So steigern Sie die Akzeptanz für neue Technologien bei Mitarbeitern – 10 Tipps

Stefan ist Projektleiter in einem mittelgroßen deutschen Unternehmen und für sein strategisches Denken bekannt. Um die Zusammenarbeit in seinem Team zu steigern, plant er Microsoft 365 als zentrale Plattform einzuführen, damit Projekte noch effizienter abgewickelt werden. Der IT-Leiter ist neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen und unterstützt Stefan bei der Auswahl sowie Implementierung der zentralen Business Lösung. Wie ein Kind zu Weihnachten freut sich der Projektleiter auf den kommenden Montagmorgen, wo er seinem Team das neue Tool vorstellen wird.

Doch leider kommt alles ganz anders. Die begeisterte Rede von Stefan quittieren die Kollegen mit stummem Stirnrunzeln und distanzierter Zurückhaltung. Nach 6 Wochen ist kaum jemand auf die neue Software umgestiegen, auf Nachfrage reagieren die meisten ausweichend und nuscheln etwas von fehlender Zeit und super dringenden Aufgaben. Was ist da schief gelaufen?

Warum Mitarbeiter neue Technologien oft ablehnen

Der Grund, warum die Kollegen so abweisend auf das neue Tool reagiert haben, ist wahrscheinlich offensichtlich: obwohl Stefan gute Absichten hatte, hätte er das Team früher in den Prozess einbeziehen müssen, anstatt ihnen die Neuerung ohne Vorwarnung zur Verfügung zu stellen. Es gibt jedoch auch andere Gründe, warum Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, neue Technologien zu akzeptieren:

● Persönliche Unsicherheit
Die Angst vor der eigenen Inkompetenz oder vor dem Aufdecken schlecht funktionierender Prozesse hemmt viele davor, sich einer neuen Technologie im Unternehmen zu öffnen.

● Mangelnde Einschulung
Immer wieder passiert es, dass keine Schulungsangebote zur Verfügung stehen oder im hektischen Arbeitsalltag scheinbar keine Zeit dafür bleibt oder bereitgestellt wird.

● Eingefahrene Prozesse
In vielen Unternehmen führen eine etablierte Infrastruktur mit monolithischen Systemen, eine Belegschaft aus mehreren Generationen oder eine Überzeugung von „Never change a running system“ zu wenig Flexibilität in den Prozessen und einer geringen Bereitschaft, neue Technologien zu akzeptieren.

● Private Toolnutzung
Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse und Anliegen in Bezug auf IT-Lösungen und Arbeitsprozesse nicht gehört werden, neigen sie dazu, auf eigene Faust zu handeln. Sie greifen auf private Tools zurück, die sie aus ihrem persönlichen Umfeld kennen und mit denen sie sich wohl fühlen. In vielen Fällen sind diese Tools nicht offiziell genehmigt und können zu einer Schatten-IT im Unternehmen führen, die Sicherheitsrisiken und Kompatibilitätsprobleme mit sich bringen kann.

● Keine intuitive UX
Eine positive User Experience (UX) ist wichtig für die Akzeptanz neuer Technologien im Unternehmen. Wenn jedoch nur wenige Nutzergruppen von der UX profitieren, kann dies dazu führen, dass die restlichen Mitarbeiter die neue Software ablehnen. Deshalb ist es wichtig, die Bedürfnisse aller Beteiligten zu berücksichtigen und die UX kontinuierlich zu verbessern. Eine positive UX trägt nicht nur zur Akzeptanz neuer Technologien bei, sondern auch zur Arbeitszufriedenheit und letztendlich zum Erfolg des Unternehmens.

● Unzureichende Involvierung
Sind die Mitarbeiter oder gar ganze Fachabteilungen nicht an der Auswahl der Software beteiligt, gibt es keine Garantie, dass die Funktionen und Vorteile auch zu den Anforderungen und Arbeitsweisen der Anwender passen.

● Unklarer Nutzen
Kennen die Mitarbeiter den Nutzen einer neuen Technologie nicht, ist es verständlicherweise sehr viel schwerer, sie von deren Verwendung zu überzeugen.

10 Tipps, wie Sie die Akzeptanz für neue Technologien bei Mitarbeitern steigern

Um Schwierigkeiten bei der Einführung neuer Technologien zu vermeiden, gibt es bestimmte Strategien, die Unternehmen anwenden können, um die Akzeptanz bei Mitarbeitern zu erhöhen. Im Folgenden werden zehn praktische Tipps vorgestellt, die Sie als Projektleiter berücksichtigen sollten, um eine effektive Integration neuer Tools zu gewährleisten und die Mitarbeiter zu motivieren, diese zu nutzen.

1. Binden Sie Mitarbeiter frühzeitig ein
Es mag Gründe geben, die dagegen sprechen, z. B. zu viel Feedback verzögert die Integration der neuen Software. Aber wenn die Kollegen sich dem neuen Tool danach verweigern, bringt die anfänglich gewonnenen Zeit gar nichts mehr.

2. Führen Sie Umfragen durch
Organisieren Sie die Anfangsphase strategisch, z. B. durch anonymisierte Umfragen, um sich ein Bild über die Anforderungen der Kollegen zu verschaffen. Auch eine offene und thematisch abgesteckte Brainstorming-Runde kann wertvolle Einblicke in optimierbare Prozesse und Problemfelder in Teams und Abteilungen zutage bringen.

3. Setzen Sie auf Transparenz & Collaboration
Je besser der einzelne die Herausforderungen und Chancen rund um neue Technologien versteht, desto höher ist auch seine Akzeptanz für das Vorhaben. Schaffen Sie daher eine transparente Kommunikationsbasis, innerhalb derer selbst der 15-jährige Neffe alle Zusammenhänge versteht und jeder Mitarbeiter ungefiltert äußern kann, was er oder sie denkt.

4. Planen Sie einen gemeinsamen Kick-off und spielerische Awareness
Eine neue Software ist ein Event, dass als solches zelebriert werden sollte. Denn immerhin setzen Sie große Hoffnungen in deren Funktionalität und Potenziale. Auch für die Mitarbeiter bedeutet es einen Umbruch, der von Anfang an mit spielerischen und positiven Erfahrungen verbunden werden sollte.

5. Verwenden Sie Mockups
Jedes Mockup, auch wenn es nicht perfekt ist, bietet wertvolle Lernmöglichkeiten. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, die neue Technologie bzw. einzelne Funktionen anhand eines Prototyps zu testen. Auf diese Weise fühlen sie sich in ihren Anforderungen ernst genommen und Fehler werden bereits nach ersten Anwendungsfällen gefunden.

6. Führen Sie Testphasen mit internen Botschaftern als Multiplikatoren durch
Um die Integration einer neuen Technologie unter Einbezug der Belegschaft, aber auch zeit- und ressourceneffizient umzusetzen, sind Testphasen sinnvoll. Wählen Sie dafür Kollegen aus, die grundsätzlich offen für neue Lösungen sind und Spaß an der Auswahl haben. Denn diese treiben die Implementierung voran und werden danach zu internen Botschaftern, die andere Mitarbeiter motivieren.

7. Planen Sie genug Zeit für die Einschulung ein
Gerade die Angst vor neuen Technologien hemmt viele Berufstätige, sich schnell auf neue Features und Interfaces einzulassen. Dieser Druck sollte nicht erhöht werden, indem die Einschulungszeit zu knapp bemessen ist.

8. Führen Sie das Onboarding mehrstufig durch
Mithilfe von vordefinierten Blockzeiten und mehrstufigen Schulungen (Anwenderschulung > spezifische Schulung > Key User Schulung) eignen sich die Mitarbeiter benutzerdefiniert das notwendige Know-how an und können ihren Lernfortschritt gut nachvollziehen.

9. Denken Sie an den Domino-Effekt
Die Modernisierung der Infrastruktur bleibt zumeist nicht einseitig, denn jede neue Technologie hat auch Auswirkungen auf andere Bereiche. Im Zuge der Einführung von Microsoft Teams als zentrale Plattform und Videokonferenz-Tool wurden beispielsweise auch performante Laptops, hochwertige Kameras und neue Geschäftshandys benötigt.

10. Vergessen Sie auch nicht zu führen
Eine erfolgreiche Einführung neuer Tools erfordert ein demokratisches Vorgehen, bei dem die Mitarbeiter aktiv in den Prozess eingebunden werden und gleichzeitig von den Verantwortlichen geführt werden. Es ist wichtig, die Mitarbeiter über den Stand der Technologieentwicklung zu informieren und ihnen das Wissen zu vermitteln, welche Lösungen veraltet sind und nicht mehr in Betracht gezogen werden sollten. Durch eine solche Zusammenarbeit können Entscheidungen auf Basis von fundiertem Wissen getroffen werden, was zu besseren Ergebnissen und einer höheren Akzeptanz neuer Technologien führt.

Fazit: Akzeptanz für neue Technologien bei Mitarbeitern proaktiv steigern

Je transparenter und organisierter der Implementierungsprozess neuer Technologien, desto leichter tun sich die Mitarbeiter damit und desto höher ist ihre Akzeptanz. Holen Sie Kollegen frühzeitig an Bord, geben Sie ihnen eine Stimme und führen Sie Ihre Belegschaft transparent und zugleich kompetent durch den gesamten Vorgang.