Automatismen ohne Programmierkenntnisse möglich

Werden “normale” Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse durch Low-Code-Software wie der Microsoft Power Platform zum Softwareentwickler und können dadurch zeitaufwendige Prozesse in Eigenregie automatisieren? Bisher liegt die Verantwortung für Automatisierung laut einer PwC-Studie zum Thema „Robotic Process Automation in der DACH Region“ in 70 Prozent der Unternehmen bei der IT – Hersteller wie Microsoft propagieren aber immer wieder, dass etwa Power Automate als Teil der Power Platform durchaus von Nicht-IT-lern angewandt werden kann. Die gewinnbringende Wahrheit liegt meines Erachtens nach irgendwo dazwischen.

Welche Automatisierungen Anwender ohne Programmierkenntnisse mit SharePoint & Power Platform tatsächlich umsetzen können und warum die systematische Zusammenarbeit mit der IT ein wesentlicher Erfolgsfaktor bleibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Automatisierung ohne Programmierkenntnisse mit SharePoint und Power Platform

Sowohl über SharePoint als auch über die Power Platform bietet das Microsoft-Ökosystem zahlreiche Einstiegsmöglichkeiten in die Workflow-Automatisierung für Nutzer ohne Programmierkenntnisse.

Automatisierungen in SharePoint umsetzen

Das simple Verwenden von Grundfunktionen zur Automatisierung von Listen macht SharePoint zu einem optimalen Werkzeug für Unternehmen:

• Listen in SharePoint erstellen
  Listen sind Sammlungen von Daten, die für einzelne Mitarbeiter oder Gruppen bereitgestellt werden können. Neben der Möglichkeit manuelle Listen mit verschiedenen Spalten anzulegen, stellt Microsoft eine Reihe von Listen-Vorlagen für Standardanwendungen, wie ToDo-Listen oder Versionierungen, zur Verfügung.
• Benachrichtigungen einrichten
  Eine Liste ist nur dann hilfreich, wenn alle Beteiligten über wichtige Veränderungen informiert werden. Mithilfe automatischer Benachrichtigungsroutinen wird die betreffende Person via Pop Up an ihrem Arbeitsplatz über Veränderungen verständigt.

• Regeln definieren
  Anhand von Regeln lassen sich Benachrichtigungen mit individuell konfigurierten Bedingungen umsetzen, die eine bestimmte Aktion auslösen. So lassen sich beispielsweise Verständigungen via Mail für spezifische Änderungen innerhalb einer Liste für ausgewählte Nutzer erstellen.

• Formulare erstellen & anpassen
  Auch einfache Erfassungsformulare ohne weitergehende Prozesslogik lassen sich über die Anpassung der Standardformulare einfach und ohne tiefergehende Programmierkenntnisse umsetzen.

Arbeitsabläufe als Flow in Power Automate umsetzen

Mit Power Automate lassen sich lästige Routineaufgaben in automatisierte Workflows umwandeln. Dadurch sparen sich die Zuständigen Zeit und Nerven, während der Arbeitsalltag spürbar erleichtert wird:

• Mit dem Flow-Designer können verschiedenen Tools und Systeme innerhalb eines Workflows miteinander verbunden werden, um beispielsweise den Abruf von Daten aus einer Drittanbieter-Anwendung zu automatisieren. Durch die engagierte Community und tatkräftige Entwickler kann bereits für sehr viele Standard-Business-Prozeduren in den Vorlagen der passende Prozess gefunden werden.

• Mithilfe sogenannter Konnektoren lassen sich andere Microsoft und Drittanbieteranwendungen anbinden. Mit dieser Verbindung können beispielsweise Tweets mit einem bestimmten Hashtag in einer SharePoint Liste abgespeichert oder Dokumente von Salesforce dienstübergreifend verwaltet werden.

5 Vorteile von Automatismen mit Power Platform

Mit seinem modularen Ansatz, dem flexiblen Lizenzmodell und vielfältigen Integrationen profitieren Unternehmen mit der Power Platform und deren Möglichkeiten zur Automation von diesen 5 Vorteilen:

1. Mobile Apps erstellen
Mit Power Apps können automatisierte Workflows aus mobilen Apps gesteuert werden, die von Mitarbeitern variabel und ortsunabhängig genutzt werden können. Durch die gemeinsame Plattform können Power Apps und automatisierte Workflows auf Basis von Power Automate einfach und nahtlos miteinander kombiniert werden.

2. User-Akzeptanz steigern
Laut einer Studie von IFS zur digitalen Transformation fürchtet jedes 4. Unternehmen die Einführung von Digitalisierungsprojekten wegen der Angst vor fehlender Mitarbeiterakzeptanz. Wollen diese eine neue Lösung nicht einsetzen, verpufft der Effizienzgewinn und führt im schlimmsten Fall zur Bildung einer Schatten-IT. Mit der Power Platform lassen sich Anwender von Anfang in den Prozess einbinden, um deren reale Anforderungen zu erfüllen.

3. Integrierte Smartphone-Hardware nutzen
Mit einer App lässt sich die Smartphone-Hardware integrieren, um umfassendere Prozesse zu digitalisieren, die zum Beispiel das Scannen eines QR-Codes oder einen genauen Standort vom Nutzer erfordern.

4. Schneller Start durch Vorlagen
Die Power Platform bietet eine große Auswahl vordefinierter Prozesse für Standardaufgaben, die lediglich an einigen Punkten an das eigene Unternehmen angepasst und umgesetzt werden können. Erste automatisierte Workflows zur Erleichterung des Arbeitsalltags entstehen dadurch ohne großen Aufwand und in kurzer Zeit.

5. Kostengünstiger Einstieg
Der Zugriff auf die Power Plattform ist in der Basis M365 Lizenz, welche bereits für die Nutzung von SharePoint benötigt wird, enthalten, sodass Unternehmen einfach erste Automatismen umsetzen und Erfahrungen sammeln können, ohne dass Zusatzkosten anfallen.

3 häufige Probleme beim Einstieg mit der Power Platform

Die Microsoft Power Platform macht Werkzeuge zur Automatisierung von Prozessen im gesamten Unternehmen zugänglich, aber trotzdem läuft der Einstieg nicht immer reibungslos und Anwender kämpfen unter anderem mit diesen 3 Problemen:

1. Doch mehr erforderliche Programmierkenntnisse als erhofft
Aus einem normalen Anwender ohne Programmierkenntnisse wird ein Citizen Developer, der Anwendungen komplett autonom entwickelt – so die Vision hinter No-Code-/Low-Code-Lösungen wie der Power Platform. Aber in der Praxis können auch grafische Benutzeroberflächen und Vorlagen die IT-Kompetenz nicht vollständig ersetzen, sodass komplexere Anwendungsfälle ohne erfahrene Entwickler letztlich doch nicht realisierbar sind.

2. Limitierte Möglichkeiten ohne vertiefte IT-Kenntnisse:
Durch den Fokus auf intuitive Drag-and-Drop-Entwicklung bleiben die Möglichkeiten für Anwender ohne technisch fortgeschrittene Kenntnisse, speziell in der Programmierung, begrenzt und komplexere Projekte machen die Beteiligung der IT notwendig. Gerade wenn die Entwicklung mehr beinhalten soll als das Befüllen von vordefinierten Templates wird oft auf die IT Abteilung zurückgegriffen.

3. Frustration im Umgang mit der Plattform
Neueinsteiger ohne technische Vorbildung werden über die Anpassung einfacher Formulare hinaus kaum schnelle Erfolgserlebnisse mit der Power Platform feiern und unter Umständen frustriert sein.

Die Power Platform ist eine Low-Code-Lösung, aber ohne systematische Einbindung der IT bleiben Unternehmen weit hinter den Möglichkeiten der mächtigen Plattform zurück. Spätestens bei der Arbeit mit mehreren Datenbanken und kritischen Prozessen sind ausgebildete Entwickler notwendig, die in Abstimmung mit den Fachbereichen die Softwareentwicklung übernehmen und entlang einer unternehmensweit einheitlichen Digitalstrategie handeln.

3 Tipps für Nutzer ohne Programmierkenntnisse: So gelingt der Einstieg in die Prozessautomatisierung

Die Power Platform produziert bei Anwendern ohne IT-Kenntnisse im ersten Kontakt häufig Fragezeichen, aber Neueinsteiger haben vielfältige Möglichkeiten, sich mit den Funktionen der Plattform vertraut zu machen:

1. Tutorials auf YouTube
Die Power Platform gehört zu den am meisten verbreiteten Automation-Lösungen. Dementsprechend groß ist der kostenlos verfügbare Content auf YouTube und anderen Plattformen mit denen sich unter Anleitung schnell erste Projekte in der Workflow-Automatisierung umsetzen lassen.

2. Hilfe in der Community
Die Power Platform Community ist eine gute Anlaufstelle für Einsteiger ohne Programmierkenntnisse, die bei kleinen Problemen und unsichtbaren Hürden schnelle und individuelle Hilfe bietet. Über eine Google-Suche lassen sich viele Lösungen auch in den Archiven der Entwicklergemeinschaft finden.

3. Virtueller Assistent innerhalb der Plattform
Innerhalb der Power Platform unterstützt ein virtueller Assistent motivierte Neueinsteiger bei ihren ersten Schritten innerhalb der Software. Der Wizard hilft Anwendern dabei, die Benutzeroberfläche kennenzulernen und erste Projekte mit der Power Platform umzusetzen.

Fazit: Erfolgreiche Automatisierungen mit der Power Platform

Einfache Automatisierungen zur Erleichterung des Arbeitsalltags und Verbesserung der individuellen Produktivität werden mit der Power Platform auch für Anwender ohne Programmierkenntnisse umsetzbar, während komplexere Projekte meistens die Einbindung der IT erfordern. Sie ist zusammen mit einem übergreifenden Change-Management entscheidend für den langfristigen Erfolg der Prozessautomatisierung im Unternehmen.

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