Effizientes Dokumentenmanagement in der Cloud

In der digitalen Geschäftswelt von heute ist ein effizientes Dokumentenmanagement ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Unternehmen. Gerade angesichts der stetig wachsenden Herausforderungen bei der Verwaltung von Daten und Dokumenten wird der Bedarf an übersichtlichen und effizienten Ablagesystemen immer offensichtlicher. Das bestätigt auch eine aktuelle Studie der d.velop AG zu den Ablagestrukturen in deutschen Firmen. Denn mehr als die Hälfte der Befragten erkennt einen dringenden Bedarf an vorstrukturierten digitalen Ablagesystemen für Projekt-, Kunden- und Personalakten. 

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen daher bewährte Möglichkeiten des digitalen Dokumentenmanagements zeigen und wie Sie in Ihrem Unternehmen gut strukturierte Ablagesysteme erfolgreich implementieren können. Zunächst wollen wir uns aber noch den wichtigsten Grundlagen des digitalen Dokumentenmanagements widmen.

Wie digitales Dokumentenmanagement funktioniert

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist, ebenso wie ein ERP-System, eine zentrale Softwarelösung, die Unternehmen bei der Organisation und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Konkret geschieht dies beim DMS durch die effiziente Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Lokalisierung von Dokumenten. 

Professionelle Dokumentenmanagementsysteme, wie beispielsweise Microsoft 365, ermöglichen die Digitalisierung von Papierdokumenten, die zentrale Ablage von Dateien sowie eine Nachverfolgung von Dokumentenänderungen und damit die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Durch eine nahtlose DMS-Integration können Unternehmen alle relevanten Informationen an einem Ort zentralisieren und die Effizienz ihrer Abläufe steigern.

5 überzeugende Argumente für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems bietet Unternehmen weitreichende Vorteile. Oft ist sie nicht nur eine sinnvolle, sondern auch eine notwendige Investition. Im Folgenden finden Sie 5 überzeugende Argumente für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems:

1. Einhaltung rechtlicher Aufbewahrungspflichten:
Ein Dokumentenmanagementsystem gewährleistet die ordnungsgemäße Archivierung von Rechnungen und Verträgen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und Aufbewahrungsfristen. Erinnerungen und Benachrichtigungen zu bevorstehenden Fristabläufen stellen dabei sicher, dass alle Dokumente rechtzeitig überprüft und je nach Bedarf gelöscht oder archiviert werden.

2. Professionelles Vertragsmanagement:
Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Unternehmen durch eine zentralisierte Dokumentation auch bei der effektiven Erfüllung ihrer Nachweispflichten. Automatisierte Workflows erleichtern die Genehmigung von Verträgen und die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

3. Abschied vom Papier:
In vielen Unternehmen zirkulieren Dokumente noch in Papierform und oft auch ohne geeignete Archivierungslösung. Digitale Dokumentenmanagementsysteme reduzieren hingegen den Papierverbrauch enorm. Sie sind ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro und damit zu mehr Nachhaltigkeit.

4. Revisionssichere Archivierung:
Oft speichern Verantwortliche wichtige Dokumente einfach elektronisch ab, ohne zu wissen, dass dies mangels Nachvollziehbarkeit keine zulässige Archivierung darstellt. Denn alles, was man problemlos löschen kann, gilt als manipulierbar und ist nicht rechtskonform. Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem trägt daher wesentlich zur Vermeidung unsicherer Ablagemethoden und zur Minimierung des Manipulationsrisikos bei.

5. Steigerung der Effizienz:
Mit einem Dokumentenmanagementsystem lassen sich benötigte Dokumente viel schneller und einfacher auffinden. Funktionen wie Volltextsuche, Tagging und intelligente Sortierung sparen Angestellten viel Zeit und steigern deren Produktivität erheblich.

Microsoft Purview: Noch mehr Rechtssicherheit im Dokumentenmanagement

Die Integration von Microsoft Purview in ein Dokumentenmanagementsystem bietet Unternehmen wertvolle Unterstützung bei der Einhaltung rechtlicher Anforderungen. Purview ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Compliance-Richtlinien und bietet Funktionen zur automatisierten Datenklassifizierung und -überwachung. 

Diese Kombination macht Microsoft Purview zu einem besonders attraktiven Instrument für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen erfüllen möchten. Zudem ist Purview auch preislich interessant, weil es durch seine Cloud-basierte Struktur im Vergleich zu anderen Lösungen überzeugende Kostenvorteile bietet. Das wissen auch unsere Kunden zu schätzen…

Kuhn goes Cloud: Die Transformation zum modernen Dokumentenmanagementsystem

Für die Firma Kuhn haben wir mit Microsoft 365 und Azure eine vollständig cloudbasierte Lösung entwickelt, die nahtlos in das ERP-System (Microsoft Dynamics 365) integriert ist und das Unternehmen in eine neue Ära des Dokumentenmanagements führt. Weitere Standorte/Unternehmensbereiche werden Anfang des nächsten Jahres ebenfalls auf diese neue Lösung umsteigen. 

Damit ist die Firma Kuhn in bester Gesellschaft. Denn immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile der Cloud für ein effizientes Dokumentenmanagement. Unsere Erfahrungen zeigen, dass eine Integration in Microsoft 365 nicht nur die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit erheblich steigert, sondern auch mühelos alle Compliance-Anforderungen erfüllt.

Fazit: Dokumentenmanagement neu gedacht mit Microsoft 365 und corner4

Die Digitalisierung von Dokumentenmanagement-Prozessen ist heute für Unternehmen unverzichtbar, um Effizienz, Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Mit Microsoft 365 und der Integration von Microsoft Purview profitieren sie von einer leistungsstarken Lösung, die sowohl ihre Herausforderungen bei der Dokumentenablage bewältigt als auch die Produktivität steigert und rechtliche Anforderungen erfüllt.

Die positiven Erfahrungen der Firma Kuhn zeigen, wie eine vollständig Cloud-basierte Lösung wichtige Abläufe erfolgreich transformieren kann. Unternehmen, die auf moderne DMS-Lösungen setzen, sind bestens dafür gerüstet, um in der digitalen Geschäftswelt auf Erfolgskurs zu bleiben. 

Sind auch Sie bereit, Ihre Dokumentenmanagement-Prozesse zu optimieren? Dann machen Sie jetzt den Schritt in die Cloud. Unsere Experten von corner4 stehen Ihnen dabei gerne mit Rat und Tat zur Seite.