Warum das Qualitätsmanagement für die Lebensmittelbranche besonders wichtig ist

In der Lebensmittelindustrie hat Qualitätsmanagement oberste Priorität. Unternehmen sind hier weit über die Herstellung hochwertiger Produkte hinaus gefordert. Sie müssen strenge Vorgaben und Sicherheitsstandards erfüllen, die sowohl auf EU-Ebene als auch in nationalen Gesetzen geregelt sind. Wer nicht sorgfältig arbeitet, riskiert nicht nur Rückrufe und hohe Strafen, sondern auch den Verlust von Vertrauen bei Kunden und Partnern.

Mit corner4 haben wir bereits zahlreiche Lebensmittelbetriebe bei der Umsetzung von Qualitätsmanagementsystemen unterstützt. Daher wissen wir ganz genau, worauf es in diesem sensiblen Bereich wirklich ankommt. Im folgenden Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, warum insbesondere die Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement eine wichtige Rolle spielt und damit auch digitale Lösungen immer mehr an Bedeutung gewinnen. Zunächst werfen wir aber noch einen Blick auf die wichtigsten Aufgaben des Qualitätsmanagements in der Lebensmittelbranche.

Warum das Qualitätsmanagement in der Lebensmittelindustrie besonders wichtig ist

Die Lebensmittelbranche sieht sich mit steigenden Anforderungen von Verbrauchern und Regulierungsbehörden konfrontiert. Richtlinien wie HACCP oder ISO 22000 verlangen von Unternehmen die Etablierung höchster Sicherheitsstandards sowie umfassender Dokumentations- und Rückverfolgbarkeitssysteme. Ein effektives QM-System ist der Schlüssel, um diese Vorgaben nicht nur zu erfüllen, sondern auch Risiken zu minimieren. Ohne ein solches System drohen schwerwiegende Konsequenzen wie Produktverunreinigungen, Rückrufaktionen oder gar Gesundheitsgefahren für Verbraucher.

Ein QM-System bietet zudem erhebliche Effizienzvorteile. Optimierte Prozesse und der gezielte Einsatz von Ressourcen helfen nicht nur, Kosten zu senken, sondern verschaffen Unternehmen auch einen wichtigen Wettbewerbsvorteil. Besonders in der Lebensmittelbranche, wo Hygiene und Sicherheit an erster Stelle stehen, ist eine lückenlose Dokumentation unerlässlich. Prüfprotokolle, Zertifizierungen und die kontinuierliche Aufzeichnung von Hygienemaßnahmen sichern die Qualität der Produkte und sorgen für Transparenz im Sinne der 7 Grundprinzipien für Lebensmittelsicherheit.

Dokumentenlenkung als zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements

In zahlreichen Kundenprojekten haben wir festgestellt, dass nahezu alle Unternehmen mit denselben Schwierigkeiten konfrontiert sind, wenn es um die Verwaltung von Dokumenten geht und das unabhängig von ihrer Größe und Branche. Gleichzeitig können wir aber auch bestätigen, dass die Vorteile eines guten Dokumentenlenkungssystems schon kurz nach dessen Implementierung sichtbar werden und Prozesse deutlich verbessern. 

Im Folgenden möchte ich Ihnen daher einen Überblick über die häufigsten Herausforderungen in der Dokumentenverwaltung geben und anschließend auf die Vorteile eines strukturierten Dokumentenlenkungssystems im Qualitätsmanagement eingehen. 

Herausforderungen in der Dokumentenverwaltung

• Komplexität durch Expansion: Die Erschließung neuer Märkte und unterschiedliche regulatorische Anforderungen erhöhen die Komplexität der Dokumentation. 
• Aktualität und Verfügbarkeit: Dokumente müssen stets aktuell, korrekt und für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sein, was kontinuierliche Pflege erfordert. 
• Nachverfolgung und Nachweisbarkeit: Für Audits ist eine lückenlose Dokumentation wichtig, aus der eindeutig hervorgeht, wann Dokumente gültig waren und wann sie gelesen wurden. 
• Fehlende zentrale Struktur: Oft fehlt eine einheitliche Struktur zur Dokumentenverwaltung, die durch effektive Dokumentenlenkung geschaffen werden sollte. 
• Sicherheitsanforderungen: Eine flexible Zugriffskontrolle ist notwendig, um sowohl aktuelle als auch zukünftige Anforderungen zu erfüllen und sensible Informationen zu schützen.

Vorteile eines strukturierten Dokumentenlenkungssystems im Qualitätsmanagement

• Effizienz und Fehlervermeidung: Zentrale Ablage und Nachverfolgbarkeit reduzieren Suchzeiten und minimieren Fehler. Automatisierte Freigaben und Benachrichtigungen halten zudem alle Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand. 
• Compliance und Sicherheit: Lückenlose Dokumentation gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verbessert die Audit-Sicherheit durch eine vollständige Änderungshistorie. 
• Stressfreie Audits: Ein transparentes System mit klarer Struktur erleichtert die Vorbereitung auf Audits und reduziert den damit verbundenen Stress. 
• Usability: Die einfache Zugänglichkeit von Dokumenten durch eine Integration in bestehende Systeme wie Microsoft 365 verbessert die Auffindbarkeit und vermeidet digitale Insellösungen. 
• Gezielte Zugriffskontrolle: Eine gezielte Steuerung der Dokumentenfreigabe nach Bereichen und Normen regelt effektiv den Zugang zu sensiblen Informationen.

Die Einführung eines strukturierten Dokumentenlenkungssystems ist für Unternehmen ohne Zweifel ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu mehr Qualität und Effizienz in ihrer Dokumentenverwaltung. Wie aber sieht es in der Lebensmittelbranche aus? Immerhin sind dort die Anforderungen noch strenger als in vielen anderen Industrien.

5 spezifische Anforderungen der Lebensmittelbranche an die Dokumentenlenkung

Die Lebensmittelbranche stellt besonders hohe Anforderungen an die Dokumentenlenkung, da sie besonders stark reguliert ist und ihre Prozesse auf Lebensmittelsicherheit, Qualität sowie Rückverfolgbarkeit abzielen. Das sind 5 spezifische Anforderungen der Lebensmittelbranche an die Dokumentenlenkung:

1. Einhaltung von Hygiene- und Sicherheitsstandards:
Alle Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Hygienestandards müssen dokumentiert und nachweisbar sein. Hierzu gehört beispielsweise die Dokumentation des HACCP-Konzepts ebenso wie die Hinterlegung von Reinigungsplänen und Wartungsunterlagen.

2. Mitgeltende Dokumente:
Mitgeltende Dokumente sind eine spezielle Kategorie von Dokumenten, die in einem bestimmten Zusammenhang mit dem Hauptdokument verwendet werden und diesem zuverlässig zuordenbar sein müssen. Dazu gehören z.B. Betriebsanweisungen, Hygienevorschriften, Prüfberichte oder Lieferantenzertifikate.

3. Vollständige Dokumentation der Lieferkette:
Alle Lebensmittel und deren Zutaten müssen lückenlos dokumentiert sein – von der Rohstoffquelle bis zum Endprodukt. Bei einem Rückruf muss jedes Erzeugnis über alle Produktions- und Distributionsschritte hinweg zurückverfolgt werden können.

4. Mehrsprachigkeit und Internationalität:
In globalen Branchen wie der Lebensmittelindustrie müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumentation über Sprach- und Ländergrenzen hinweg konsistent, verständlich und rechtskonform bleibt.

5. Benutzerfreundlichkeit und Schulungen:
Nicht alle Mitarbeiter in der Lebensmittelbranche verfügen über umfassende technische Kenntnisse. Es ist wichtig, dass die digitalen Dokumentenmanagementsysteme intuitiv und einfach zu bedienen sind, damit alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem technischen Hintergrund, problemlos darauf zugreifen und sie nutzen können.

Effiziente Dokumentenlenkung mit corner4

Kaum eine Branche kommt heute noch ohne digitales Qualitätsmanagement aus. Eine präzise und effiziente Dokumentenlenkung ist dafür der entscheidende Faktor, insbesondere in sensiblen Bereichen wie der Lebensmittelindustrie oder dem Gesundheitswesen. Sie ist unerlässlich, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und damit den Schutz der öffentlichen Gesundheit und das Vertrauen in die Produktqualität zu gewährleisten. Genau für diese hohen Ansprüche haben wir unsere Softwarelösungen für eine einfache, sichere und effiziente Dokumentenlenkung entwickelt.

• quality4 ist eine flexible Lösung, die den hohen Anforderungen der Lebensmittelbranche an eine Dokumentenlenkung gerecht wird. Die Software lässt sich individuell an die Anforderungen jedes Unternehmens anpassen und bildet benötigte Prozesse vollständig ab, darunter Prüfungen, Änderungen, Genehmigungen und Freigaben.
• c4.forms ist ein benutzerfreundliches Interface für die einfache und präzise Vergabe von Metadaten und Schlagworten, die jedem Dokument zugewiesen werden. Dies erleichtert die Kategorisierung und sorgt dafür, dass relevante Informationen schnell und strukturiert zugeordnet werden können.
• c4.data stellt Informationen ähnlich wie in SharePoint dar, aber in einer individuell konfigurierbaren Tabellenansicht. Das ermöglicht eine übersichtliche Präsentation aller Dokumente und in weiterer Folge eine optimierte Datenorganisation sowie eine wesentlich einfachere Auffindbarkeit von Unterlagen.

Darüber hinaus können wir die Effizienz der Dokumentenlenkung sogar noch weiter verbessern, wenn wir die Interoperabilität von Microsoft 365 voll ausnutzen und Nutrient (ehemals Muhimbi) in SharePoint integrieren. Denn dieses praktische Tool automatisiert die PDF-Konvertierung und das Management von Dokumenten-Workflows. Zusätzlich bietet es eine Funktion zum Anbringen von Wasserzeichen sowie die Möglichkeit, Zusatzinformationen wie Freigabedaten und Status direkt in der Fußzeile von Dokumenten anzubringen. So wird die Dokumentation um wichtige Freigabeinformationen ergänzt und bleibt übersichtlich gestaltet.

Fazit: Digitales Qualitätsmanagement optimiert Prozesse in der Lebensmittelbranche

Ein effektives Dokumentenlenkungssystem ist ein entscheidender Faktor in jedem professionellen Qualitätsmanagement und das umso mehr in besonders sensiblen Bereichen wie der Lebensmittelbranche. Denn hier gewährleistet die Dokumentenlenkung nicht nur eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgbarkeit von betrieblichen Unterlagen, sie trägt auch wesentlich zum Schutz der öffentlichen Gesundheit und zum Vertrauen der Verbraucher bei.

Durch digitale Lösungen im Qualitätsmanagement reagieren globale Unternehmen außerdem schneller und präziser auf spezifische Anforderungen. Mithilfe der neuen Technologien können sie ohne viel Aufwand ihre Dokumentation über Sprach- und Ländergrenzen hinweg konsistent, verständlich und rechtskonform gestalten und insbesondere auch in streng regulierten Märkten ihre Wettbewerbsfähigkeit enorm steigern. 

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