Digitales QM: Mit mehr Effizienz zum Wettbewerbsvorteil

Qualitätsmanagement ist für 95 Prozent der Führungskräfte in Deutschland und Österreich von hoher Bedeutung für den Geschäftserfolg. Dennoch haben sich bislang nur wenige Unternehmen den neuen Herausforderungen gestellt, die sich aus den immer komplexeren Anforderungen von Kunden und Lieferanten ergeben.

Durch das rasante Fortschreiten der Digitalisierung in allen Lebens- und Arbeitsbereichen wird sich das nun drastisch ändern. Denn kein Unternehmen kann sich auf Dauer den Verzicht auf ein effektives Qualitätsmanagement leisten. Die Nachfrage nach digitalen Lösungen wird daher schon sehr bald neue Höhen erklimmen.

Wie wollen Sie mit dem digitalen Wandel umgehen? Weiter abwarten oder die Chance auf einen wichtigen Wettbewerbsvorteil nutzen? Mit dem folgenden Beitrag bieten wir Ihnen eine übersichtliche Entscheidungshilfe und zeigen Ihnen, warum sich die Einführung eines digitalen Qualitätsmanagements garantiert auch für Ihr Unternehmen lohnt.

Was ist Qualitätsmanagement?

Qualitätsmanagement bezeichnet eine Funktion (Management) und eine Reihe von Maßnahmen, die darauf abzielen, die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen zu gewährleisten bzw. zu verbessern. Es beinhaltet die Planung, Kontrolle und Optimierung aller qualitätsbezogenen Prozesse und Abläufe eines Unternehmens. Ziel des Qualitätsmanagements ist es, die Kundenzufriedenheit zu steigern, Fehlerquellen und Ressourcenverschwendung zu minimieren und gleichzeitig die betriebliche Effizienz und Effektivität zu erhöhen.

Qualitätsmanagement umfasst Aktivitäten wie Qualitätsplanung, -kontrolle, -verbesserung und -prüfung. Es basiert auf internationalen Normen wie der ISO 9001, die als Standard für Qualitätsmanagementsysteme anerkannt ist. Durch ein effektives Qualitätsmanagement kann ein Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit steigern und das Vertrauen der Kunden gewinnen.

7 Vorteile eines digitalen QM

Das Qualitätsmanagement ist fest in die Unternehmensprozesse eingebunden. Viele Entscheidungsträger nehmen eine Digitalisierung daher als potenzielles Risiko wahr und haben oft Vorbehalte gegen eine Umsetzung. Trotzdem überwiegen die Vorteile deutlich. Denn die Digitalisierung des Qualitätsmanagements eröffnet einem Unternehmen attraktive Wettbewerbschancen und überzeugt unter anderem mit diesen 7 Vorteilen:

1. Mehr Nachhaltigkeit:
Digitale Systeme verbrauchen weniger Energie als physische Speicher und Unternehmen wie Microsoft investieren massiv in erneuerbare Energien für ihre Rechenzentren. Gleichzeitig bewirken remote Arbeitskonzepte und papierlose Büros eine weitere Reduktion der CO₂-Emissionen.

2. Verringerte Durchlaufzeiten:
Ein digitales Qualitätsmanagement kann zeitaufwendige Freigabeprozesse effizienter gestalten, indem es automatisierte Workflows verwendet. Dadurch wird die Durchlaufzeit im Vergleich zu herkömmlichen papierbasierten Prozessen reduziert.

3. Höhere Effizienz:
Durch eine übersichtliche Darstellung der Prozesslandschaft werden ineffiziente Abläufe schneller erkannt und dank vorhandener Daten ebenso rasch gezielt optimiert.

4. Optimierte Entscheidungsfindung:
Indem alle Prozessdaten zentral erfasst werden, entsteht ein vollständiges Bild des Ökosystems, das eine Ableitung umfassender Erkenntnisse erlaubt. Diese wiederum dienen in Folge als verlässliche Grundlage für Entscheidungen und zur Optimierung von Geschäftsabläufen.

5. Verbesserte Reputation:
Durch die Digitalisierung des QM demonstrieren Unternehmen ihre Bereitschaft, sich flexibel an Veränderungen anzupassen und erstklassige Produkte und Dienstleistungen anzubieten. Es ermöglicht ihnen eine starke Positionierung gegenüber Stakeholdern sowie eine positive Abgrenzung vom Mitbewerb.

6. Förderung des Mitarbeiterengagements:
Ein effektives digitales Qualitätsmanagement ist eng mit den Arbeitsabläufen am digitalen Arbeitsplatz verknüpft. Es schafft ein klares Verständnis für die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter und erleichtert es ihnen, die Qualität ihrer Arbeit eigenständig zu verbessern.

7. Einhaltung von Vorschriften:
Mit einem digitalen Qualitätsmanagement erhalten Unternehmen eine effiziente Struktur, um die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen einfach zu gewährleisten. Dadurch wird das Risiko von Bußgeldern und Klagen aufgrund von Verstößen minimiert.

In 5 Schritten zum digitalen Qualitätsmanagement

Mit einer maßgeschneiderten digitalen Lösung reagieren Unternehmen effizienter und flexibler auf sich ändernde Marktanforderungen. Ihre erfolgreiche Umsetzung erfordert allerdings eine tragfähige Strategie. Ein ergebnisorientierter Weg zum effektiven digitalen Qualitätsmanagement führt daher über die folgenden 5 Schritte:

Schritt #1: Vorteile der Digitalisierung aufzeigen

Obwohl digitale QM Lösungen einem Unternehmen einzigartige Chancen eröffnen, formiert sich gegen deren Implementierung oft interner Widerstand. Um diesen zu überwinden, sollten sich Fürsprecher also folgende Fragen stellen und mit den damit verbundenen Antwort gezielt um Unterstützung werben:

• Welche Tätigkeiten können durch die Digitalisierung der Dokumentenlenkung eingespart werden?
• Wie wird die Qualitätssicherung im Unternehmen mithilfe digitaler Lösungen schneller und effizienter abgewickelt?
• Welche Arbeitsschritte werden durch die digitale Unterstützung sicherer?
• Welche neuen Daten werden durch die Digitalisierung des Qualitätsmanagements generiert und wie können diese eingesetzt werden, um die Geschäftsprozesse stetig zu verbessern?

Schritt #2: Einbindung externer Spezialisten

Während niemand klare Ziele für die digitale Lösung besser formulieren kann als die interne Fachabteilung, liegt die Expertise für eine exakte Umsetzung der Anforderungen für gewöhnlich bei erfahrenen Spezialisten außerhalb des eigenen Unternehmens.

Beispielsweise analysiert corner4 im Rahmen eines gemeinsamen Workshops mit der Fachabteilung zunächst den Ist-Zustand und legt damit den Grundstein für die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung für digitales Qualitätsmanagement. Im Fokus unserer analytischen Betrachtung stehen dabei – abhängig von Größe, Branche, Anforderungen und Zielen des Unternehmens – unter anderem folgende 7 Fragen:

• Welche Qualitätskontrollen werden im Unternehmen durchgeführt?
• Welche Dokumente, Formulare und Protokolle werden zur Dokumentation des Qualitätsprozesses verwendet?
• Wie werden diese Dokumente erstellt, überprüft und genehmigt?
• Wie werden Abweichungen, Beschwerden und Qualitätsprobleme behandelt?
• Welche Messgrößen dienen der Qualitätsüberwachung von Produkten und Dienstleistungen?
• Wie werden diese Messgrößen gemessen, analysiert und bewertet?
• Wie werden Qualitätsziele festgelegt und im Unternehmen kommuniziert?

Schritt #3: Migration bestehender Dokumente

Für eine möglichst reibungslose Migration der bestehenden Dokumente in das digitale Qualitätsmanagement sollten Sie in Ihrer Planung folgende Aspekte berücksichtigen:

• Überprüfen Sie die Aktualität und Relevanz Ihrer Dokumente, bevor Sie diese in das neue System importieren. Sortieren Sie überflüssige oder veraltete Informationen aus, um mögliche Verwirrungen und Inkonsistenzen zu vermeiden.
• Wenn gesetzliche Anforderungen die Aufbewahrung von Dokumenten vorschreiben, müssen Sie diese Dokumente natürlich auch im neuen System speichern. Überprüfen Sie die einschlägigen Vorschriften, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Dokumente aufbewahren.
• Berücksichtigen Sie die Dokumentationsanforderungen Ihres Unternehmens und stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Dokumente in Ihrem neuen System speichern. Nur so bleiben Sie organisiert und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

Schritt #4: Entwicklung, Testphase und Auslieferung der digitalen Lösung

Mit corner4 erhalten Sie nicht nur ein individuelles digitales Qualitätsmanagementsystem, sondern auch die langjährige Erfahrung und Expertise aus zahlreichen erfolgreich abgeschlossenen Projekten. Von Anfang bis Ende profitieren Sie von unserem Know-how und haben Zugang zu bewährten Lösungen und Best Practices. Lassen Sie uns gemeinsam Ihr Projekt zum Erfolg führen. Wir überzeugen durch …

• schnelle Entwicklung, indem wir den Fokus auf einen kontinuierlichen Rollout neuer Prozesse legen. Auf diese Weise schaffen wir bereits früh einen handfesten Nutzen und vermeiden lange Vorlaufzeiten.
• umfassende Tests und eine interne Überprüfung aller wichtigen Funktionen, bevor wir das entwickelte System an Ihr Team für die finale Testphase übergeben.
• systematische Integration, indem wir nach Abschluss der Testphase die fertige Lösung in Ihre IT-Landschaft implementieren und Ihre Mitarbeiter auf die effektive Nutzung des neuen Systems einschulen.

Schritt #5: Regelmäßige Trainings und Schulungen

Die Einführung eines digitalen Qualitätsmanagements ist immer auch mit der Umstellung betrieblicher Prozesse verbunden. Insbesondere für Teams im Change Management und in der Audit Erstellung ergeben sich daraus große Veränderungen. Schulungen und Trainings sind daher sinnvoll, um Änderungen besser zu verstehen und mit dem neuen System optimal arbeiten zu können. Folgende Fragen helfen Ihnen dabei, eine einheitliche und reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten:

• Wie werden neue Vorlagen im QM erstellt und bearbeitet?
• Wo sind Vorlagen sinnvoll, um die Prozessqualität sicherzustellen und wo bieten sie keinen Mehrwert?
• Wo lassen sich die Unterlagen für das Audit finden?
• Wie können alle Dokumente für das Audit gebündelt abgegeben werden?

5 Tipps für nachhaltiges Qualitätsmanagement

Im Zeitalter des Klimawandels gewinnt das Thema Nachhaltigkeit auch in der IT-Branche zunehmend an Bedeutung. Insbesondere im Bereich des Qualitätsmanagements bieten sich zahlreiche Möglichkeiten zur nachhaltigen Gestaltung technischer Lösungen und damit zur Einsparung wertvoller Ressourcen. Mit diesen 5 Tipps stellen Sie die Weichen für ein nachhaltiges Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen:

1. Optimieren Sie bestehende Ressourcen:
Durch die optimale Nutzung vorhandener Kapazitäten können Sie auch ohne viel Aufwand Ihre Nachhaltigkeit verbessern. Anstatt in neue Technologien zu investieren, nutzen Sie einfach eine bereits etablierte Plattform, die eine nahtlose Integration des Qualitätsmanagements ermöglicht. Eine moderne Cloud-Lösung wie Microsoft 365 bietet Ihnen alles, was Sie dazu benötigen, inklusive schneller Release-Zyklen für eine zügige Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung der Nachhaltigkeit.

2. Verwenden Sie integrierte Lösungen:
Ein reibungsloses und effizientes Qualitätsmanagement erfordert eine Lösung, die alle Anforderungen Ihres Unternehmens optimal abbildet. Microsoft 365 bietet dafür die ideale Basis, da viele Unternehmen die leistungsstarke Plattform ohnehin bereits im Einsatz haben und somit die Kosten für neue Lizenzen, zusätzliche Insellösungen sowie neue Hardware entfallen. So können Verfahrensanweisungen, Dokumentenlenkung und Audits effizient gesteuert werden und ein technisch nachhaltiges Qualitätsmanagement wird auch ökonomisch sinnvoll.

3. Erfüllen Sie Kundenanforderungen:
Orientieren Sie sich stets an den Anforderungen Ihrer Kunden und verbessern Sie kontinuierlich Ihre Produkte und Prozesse. Mit einem klaren Qualitätsmanagement-System können Sie effizienter arbeiten und sicherstellen, dass alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Bezug auf Kundenanforderungen klar definiert sind. Durch die Strukturierung Ihrer Arbeitsabläufe und die Implementierung eines solchen Systems steigern Sie nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern sparen auch Ressourcen und sichern die langfristige Rentabilität Ihres Unternehmens.

4. Verlängern Sie die Lebensdauer Ihres Qualitätsmanagements:
Ein technisch nachhaltiges Qualitätsmanagement ist für die langfristige Stabilität und effiziente Steuerung wesentlicher Systeme und Prozesse unerlässlich. Auch hier sind Unternehmen, die auf Microsoft 365 setzen, klar im Vorteil. Denn im Gegensatz zu den Lösungen kleinerer Anbieter, ist es bei einem erfolgreichen Weltkonzern wie Microsoft sehr unwahrscheinlich, dass die Plattform plötzlich eingestellt wird. Außerdem wird Microsoft 365 kontinuierlich weiterentwickelt. Anwender müssen sich daher keine Gedanken über mögliche technische Einschränkungen oder veraltete Lösungen machen.

5. Implementieren Sie eine effektive Cloud Lösung:
Ein digitales Qualitätsmanagement in der Cloud bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und enormes Potenzial. Dieses kann jedoch nur dann optimal ausgeschöpft werden, wenn eine langfristige Stabilität und Effektivität gewährleistet ist. Es braucht eine robuste Infrastruktur zur Verhinderung etwaiger Ausfälle sowie ein maximal flexibles System. Eine cloudbasierte Lösung sollte außerdem über Schnittstellen zu anderen Systemen verfügen, um eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur sicherzustellen.

Was kostet digitales Qualitätsmanagement?

Wenn digitales Qualitätsmanagement professionell umgesetzt ist, spart das einem Unternehmen viel Geld, beispielsweise durch den Wegfall papierbasierter Arbeitsabläufe. Bevor dieser Vorteil realisiert werden kann, sind zunächst Investitionen notwendig. Dabei bringt es die Komplexität eines solchen Projekts sowie die Berücksichtigung individueller Anforderungen mit sich, dass die Kosten für eine digitale QM-Lösung von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren. Nachfolgend finden Sie aufgeschlüsselt die wichtigsten Kostenfaktoren für Ihr QM-Projekt.

Kostenfaktor #1: Infrastruktur

Abhängig von Ihrer aktuellen Infrastruktur müssen Sie möglicherweise mit Lizenzkosten für den Betrieb der neuen Lösung rechnen. Keine zusätzlichen Kosten entstehen jedoch, wenn Sie sich beispielsweise für unser QM-System quality4 entscheiden und Ihr Intranet auf Microsoft 365 betreiben. In diesem Fall ist die nötige SharePoint Lizenz bereits in Ihrem bestehenden Softwarepaket inkludiert. Daneben können je nach Anforderung an die implementierte Lösung noch diverse Software-Kosten anfallen sowie Ausgaben für Infrastruktur-Upgrades.

Kostenfaktor #2: Interne Aufwendungen

Je mehr Abteilungen und Standorte Ihr Qualitätsmanagement abdecken muss, desto höher liegen für gewöhnlich die Aufwände. Im Wesentlichen hängt der Kostenfaktor aber von Ihren individuellen Anforderungen ab und welcher Bedarf bereits durch die bestehende IT-Landschaft abgedeckt wird. Generell sollten Sie folgende Faktoren für die Budgetplanung Ihres Digitalisierungsprojektes berücksichtigen:

• Entwicklung neuer Prozesse
• Dokumentation neuer Verfahren
• Schulung der Mitarbeiter
• Verwaltung der laufenden QM-Lösung

Wie bei jedem anderen Projekt gilt auch hier: Eine umsichtige Planung hält die Kosten niedrig.

Kostenfaktor #3: Beratung

Die wenigsten Unternehmen verfügen über das notwendige Know-how zur Einführung eines effektiven digitalen Qualitätsmanagements. Deshalb empfiehlt sich eine Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, die natürlich ihre  Expertise auch in Rechnung stellen. Die Ausgaben für einen professionellen IT-Spezialisten machen sich allerdings gleich mehrfach bezahlt. Denn Unternehmen sichern sich damit nicht nur qualifiziertes Fachwissen, erprobte Verfahren und eine effiziente Implementierung, sondern können außerdem auf eine korrekte Umsetzung gesetzlicher Compliance-Vorschriften vertrauen.

Kostenfaktor #4: Implementierung

Je nachdem, wie komplex die zugrunde liegenden Prozesse sind und welche individuellen Anforderungen ein Unternehmen an sein Qualitätsmanagement stellt, variiert der Aufwand für die Implementierung. Für einen erfolgreichen Projektabschluss können folgende Aufgaben anfallen:

• • Implementierung neuer Prozesse, B. Freigabeprozesse, automatische Workflows, verschiedene Ansichten und Filtern von Dokumenten.
  • Abbildung bestehender Prozesse der Organisation im neuen Qualitätsmanagement-System.
  • Implementierungskosten für ein Multi-QM, bei dem die für einen Unternehmenssitz erarbeitete Lösung als Vorlage für alle anderen Standorte dient (und damit zu einer Senkung der Gesamtkosten führt).

Kostenfaktor #5: Zusatzfunktionen

Je nach spezifischer Anforderung müssen möglicherweise zusätzliche Aufwendungen für den Erwerb von Drittanbieter-Software oder Anpassungen an einer Standardsoftware einkalkuliert werden. Beispielsweise, um Funktionen wie die Konvertierung von PDF-Dateien oder die elektronische Signatur zu integrieren. Dadurch können sich sowohl Lizenzgebühren als auch andere Kosten ergeben.

Kostenfaktor #6: Lizenzen

Kommen bei der Umsetzung der QM-Lösung auch Eigenentwicklungen des externen Dienstleisters zum Einsatz, so können auch dafür Lizenzgebühren anfallen. Bei der Zusammenarbeit mit corner4 wird beispielsweise eine einmalige Lizenzgebühr für unser Basisprodukt quality4 fällig. Dieses passen wir individuell an die Anforderungen unserer Kunden an und erweitern es um zusätzliche Funktionen. Da wir unsere Individualisierungen auf Basis einer Open Source Lizenz entwickeln, können Sie Ihr System später auch selbst ohne externe Hilfe weiterentwickeln, ohne dass weitere Kosten anfallen.

Kostenfaktor #7: Betreuungskosten

Der Fachkräftemangel ist allgegenwärtig und oft fehlen einfach die internen Ressourcen zur Servicierung des digitalen Qualitätsmanagements. Externe Dienstleister tragen dazu bei, dass Unternehmen jederzeit das volle Potenzial ihrer Lösung ausschöpfen können. Bei corner4 stehen wir Ihnen gerne im Rahmen einer langfristigen Servicevereinbarung zur Verfügung. Diese bieten wir in verschiedenen Abstufungen an:

• • Technischer Support bei Fragen zur implementierten Lösung und deren Funktionalität.
  • Regelmäßige Updates, um das Qualitätsmanagement stets technisch aktuell zu halten und effizientes Arbeiten zu ermöglichen.
  • Upgrades der implementierten Lösung, um neue Optimierungspotenziale zu realisieren oder zusätzliche Anforderungen abzubilden.

Anwendungsfälle: Digitales QM in der Praxis

Mehr Effizienz, höhere Produktivität, Einsparung von Kosten, bessere Kundenerlebnisse und das alles durch digitales Qualitätsmanagement. Klingt toll, aber was darf man sich darunter vorstellen? Im Folgenden erfahren Sie anhand einfacher Anwendungsfälle aus der Praxis, wie Unternehmen von digitalen QM-Lösungen profitieren.

Anwendungsfall #1: Abwicklung von Audits

Weltweit demonstrieren Unternehmen mit Zertifizierungen nach Qualitätsmanagement Standards wie ISO, IATF oder FDA ihre Absicht und ihre Fähigkeit zur laufenden Verbesserung ihrer Produkte und Dienstleistungen. Doch um diese Zertifizierungen und damit diesen Qualitätsnachweis dauerhaft zu behalten, müssen die Unternehmen regelmäßige Audits durchführen, die mit einer aufwändigen Planung und Durchführung verbunden sind. Das bindet auf vielen Ebenen wichtige Ressourcen. Insbesondere der Tag der Durchführung des Audits ist sehr stressig, aber auch die Planung, Vorbereitung und Nachbereitung bedeuten einen merklichen Mehraufwand für alle Beteiligten.

Der Abschlussbericht des Audits stellt detailliert dar, inwieweit das geprüfte Unternehmen den Standards entspricht und zeigt auf, an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht. Maßnahmen zur Verbesserung sollten sich daher an den Erkenntnissen des Audit-Berichts orientieren und der Ablauf jederzeit vollständig transparent sein. Dazu muss jede geplante Maßnahme mit einer Bearbeitungsfrist dokumentiert werden sowie im weiteren Verlauf auch deren jeweils aktueller Status.

Erfolgreiche Audits mit corner4
Mit unserer Lösung audit4 unterstützen wir Unternehmen bei der einfachen und schnellen Organisation ihrer Audits und ermöglichen ihnen damit eine Einsparung von Zeit und Ressourcen. Mit der Software werden die für das Audit notwendigen Schritte effektiv koordiniert und überwacht – von der Planung über die Vorbereitung und Durchführung bis hin zur Nachbereitung. Beim Einsatz von audit4 profitieren Unternehmen von folgenden Vorteilen:

• Zentrale Verwaltung aller Audits in einer Software
• Einfache Erstellung von Vorlagen zur raschen Anlage neuer Audits
• Nahtlose Integration in bestehende IT-Strukturen durch Microsoft 365
• Konfigurierbarkeit für alle Audit-Arten und relevanten Zertifizierungen
• Automatische Anlage adäquater Verbesserungsmaßnahmen
• Systematische Qualitätskontrolle durch Erstellung grundlegender Auswertungen

Anwendungsfall #2: Delegation von Aufgaben

Die Delegation und Abwicklung von Aufgaben in Unternehmen erfolgt oft über E-Mail. Dies führt leicht zu einem Mangel an Überblick. Ein zentrales Aufgabenmanagement auf Basis von SharePoint kann bei der Lösung dieses Problems helfen. Es sorgt für eine strukturierte Gliederung der Aufgaben und erleichtert die Kommunikation durch automatische Benachrichtigungen.

Anwendungsfall #3: Übersicht im Archiv

Unternehmen in Österreich müssen ihre geschäftlichen Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Dies bringt einen steigenden Platzbedarf und einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich. Ein digitales Archiv ermöglicht eine einfache Auffindbarkeit historischer Daten und spart gleichermaßen Zeit und Ressourcen. Zudem bietet es eine sicherere Aufbewahrung der Dokumente und bildet die Basis für eine unkomplizierte Zusammenarbeit von Mitarbeitern, wodurch sich wiederum Produktivitätssteigerungen ergeben.

Anwendungsfall #4: Automatisierung der Dokumentenentsorgung

Die Entsorgung von Dokumenten nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erfordert je nach Branche, Größe und Geschäftsfeld einen hohen Einsatz von Ressourcen. Eine Digitalisierung und Standardisierung des Archivs hilft bei der Optimierung und Vereinfachung dieses Prozesses. Denn auf dieser Basis können automatisierte Löschroutinen entwickelt und der Aufwand für die Dokumentenentsorgung minimiert werden. Gleichzeitig hilft ein solches digitales System auch bei der Einhaltung rechtlicher Anforderungen.

Anwendungsfall #5: Konvertierung in PDF

Die manuelle Konvertierung von Word-Dateien in PDFs ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Eine digitale Lösung erledigt diesen Prozess automatisch und ermöglicht auch das Stempeln und Signieren per Knopfdruck. Das verkürzt insgesamt die Durchlaufzeit von Dokumenten. Außerdem können einheitliche Kopf- und Fußzeilen als Wasserzeichen hinzugefügt werden, um das Dokument optisch aufzuwerten und Professionalität zu vermitteln.

Success Stories: Wie corner4 Kunden von unseren Lösungen profitieren

Mit Hilfe unserer bewährten Entwicklung quality4 sowie unserem langjährigen Know-how zum Thema Digitales Qualitätsmanagement konnten wir bereits zahlreiche Unternehmen und Organisationen bei der Optimierung ihrer Prozesse unterstützen. Zwei dieser Erfolgsgeschichten lernen Sie in diesem Abschnitt kennen.

Klinikum Wels-Grieskirchen: Von der Dokumentenlenkung zum MultiQM

Das Klinikum Wels-Grieskirchen hat sich schon vor vielen Jahren für den Einsatz von Microsoft SharePoint als Grundlage zur Verwaltung von Dokumenten entschieden. Diese Lösung wurde erst erfolgreich in der medizinischen und chemischen Labordiagnostik sowie in der Blutbank implementiert. Aufgrund der überzeugenden Ergebnisse folgten Installationen für die Augenheilkunde, die Optometrie und die ortsansässige Gewebebank.

Um die Skalierung der Lösung gezielt voranzutreiben und strukturiert umzusetzen, haben wir ein Multi QM-System auf Basis von quality4 entwickelt. Das Klinikum Wels-Grieskirchen profitiert nun von einem Qualitätsmanagement-System mit ansprechendem Webinterface. Mitarbeiter aller Disziplinen und Verantwortungsbereiche arbeiten damit einfach und effizient.

Key Features:

• Moderne Webanwendung
• saubere Abgrenzung von QM-Bereichen
• hausweite Verteilung mit definierter Verantwortlichkeit
• simple Kachel-Navigation mit Widget-Pages
• zentraler Rollout von Vorlagen
• Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Abläufen für ISO Zertifizierungen und Audits

EFM Versicherungsmakler AG: Ablage von Produktblättern

Die EFM Versicherungsmakler AG ist in Österreich mit über 75 Standorten vertreten und betreut aktuell mehr als 120.000 Kunden. Bei einer Versicherung dieser Größenordnung entsteht über die Jahre eine enorme Ablage von Produktblättern und jedes einzelne davon muss jederzeit lückenlos nachvollzogen und dem zugehörigen Vertragsabschluss zugeordnet werden können.

Als standardisiertes Microsoft Produkt ist SharePoint für die Anforderungen der EFM eine stabile Basis und überzeugt mit einer langfristigen Absicherung im Bereich Weiterentwicklung und Support. In Verbindung mit unserer Software quality4 profitiert die Versicherung nun von einer überzeugenden Lösung, die eine gezielte Dokumentenablage mit userfreundlicher Suche ermöglicht und diese mit einem Archiv für abgelaufene Versionen verbindet.

Key Features:

• Dokumentenlenkung, inklusive Archiv
• Dokumentensuche
• Intranet zur internen Organisation und Verwaltung von IT-Projekten
• Einbindung in ein übergeordnetes Vertragsmanagementsystem für Versicherungen

Basis für weitere Partner von EFM

Professionelle Umsetzung mit corner4

Jede Lösung ist immer nur so gut wie ihre Umsetzung. Daher unterstützen wir Unternehmen jeder Größe und Prozesskomplexität als erfahrener Partner bei der Umsetzung anspruchsvoller QM-Systeme. Je nach Bedarf mit einer mandantenfähigen Multi-QM-Lösung für die ganze Firma oder mit mehreren maßgeschneiderten QM-Lösungen für jede Abteilung. Dabei setzen wir auf einen klaren Lösungsweg in fünf Schritten.

Schritt #1: Erstgespräch

In dieser Phase ist es üblich, dass unser Sales-Team den Kundenkontakt übernimmt und versucht, das Projekt im Rahmen einer ersten Beratung zu verstehen. Wichtig ist dabei, dass das Gespräch in einfachen Worten ohne Fachjargon geführt wird, um Missverständnisse zu vermeiden und eine klare Kommunikation sicherzustellen. Dabei nutzt unser Sales-Team gezielte Fragen, um Ihre individuellen Anforderungen zu erfahren und gemeinsam mit unseren Consultants ein maßgeschneidertes Angebot für Sie zu erstellen.

Schritt #2: Angebotslegung

Basierend auf dem Initialgespräch erstellt unser Vertriebsteam in enger Zusammenarbeit mit den Beratern ein Richtpreisangebot, um von Anfang an einen klaren Kostenrahmen festzulegen und unangenehme finanzielle Überraschungen zu vermeiden. Die beiden Teams ergänzen sich ideal, da unsere Berater langjährige Expertise und Kenntnisse in der Fachsprache des Qualitätsmanagements mitbringen, während unser Vertriebsteam durch gezielte Fragen und aufmerksames Zuhören zuvor Ihre spezifischen Anforderungen erfasst hat.

Schritt #3: Workshop und Pflichtenheft

Für eine erfolgreiche Digitalisierung ist eine gründliche Analyse Ihrer bestehenden Prozesse und Anforderungen unerlässlich. Bevor wir ein Pflichtenheft erstellen, um mit der Entwicklung Ihrer QM-Lösung zu beginnen, wollen wir daher in einem Workshop die dafür erforderlichen Grundlagen festlegen. Wir erarbeiten mit Ihnen gemeinsam die folgenden Eckpfeiler:

• Verständnis der Herausforderung
• Bestimmung der Zielgruppe
• Definition der QM-Kriterien
• Erstellung eines Konzepts
• Prüfung der Realisierbarkeit

Schritt #4: Implementierung

Bei corner4 erstellen wir maßgeschneiderte QM-Lösungen auf Basis von Microsoft 365. Wir passen Ihre Lösung individuell an, indem wir spezifische Formulare und automatische Workflows entwickeln. Der Zeitaufwand hängt von der gewünschten Individualisierung ab, die von einer einfachen Anpassung bis zur vollständigen Individualisierung der Standardlösung reicht.

Unabhängig vom nötigen Individualisierungsgrad legen wir in jedem Projekt einen Fokus auf Projekte, die leicht in das neue Qualitätsmanagement eingegliedert werden können. Auf diese Weise können wir Ihnen schnell erste Erfolge zusichern und den Nutzen des Projekts demonstrieren.

Schritt #5: QM-Prozesse optimieren und zertifizieren

Nach dem GoLive Ihrer individuellen Qualitätsmanagement-Lösung haben Sie die Möglichkeit, Ihr System weiter zu verbessern und auszubauen. Folgende Schritte sind dabei empfehlenswert:

• Setzen Sie die definierten Richtlinien und Verfahren in die Praxis um und etablieren Sie Kennzahlen und Strukturen, um deren Wirksamkeit zu überwachen.
• Nutzen Sie die gesammelten Daten, um die Prozesse stetig zu verbessern und an veränderte Bedingungen anzupassen.
• Lassen Sie sich bei Bedarf von einer anerkannten Zertifizierungsstelle für Qualitätsmanagement nach einer relevanten Norm (z. B. ISO 9001) zertifizieren.
• Beziehen Sie die betroffenen Mitarbeiter in den Implementierungsprozess mit ein.

Fazit: Nutzen Sie Ihre Chance als digitaler Vorreiter

Die Digitalisierung des Qualitätsmanagements erfordert eine sorgfältige Planung und Entwicklung. Ein zuverlässiger Partner, der über das notwendige Fachwissen verfügt und jede Projektphase professionell begleitet, ist der entscheidende Faktor für eine erfolgreiche Implementierung.

Bleiben Sie Ihren Mitbewerbern immer einen Schritt voraus und holen Sie die Zukunft des digitalen Qualitätsmanagements schon heute in Ihr Unternehmen. Mit unserer langjährigen Erfahrung aus vielen ähnlichen Projekten stehen wir Ihnen dabei sehr gerne mit Rat und Tat zur Seite und bringen Sie auf dem kürzesten Weg ans Ziel.

Interesse? Unsere Experten beantworten gerne unverbindlich Ihre Fragen und zeigen Ihnen im Rahmen einer Demo-Vorführung, wie auch Sie von unseren digitalen Lösungen profitieren.