Dokumentenlenkung leicht gemacht: So unterstützt Sie SharePoint

Handbuch, Formulare, Prozessdefinitionen: Die Dokumentation im Qualitätsmanagement schafft transparente Prozesse und bildet die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung. Trotzdem setzen laut einer 2022 veröffentlichten Studie von Bitkom nur rund 49 Prozent der Unternehmen ab 20 Mitarbeitern eine digitale Lösung für Dokumenten- und Prozessmanagement ein.

Dabei verfügen viele Unternehmen mit Microsoft 365 bereits über die Basis für eine effiziente digitale Dokumentenlenkung. In diesem Artikel erklären wir, mit welchen Funktionen Microsoft SharePoint zur idealen Plattform für die Dokumentenlenkung wird und nennen konkrete Beispiele für die Vorteile eines digitalen Managements auf Basis von Microsoft 365.

7 Herausforderungen für die effektive Dokumentenlenkung

Die Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement geht über den ganzen Lebenszyklus der Dokumente hinweg mit einem hohen Aufwand und den folgenden 7 typischen Problemen einher:

1. Versionierung: Das Speichern von verschiedenen Versionen von Dokumenten wird mit wachsender Dokumentenanzahl zunehmend komplex und führt ohne zentrale Dokumentenlenkung oft zu Datensilos ohne Transparenz, welche die Versionierung herstellen sollte.

2. Zugriffskontrolle: Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf spezifische Dokumente haben, während gleichzeitig unbefugter Zugriff vermieden werden muss.

3. Dokumentensuche: Die mühsame und zeitaufwendige Suche nach Dokumenten beeinträchtigt die Produktivität und führt zu Verzögerungen in den Arbeitsprozessen.

4. Dokumentenfreigabe: Die unstrukturierte Freigabe von Dokumenten birgt das Risiko von Datenschutzverletzungen und nicht autorisierten Zugriffen.

5. Dokumentenlebenszyklus: Ohne zentrale Plattform für die Dokumentenlenkung führt die Aktualisierung, Archivierung und Löschung von Dokumenten eher zu Datenverlust, Compliance-Problemen oder aufwändigen Prozessen.

6. Benutzerakzeptanz: Wenn die Nutzer das System zur Dokumentenlenkung nicht verstehen, steigt das Potenzial für Fehler, ineffiziente Nutzungsweisen und die Bildung von Schattenprozessen.

7. Dokumentenrevision und Audit: Das Fehlen einer Versionierung führt zu Problemen bei der rechtssicheren Archivierung, Intransparenz  und aufwendigen Audits.

10 Key Features von SharePoint für Dokumentenlenkung

SharePoint präsentiert sich als eine äußerst vielseitige und umfassende Plattform für die Dokumentenlenkung. Sie bietet eine solide Grundlage, um die oben erwähnten Herausforderungen in der Dokumentenlenkung zu bewältigen und das Qualitätsmanagement effizienter zu gestalten. Dies wird durch die folgenden zehn Funktionen ermöglicht:

• Versionierung und Historie: SharePoint ermöglicht durch die automatische Versionierung von Dokumenten eine klare Nachverfolgung von Änderungen über eine vollständige Dokumenthistorie.
• Berechtigungen: Mit fein abgestimmten Zugriffsrechten und Berechtigungen für Dokumente gewährleistet SharePoint die Sicherheit und den Schutz sensibler Informationen.
• Workflow Integration: Durch die Integration automatisierter Arbeitsabläufe von wiederkehrenden Freigabe- und Genehmigungsprozessen sinkt der manuelle Aufwand für die Dokumentenlenkung.
• Suchfunktionen: SharePoint bietet leistungsstarke Suchfunktionen, mit denen Dokumente schnell und effizient recherchiert werden können, um die zugrundeliegenden Prozesse zu beschleunigen.
• Dokumentenfreigabe: Über eine integrierte Funktion zur Freigabe lassen sich Dokumente einfach und sicher mit Kollegen teilen und effektiv bearbeiten.
• Aufgabenmanagement: Das Aufgabenmanagement stellt klare Verantwortlichkeiten her und erleichtert die termingerechte Erledigung von anstehenden Arbeiten an den Dokumenten.
• Benachrichtigungen und Aktualisierungen: Mit Benachrichtigungen informiert SharePoint die Benutzer über Änderungen und Aktualisierungen, sodass diese immer auf dem aktuellen Stand bleiben.
• Integration von Microsoft Teams: Die nahtlose Integration mit Microsoft Teams ermöglicht eine strukturierte Kommunikation über Team-Meetings, Chats und Videokonferenzen und erleichtert so die Zusammenarbeit in hybriden Teams.
• Mobilität: Durch die Nutzung der mobilen App erhalten Nutzer auch im Homeoffice oder auf der Dienstreise Zugriff auf relevante Dokumente.
• Mehrsprachigkeit: Für Unternehmen mit internationalen Standorten bietet SharePoint Unterstützung in den entsprechenden Landessprachen, um sicherzustellen, dass Informationen weltweit verständlich sind.

3 Beispiele für mehr Effizienz mit Sharepoint als Plattform für Dokumentenlenkung

SharePoint eröffnet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten zur Steigerung ihrer Effizienz bei der Dokumentenlenkung, wie die folgenden 3 Beispiele zeigen:

1. Beschleunigte Genehmigungsprozesse: Mit automatischen Benachrichtigungen und verschiedenen Genehmigungsstufen lassen sich Dokumente effizient durch einen strukturierten Prozess leiten, sodass Freigaben effizienter durchgeführt werden können.

2. Integration in die bestehende Infrastruktur: Als integraler Bestandteil von Microsoft 365 lässt sich die Dokumentenlenkung auf Basis von SharePoint nahtlos in die bestehende digitale Infrastruktur integrieren, sodass bereits vorhandene Funktionen ohne zusätzlichen Aufwand eingesetzt werden können.

3. Verbesserte interne Zusammenarbeit: SharePoint ermöglicht die zielgerichtete Bereitstellung von Informationen über eine zentrale digitale Plattform, mit der verschiedene Teams jederzeit problemlos auf relevante Dokumente zugreifen können.

Fazit: SharePoint – Dokumentenlenkung auf höchstem Niveau

Die Dokumentenlenkung ist komplex, zeitaufwendig und fehleranfällig, wenn eine zentrale digitale Plattform zur Dokumentenlenkung fehlt. Mit SharePoint können Sie die Dokumentenlenkung durch automatisierte Genehmigungsprozesse, Tools für die interne Zusammenarbeit und eine nahtlose Integration in die bestehende digitale Infrastruktur erheblich vereinfachen.

Wenn auch Sie die Vorteile von SharePoint für Ihre Dokumentenlenkung nutzen möchten, stehen unsere Experten Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, um weitere Informationen zu erhalten und individuelle Beratung zu erhalten.