Automatisierte Dokumentenablage: Mehr Effizienz am modernen Arbeitsplatz

71 Prozent der deutschen Unternehmen gaben bei der RPA Studie 2021 an, dass sie mindestens fünf Prozesse mithilfe von Softwarerobotern automatisiert haben. Dies stellt einen deutlichen Anstieg im Vergleich zum Vorjahr dar, als lediglich 29 Prozent solche Automatisierungslösungen einsetzten. Diese beeindruckende Entwicklung verdeutlicht den wachsenden Bedarf nach Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung.

Das Potenzial von Automatismen für Geschäftsprozesse zeigt sich auch im Dokumentenmanagement, wo die Ablage und Verwaltung von Dokumenten viel Raum im modernen Büroalltag einnimmt. Laut der Digital Workplace Study von Adobe verbrachten Wissensarbeiter 2019/2020 bis zu 25 Stunden in der Woche mit rein administrativen Tätigkeiten.

Aus diesem Grund beleuchten wir im Folgenden die Nachteile der manuellen Dokumentenablage und illustrieren anhand eines bestehenden Tools, wie die automatische Dokumentenablage Unternehmen und ihre Mitarbeiter am modernen Arbeitsplatz unterstützen kann.

Ablauf & Probleme: Manuelle Dokumentenablage

In vielen Abteilungen kommen noch immer manuelle Lösungen zur Dokumentenablage zum Einsatz. So gaben in einer Bitkom-Studie nur 48% der befragten Unternehmen an, überhaupt ein Dokumentenmanagementsystem zu nutzen.

Eine typische manuelle Ablage sieht zum Beispiel folgendermaßen aus:

1. Im Vertrieb kommt eine Kunden-E-Mail herein, die nicht verloren gehen darf.

2. Der Mitarbeiter im Innendienst speichert die E-Mail auf dem entsprechenden Laufwerk oder druckt sie sogar aus.

3. Um die E-Mail über Dropbox zu teilen, ist ein weiterer Zwischenschritt nötig, denn das Dokument  muss zunächst im Dropbox-Verzeichnis zwischengespeichert werden.

4. Nun informiert der Mitarbeiter relevante Personen über die Existenz und den Ablageort der E-Mail.

Klingt recht umständlich? Ist bzw. war es bisher auch. In der Praxis führt die rein manuelle Dokumentenablage auch zu zwei essentiellen Problemen:

• Jeder Anwender, der eine Datei ablegen will, muss den richtigen Speicherort kennen, damit andere Mitarbeiter das Dokument finden können.
• Ohne klare Regeln zur Benennung kommt es schnell zu einem Bezeichnungschaos, der das Suchen und Finden von Dokumenten noch komplizierter macht.

Automatische Dokumentenablage mit FileMatix

Eine Alternative zur manuellen Dokumentenablage mit Tools wie Dropbox bietet FileMatix. Die Anwendung fügt sich nahtlos in eine bestehende Microsoft Umgebung mit SharePoint, Teams und Outlook ein und bietet Endusern in einer typischen Best of Suite-Umgebung zahlreiche Vorteile:

• Automatisierter Zugriff: Mit FileMatix wird der gesamte Schriftverkehr in Ordnern in SharePoint oder Teams zugänglich gemacht. Damit ein Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Informationen bekommt, ist keine manuelle Ansprache des Projektmanagers erforderlich. Das spart beiden Parteien Zeit.

• Optimale Integration: Ein Kernbestandteil von FileMatix ist das Add-in für Outlook, das das E-Mail-Tool mit OneDrive, Teams und SharePoint verbindet. Von Haus aus bietet Microsoft diese Integration zwar nicht, aber der Hersteller bietet mit Microsoft 365 trotzdem längst mehr als einfache Office-Lösungen.

• Nahtlose Effizienz: Um Dateien abzulegen und abzurufen, müssen Anwender Outlook nicht verlassen, denn Dokumente können direkt abgelegt und weiterversendet werden.

• Individuelle Kontrolle: Für jedes abgelegte Dokument entscheiden Anwender zwischen manueller Sortierung oder automatisierten Vorschlägen für den Ablageort und die zu verwendenden Schlagworte.

• Nachhaltiges Vertragsmanagement: In der Vertragsverwaltung können Verträge so auch ohne Ausdruck schnell gefunden, abgelegt und bearbeitet werden.