Intranet als digitale Eingangstür ins Unternehmen: Anforderungen und Ziele im Überblick

In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt bietet ein modernes Intranet für Unternehmen eine zentrale Plattform für die strukturierte Kommunikation und den Austausch von Dokumenten innerhalb der Belegschaft und gleichzeitig die Möglichkeit zum Aufbau eines Modern Workplace durch die Integration interner Anwendungen und Systeme, der Anbindung externer Cloud Dienste oder auch durch die Einbindung von Social Media Plattformen.

Doch der Digital Office Index 2022 zeigt, dass fast ein Viertel der Unternehmen bei der Digitalisierung noch Nachholbedarf haben.

Wir erklären, wie Sie mit einem modernen Intranet auf Basis von SharePoint Online den Grundstein für ein konkurrenzfähiges digitales Büro legen!

Unterschied operatives & konsumierendes Intranet

Der Anbieter von Marktforschungsergebnissen und Analysen Gartner definiert das Intranet als ein internes Netzwerk, das wie das Internet funktioniert, aber nur den Mitarbeitern eines Unternehmens zur Verfügung steht. Dabei lässt sich zwischen den zwei folgenden Intranet Arten unterscheiden, die sich in der Praxis aber immer wieder überschneiden.

Definition operatives Intranet

Das operative Intranet unterstützt die Geschäftsprozesse und -aktivitäten und dient als Arbeitswerkzeug für die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter. Hierbei können Aufgaben und Projekte verwaltet, Informationen zwischen Teams ausgetauscht sowie Arbeitszeiten erfasst und Ressourcen verwaltet werden.

Definition konsumierendes Intranet

Das konsumierende Intranet dient als Informationsquelle und ermöglicht die Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten, die Bereitstellung von internen Schulungsmaterialien und die Verbreitung von organisatorischen Informationen wie Richtlinien, Anweisungen und Handbüchern. Es ist ein wichtiges Mittel zum Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern und Unternehmen.

Wenn es darum geht, ein modernes Intranet auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens zuzuschneiden, bietet sich SharePoint Online als Lösung an. Dank der meist vorhandenen Microsoft Lizenz kann die Einführung ohne zusätzliche Barrieren erfolgen und das Intranet genau den Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

5 Kernanforderungen an ein erfolgreiches Intranet

Unabhängig vom unternehmensspezifischen Schwerpunkt des Intranets, sollten Unternehmen bei der Planung des Intranets diese 5 Grundanforderungen erfüllen:

Zugänglichkeit: Wenn den Mitarbeitern die technischen Voraussetzungen fehlen, kann das Intranet von ihnen nicht während der Arbeit genutzt werden. Die meisten Büroangestellten verfügen natürlich über einen festen Bildschirmarbeitsplatz, aber die produzierende Belegschaft benötigt einen alternativen Zugang – zum Beispiel über Bildschirme in der Produktionshalle oder eine Mitarbeiter App für das private Handy.

Tägliche Nutzung durch Integration wichtiger Services: Damit das Intranet zum Zentrum des digitalen Arbeitsplatzes werden kann, muss es systematisch in den Arbeitsalltag integriert werden. Das Intranet sollte daher Services anbieten, die von den Mitarbeitern jeden Tag genutzt werden, wie z.B. ein Speiseplan oder Urlaubsanträge. Durch den Einsatz der Microsoft Power Platform lassen sich solche Angebote automatisieren und daher ressourceneffizient realisieren.

Intuitive Benutzeroberfläche: Laut des 2023 State of the Digital Workplace and Modern Intranet Report von Akumina wünschen sich 70 Prozent der befragten Intranet-Nutzer eine bessere Bedienbarkeit für eine gesteigerte Produktivität. Das Intranet sollte daher für Mitarbeiter einfach zu bedienen und für Redakteure pflegeleicht sein, um eine hohe Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.

Look & Feel: Die Gestaltung eines digitalen Angebots ist von großer Bedeutung, denn niemand möchte sich durch eine unübersichtliche Informationsflut wühlen. Mitarbeiter nutzen die verfügbaren Tools nur dann gerne und effektiv, wenn die Nutzung einfach und ansprechend gestaltet ist. Durch ein attraktives Design mit klaren, markenstärkenden Elementen wie Bilder und Videos können Sie das Potenzial digitaler Angebote voll ausschöpfen und den Einstieg für die Zielgruppe so attraktiv wie möglich gestalten.

Iterative Umsetzung: Die schrittweise Einführung des Intranets mit je 2–3 Wochen Planungs- und Testphase stellt sicher, dass neue Anwendungen wie Intranet oder Mitarbeiter App entlang der Nutzeranforderungen entwickelt werden und bei der Auslieferung reibungslos funktionieren. In der Planungsphase werden Anforderungen und Design festgelegt, während in der Testphase Prototypen an ausgewählte Key User ausgeliefert werden, um Feedback zu erhalten. Diese schrittweise Vorgehensweise ermöglicht die frühzeitige Einbindung von Key Usern  und die Anpassung des Intranets an ihre Bedürfnisse, was letztendlich zu einem erfolgreichen Rollout führt.

10 Ziele für Ihr Intranet

Während das Intranet ursprünglich vor allem als Dokumentenablage und rudimentäre Kommunikationslösung eingesetzt wurde, bieten moderne Lösungen wie SharePoint zahlreiche Möglichkeiten, um unter anderem diese 10 Ziele zu erreichen:

1. Verbesserung der Unternehmenskommunikation: Das Intranet bietet eine zentrale Plattform für eine effektivere und zielgerichtete Kommunikation mit Mitarbeitern, um Verständnis und Engagement zu fördern. Darüber hinaus trägt es auch zur Reduzierung der E-Mail-Flut bei, da viele interne Informationen und Updates direkt über das Intranet zugänglich gemacht werden können.

2. Informationstransparenz durch gezielte Top-Down-Kommunikation:  Die gezielte Kommunikation über den Newsbereich ermöglicht, dass wichtige Informationen von der Geschäftsführung zu den Mitarbeitern weitergegeben werden. Oftmals gehen diese Informationen in der üblichen Kommunikation unter, aber das Intranet bietet eine effektive Plattform, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über das Unternehmensgeschehen informiert sind und aktiv eingebunden werden. Dies fördert die Mitarbeiterbindung, stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen und verbessert die Employee Experience insgesamt. Die Mitarbeiter erhalten Einblicke in die Visionen, Ziele und Entscheidungen des Unternehmens, was ihnen dabei hilft, ihren Beitrag zum Erfolg des Unternehmens besser zu verstehen und ihre Arbeit darauf auszurichten.

3. Einbindung von Mitarbeitern: Schaffen Sie ein Social Intranet, in dem sich Mitarbeiter nach dem Vorbild der sozialen Netzwerke mithilfe von Kommentaren, Likes und Sharing-Funktion austauschen können, um das Zusammengehörigkeitsgefühl in der Belegschaft zu stärken.

4. Dezentrale Informationsverteilung an mehrere Standorte: Erstellen Sie verschiedene Gruppen, um mit allen Standorten oder Abteilungen differenziert zu kommunizieren und stets nur die relevanten Informationen bereitzustellen.

5. Modernisierung des Arbeitsplatzes: Schaffen Sie einen modernen digitalen Arbeitsplatz, mit dem Mitarbeiter effizienter und ortsunabhängig arbeiten können, um die Zufriedenheit in der Belegschaft zu steigern.

6. Digitalisierungschampion werden: Positionieren Sie sich als innovatives Unternehmen, das sich der Digitalisierung verschrieben hat, um Wettbewerbsvorteile zu erlangen und neue Talente anzuziehen.

7. Führungsinstrument für New Leader: Etablieren Sie Transparenz und Mitarbeiterorientierung als leitende Leadership-Prinzipien und schaffen Sie mit einem Intranet die technische Basis für eine offene Feedback- und Fehlerkultur.

8. Kommunikation zwischen Betriebsrat und Belegschaft: Stellen Sie dem Betriebsrat eine Plattform für den strukturierten Austausch mit der Belegschaft und einzelnen Mitarbeitern zur Verfügung, um eine offene Feedbackkultur zu fördern und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter langfristig zu verbessern.

9. Verbesserte Erreichbarkeit für Mitarbeiter: Durch eine zentrale Plattform können Mitarbeiter wichtige Informationen wie Unternehmensnachrichten, Ressourcen, Richtlinien und Prozesse schnell und einfach abrufen, um unabhängig vom Standort effektiv zu arbeiten.

10, Beschleunigung des Onboardings und Verbesserung der Employee Experience: Unterstützen Sie Ihre Onboarding-Prozesse durch eine digitale Wissensplattform, mit der neue Mitarbeiter sich selbstständig in Prozesse, Verfahren und Abläufe einlesen können.

Selbstverständlich lassen sich diese Ziele im Hinblick auf die spezifischen Herausforderungen und strategischen Ziele Ihres Unternehmens weiter konkretisieren und anpassen.

Fazit: Zukunftsweisende Lösung für Ihr Unternehmen

Ein zeitgemäßes Intranet stellt die digitale Eingangstür für Ihre Firma dar und kann im besten Fall nicht nur eine strukturierte Kommunikation innerhalb des Unternehmens ermöglichen, sondern auch als Treiber für eine offene und feedback-getriebene Unternehmenskultur dienen. Hierfür ist es erforderlich, dass Ihre Intranet-Lösung nicht nur über entsprechende Funktionen verfügt, sondern auch für alle Mitarbeiter zugänglich und benutzerfreundlich gestaltet ist.

Mit einer iterativen Einführung und der Einbindung Ihrer Key-User stellen Sie sicher, dass Ihr Intranet von Anfang an entlang der Nutzerbedürfnisse entwickelt wird und corner4 steht Ihnen gerne bei der Umsetzung eines modernen Intranets auf Basis SharePoint Online zur Seite.