Mit dem digitalen Arbeitsplatz zum Self Service Hub

69 % aller Büroangestellten geben laut eigener Einschätzung an, dass die Automatisierung von Prozessen ihre Arbeit besser machen würde – zu diesem Ergebnis kam eine neu veröffentlichte Studie von Ricoh Europe. Jedoch haben nur 11 % der Mitarbeiter bis dato offiziell Zugang zu Automatisierungs-Tools, obwohl die dafür notwendigen Werkzeuge mit Microsoft 365 und der Power Plattform in vielen Unternehmen bereits vorhanden sind. Aus unserem täglichen Tun weiß ich: so schwer ist das gar nicht.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie Ihrem Team alltägliche Aufgaben und Workflows durch Automatisierungen erleichtern und unter welchen Bedingungen Sie den digitalen Arbeitsplatz als Self Service Hub etablieren.

Self Service Hub: Definition und Voraussetzungen

Self Service Hubs sind digitale Kommandozentralen, mit denen Mitarbeiter selbstständig Aufgaben erledigen können, für die bisher das Ausfüllen von Formularen oder der direkte Kontakt mit Kollegen notwendig war. Über diese zentrale Plattform können Teammitglieder über jedes internetfähige Endgerät alle relevanten Applikationen und Services aufrufen und eigene Automatisierungen umsetzen, die ihren Arbeitsalltag einfacher und effizienter gestalten. Für die Einführung eines Self Service Hubs müssen Unternehmen unter anderem diese 3 Herausforderungen meistern:

1. Kompetenzrahmen der Belegschaft gestalten:
Laut einer McKinsey-Studie verbringen Mitarbeiter 19 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Mit einem Self Service Hub können Beschäftigte nicht nur leichter an diese Auskünfte gelangen, sondern selbstständig eigene kleine Prozesse entwickeln, die den zugrunde liegenden Arbeitsschritt straffen. Gleichzeitig birgt der erweiterte Handlungsspielraum auch ein Risiko: Seine Stärken kann ein Self Service Portal erst ausspielen, wenn die Einführung in eine Digitalstrategie eingebunden ist, welche die Kreativität der einzelnen Mitarbeiter strukturiert und sich auf übergreifende Ziele bezieht.

2. Kosten für Konnektoren einplanen:
Mit der Microsoft 365 Lizenz haben Unternehmen zwar Zugriff auf alle Tools, aber die für einen Self Service Hub notwendigen Konnektoren sind nur im Rahmen einer 60- bzw. 90-tägigen Testversion verfügbar. Ihre Beschaffung sollte daher von Anfang an in die Budgetplanung für das Projekt einbezogen werden, damit es nicht zu unvorhergesehenen Kosten kommt.

3. Lizenzrisiko bedenken:
Da die Umstellung eines Self Service Hubs mit einem gewissen zeitlichen Aufwand verbunden ist, binden sich Unternehmen mit dem Einsatz von Microsoft 365 mittelfristig an die Software und das Lizenzmodell. Sollten die Preise angehoben oder das Lizenzmodell verändert werden, müssen Firmen dann zusätzliche Kosten tragen oder die Infrastruktur aufwendig umstellen.

Self Service Hub: 5 Möglichkeiten für Unternehmen

Hinter der Digitalisierung des Arbeitsplatzes verbergen sich verschiedene Ansätze und Konzepte, die sich mithilfe von Microsoft 365 und der Power Platform umsetzen lassen:

1. Intranet:
Durch die Zunahme hybrider Arbeitsplätze gewinnt das Intranet als zentrale Informationsplattform an Bedeutung. Für Intersport Austria haben wir ein Intranet-Portal aufgebaut, das einerseits Informationen bündelt, andererseits verschiedene Workflow Automatisierungen für Standardprozesse bereitstellt – vom On- und Offboarding über die Verwaltung von Werbemitteln bis zum Berechtigungsmanagement.

2. Freigabeprozesse:
Innerhalb eines Qualitätsmanagements ist jede Geschäftsanforderung mit dem Ausfüllen von Dokumenten und der Bearbeitung von Freigaben verbunden, sodass Freigabeprozesse zeit- und ressourcenintensiv sind. Im Rahmen eines Self Service Hubs kann dieses Qualitätsmanagement digitalisiert werden, sodass der Vorgang vollständig innerhalb der digitalen Plattform abgewickelt wird und die Vergabe von Zugriffsberechtigungen insgesamt weniger Zeit kostet.

3. Asset Management:
Der digitale Arbeitsplatz lebt von einem zeitgemäßen Asset Management mit performanter und userfreundlicher Hard- und Software. Über ein Self Service Hub lässt sich der damit einhergehende Verwaltungsaufwand reduzieren, während das Device Management für die zuständigen Mitarbeiter durch eine zentrale Oberfläche vereinfacht wird.

4. Vertragsmanagement:
Verträge verbinden ein Unternehmen mit seinen Kunden und Partnern und spielen daher eine wesentliche Rolle für die betriebliche Wertschöpfung. Durch eine Digitalisierung des Vertragsmanagements lassen sich verschiedene Attribute zuweisen, während die Einrichtung automatischer Erinnerungen – beispielsweise 3 Monate vor Vertragsablauf – für straffere Prozesse und einen besseren Überblick sorgt.

5. Ticketsystem:
Über einen Self Service Hub können Anfragen im Rahmen eines Support Systems gebündelt, digitalisiert und strukturiert erledigt werden, während die Zuständigen jederzeit einen Überblick über den Bearbeitungsstand haben.

3 Tipps: Self Service Hub erfolgreich einführen und überwachen

Self Service Hubs sind mit einer klaren Vision für den Arbeitsplatz der Zukunft verbunden: Mitarbeiter nutzen selbstständig Anwendungen und stoßen Prozesse ortsunabhängig an. Folgende 3 Tipps, die sich aus unseren eigenen Learnings ergeben, möchte ich mit Ihnen teilen:

1. Freigaben der IT Abteilung:
Ohne zentrale Steuerung führt die Einführung von Self Service Plattformen im schlimmsten Fall zur Bildung einer Schatten IT und letztlich zu ineffizienten Prozessen. Die Aufsicht der Experten soll den Mitarbeitern einen kreativen, aber regulierten Handlungsrahmen geben und dadurch den Raum für Fehler eliminieren.

2. Klare Strategie:
Eine klare Strategie schafft die Voraussetzungen, damit sich alle Mitarbeiter aktiv an der Gestaltung von Arbeitsplatz und Prozessen beteiligen können, ohne dass sie unkontrolliert und unabhängig voneinander handeln.

3. Mitarbeiter systematisch einbinden:
Eine abteilungsübergreifende Arbeitsgruppe schafft einen einheitlichen Handlungsrahmen und steigert die Akzeptanz neuer Technologien bei Mitarbeitern.