersetzen. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass die Daten bleiben, wo sie hingehören: im Unternehmen.

Tool Nr. #1: Power Apps

Power Apps ist ein zentraler Bestandteil der Microsoft Power Platform, mit dem sich über Konnektoren verschiedenste Datenquellen ansprechen und visualisieren lassen. Die so gewonnene Datenbasis kann auf vielfältige Weise bearbeitet werden und ermöglicht die strukturierte Entwicklung von Business-Lösungen, auch ohne vertiefte Programmierkenntnisse.

Top-Funktionen von Power Apps

Power Apps berücksichtigt die bereits im Unternehmen (etwa über SharePoint) vorhandenen Daten. Durch zahlreiche clevere Features lassen sich vielfältige Applikationen verwirklichen:

• Responsive Design
• Offline-Fähigkeit
• KI-Funktion über AI Builder on board
• Authentifizierung über Active Directory und Social Login
• Vereinfachte Gestaltung des Layouts mithilfe des Microsoft App Designers
• Einfache CI-Anpassungen
• Erleichtertes Datenmanagement im Microsoft Ökosystem

Power Apps im Einsatz bei Brückner Maschinenbau

Brückner Maschinenbau GmbH & Co KG, führender Anbieter für Produktionsanlagen zur Folienherstellung aus Siegsdorf in Bayern, erkannte schon früh das Potenzial von Power Apps und hat bereits folgende 3 Projekte auf Grundlage von M365 realisiert:

1. Kontaktmanager-App:
Eine in Microsoft Teams integrierte App, die schnellen Zugriff auf die globale Adressliste des Unternehmens erlaubt.

2. App für Geheimhaltungsvereinbarungen:
Eine App zur digitalen Verwaltung sämtlicher Geheimhaltungsvereinbarungen mit Kunden und Lieferanten und damit eine deutliche Reduktion des Verwaltungsaufwandes.

3. App für Genehmigungsprozesse:
Erleichterung für die Finanzbuchhalter und Projektbeteiligte dank automatisierter Genehmigungsprozesse.

Tool Nr. #2: Power BI

Power BI als integraler Bestandteil der Microsoft Power Platform ermöglicht die niederschwellige Erstellung von Berichten und Dashboards aus Unternehmensdaten. Professionelle Visualisierungen und aussagekräftige Analysen werden mit minimalem Aufwand aus den bestehenden Daten generiert. Diese unterstützen einerseits datenbasierte Entscheidungsprozesse und visualisieren andererseits die Unternehmensvergangenheit. Auch als Forecasting Tool ist Power BI hervorragend geeignet, um etwa automatisch saisonale Schwankungen in den Daten zu erkennen und entsprechend zu berücksichtigen.

Reporting mit Power BI bei der Forster Gruppe

Die Unternehmensgruppe Forster, die federführende Lösungen in Sachen Werbetechnik, industriellem Siebdruck und Lärmschutz produziert, setzt bereits auf die Vorteile von Power BI. Hier war der Kampf gegen die überbordende Papierflut der Anlass zum Vorantreiben der Digitalisierung. Insbesondere die jährliche Inventur bildete regelmäßig einen arbeitsintensiven Pain Point, der mithilfe der mächtigen Tools der Power Platform entschärft wurde.

Automatisierte Workflows ersetzen nun die bisherige Herangehensweise mit zahllosen Excel Sheets und nervtötender Zettelwirtschaft. Die Visualisierung aktueller Zahlen zu Lagerbeständen beispielsweise ermöglichen nun deutlich kürzere Inventurintervalle. Die permanente Verbesserung der Datenbasis hat zudem zu einer signifikanten Steigerung von Aussagekraft und Niveau beim Monitoring und Reporting geführt.

Aufgrund der positiven Erfahrungen wird Power BI bei Forster bereits in vielen Unternehmensbereichen eingesetzt. Unter anderem in der laufenden Produktion, wo nun mit Hilfe von Scannern Informationen zum Auftragsstatus in Echtzeit zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können Produktionsplanung und- steuerung optimiert und kurzfristig angepasst werden.

Tool Nr. #3: Power Automate

Die Automatisierung von Unternehmensprozessen ist der vielleicht wichtigste Eckpfeiler am Beginn jeder Digitalisierungsstrategie. Hier schlummern in allen Unternehmen Potenziale, die ohne großen Aufwand auch kurzfristig Erfolge versprechen. Da erfahrungsgemäß nur ein Bruchteil aller gesammelten Daten tatsächlich genutzt wird, birgt deren gezielte Auswertung enorme Möglichkeiten.

Voraussetzung dafür ist jedoch neben einer durchdachten Strategie auch das richtige Werkzeug. Mit der Möglichkeit zur einfachen digitalen Abbildung von Workflows erfüllt Microsofts Power Automate genau diese Anforderungen.

Vorteile von Power Automate für Workflows

• Usability:
  Die einfache Handhabung ist ein wesentliches Asset von Power Automate, dessen grafische Benutzeroberfläche das Hinzufügen und die Kombination von Anwendungen erlaubt. Das User Interface ist dabei (fast) beliebig konfigurierbar und die Einbindung von SharePoint mit wenigen Klicks möglich.
• Integrierbarkeit & Monitoring:
  Konnektoren erlauben die Anbindung an so gut wie alle relevanten Systeme von Drittanbietern, während integrierte Monitoring-Funktionen die Grundlage zur lückenlosen Überwachung aller Prozesse bilden. Durch die nahtlose Einbindung in die Microsoft Infrastruktur bewegen sich die User von Anfang an auf vertrautem Terrain. Module und Standardprozeduren machen die Integration erfrischend einfach und garantieren rasche Erfolge.

Effiziente Datenverarbeitung mit Dataverse

Dataverse ist jene Microsoft Datenplattform, die auf Basis eines ausgeklügelten Sicherheitssystems die Speicherung und Verwaltung von Daten für Business Anwendungen in der Cloud ermöglicht. Diese Daten können anschließend mit Hilfe anderer Tools der Power Platform weiterverwendet und bearbeitet werden. Auch Informationen aus Dynamics 365 Anwendungen werden in Dataverse gespeichert und etwa mit Power Apps einer weitergehenden Bearbeitung zugeführt.

Automatisierung von Freigabeprozessen bei der Rath AG

Die Rath AG ist ein führender Erzeuger von Feuerfestprodukten und nutzt das gemeinsam mit corner4 entwickelte Access Request Tool zur Automatisierung von Freigabeprozessen. Was bisher ein aufwändiges Verfahren und die Interaktion jeweils mehrerer Stellen für Anträge, E-Mail-Korrespondenz und Genehmigung erforderte, kann nun im Optimalfall binnen weniger Minuten erledigt werden. Der gesamte Ablauf ist nun durch eine Automatisierung und gleichzeitige Dokumentation effizient gestaltet.

Tool Nr #4: Power Virtual Agent

Sowohl Umsetzung als auch Wartung von Chatbots war bisher oft nur mit hohem Aufwand zu realisieren, wodurch viele Unternehmen von deren Verwendung abgeschreckt wurden. Das hat sich mittlerweile grundlegend geändert. Denn mit Power Virtual Agent können leistungsfähige Bots auch ohne Code erstellt werden, ganz ohne Programmierkenntnisse.

Interne Botabfragen

Während der Fokus bei Chatbots nach wie vor auf Seiten der externen Unternehmenskommunikation liegt, wächst mittlerweile auch der Zuspruch für unternehmensinterne Einsätze. Supportanfragen werden dabei ebenso mit entsprechenden automatisierten Routinen hinterlegt wie etwa Freigabeprozesse.
Interaktionen lassen sich einfach analysieren und Funktionen dadurch unkompliziert anpassen. Darüber hinaus können Power Virtual Agents mit KI lernfähig gestaltet und so entlang der Anforderungen entsprechend weiterentwickelt werden.

Fazit: Power Platform – gekommen, um zu bleiben

Eines ist klar: die Microsoft Power Platform ist keine Modeerscheinung, die in ein paar Jahren wieder sang- und klanglos von der Bildfläche verschwindet. Ganz im Gegenteil. Sie ist der Game Changer und Standard, an dem sich die Konkurrenz messen muss.
Denn die Power Platform ist ein mächtiges Tool mit enormem Potenzial. Auch wenn sich nicht alle Features für jedes Unternehmen eignen, bietet es dennoch nahezu unendliche Möglichkeiten zur gewinnbringenden Verbesserung von Prozessen.

Eng wird es auf jeden Fall für die Erzeuger von Drittanbieter Software, da mit der Power Platform eine Suite zur Verfügung steht, die ein breites Spektrum an Use-Cases abzudecken vermag. Der Vorteil liegt dabei ganz klar bei Microsoft, weil sich hier alles innerhalb der gewohnten Umgebung abspielt. Und auch der Zugang zu Unternehmensdaten ist nun so einfach und sicher wie nie zuvor. All das macht die Power Platform auch im Hinblick auf die Kosten-Nutzen-Rechnung zum unbestrittenen Testsieger.