Wie Ihre Abteilung bei den nächsten Audits glänzt

Mehr als 1.000.000 Unternehmen weltweit verfügen laut der ISO Survey of Certifications über eine ISO-9001 Zertifizierung und demonstrieren damit den Willen und die Fähigkeit zur kontinuierlichen Verbesserung ihrer Produkte und Dienstleistungen. Doch um den Meilenstein einer Zertifizierung nach ISO, IATF oder FDA dauerhaft zu garantieren, sind regelmäßige Audits mit einer aufwändigen Planung und Durchführung notwendig.

In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie sich optimal auf den Zertifizierungsprozess vorbereiten und mit welchen Tools und Methoden Sie beim nächsten Audit glänzen werden.

Planung des Audits

Um einen erfolgreichen Audit durchzuführen, ist eine gründliche Planung unerlässlich bei der Sie folgende Aspekte bedenken sollten:

• Umfang des Audits definieren: Bestimmen Sie, welche Unternehmensbereiche auditiert werden sollen und listen Sie die dafür notwendigen Personen auf.
• Verantwortlichen bestimmen: Bestimmen Sie einen Ansprechpartner, der die Kommunikation mit dem Prüfer verantwortet und für Fragen zur Verfügung steht.
• Aufwände ermitteln: Kalkulieren Sie die durch den Audit verursachten internen und externen Kosten für Arbeitszeit, Audit-Tools, Auditierung, Zertifizierung und Korrekturmaßnahmen.
• Zeitplan aufstellen: Planen Sie den Ablauf des eigentlichen Audits so detailliert wie möglich, um das Potenzial für Fehler und Zwischenfälle zu minimieren.
• Nachvollziehbarkeit sicherstellen: Schaffen Sie eine Struktur, mit der Sie alle Aspekte des Audits dokumentieren und den Status einzelner Maßnahmen transparent machen können.

Durchführung des Audits

Eine Umfrage des WZL der RWTH Aachen zeigt, dass die Durchführung von Audits einen Großteil des Aufwands verursacht. Der eigentliche Audit-Tag ist damit für alle Beteiligten stressig, sodass eine gute Vorbereitung umso wichtiger für einen reibungslosen Ablauf und einen erfolgreichen Audit ist.
Je nach Art des Audits bietet sich ein Rundgang durch das Unternehmen an, bei dem der Prüfer die thematisch passenden Fragen aus dem Fragenkatalog stellt und Unklarheiten direkt vor Ort geklärt werden können.
Die Ergebnisse des Audits werden in einem Bericht dokumentiert, der aufschlüsselt, inwieweit das auditierte Unternehmen den Anforderungen entspricht und wo Handlungsbedarf besteht.

Umsetzung von Maßnahmen

Werden im Rahmen des Audits Abweichungen von den Anforderungen festgestellt, sollten Sie folgende Schritte durchführen:

• Die notwendigen Maßnahmen ergeben sich aus den im Audit-Bericht identifizierten Abweichungen aufgrund der anzuwendenden Norm.
• Dokumentieren Sie jede geplante Maßnahme mit einer Bearbeitungsfrist, um den Status im weiteren Verlauf zu jedem Zeitpunkt transparent zu machen.
• Weisen Sie jeder Maßnahme eine klare zuständige Person zu und stellen Sie so Verantwortlichkeit her.
• Im Idealfall können Sie diesen Prozess mit einer digitalen Audit-Lösung automatisieren.
• Mit einer Wirksamkeitsprüfung ermitteln Sie anschließend, inwieweit die Maßnahmen den gewünschten Erfolg gebracht haben.
• Wenn die Wirksamkeitsprüfung erneut Abweichungen feststellt, müssen die Maßnahmen angepasst und der Prozess wiederholt werden.

Erfolgreiche Audits mit corner4

Mit der Lösung audit4 von corner4 können Unternehmen ihre Audits einfach und schnell organisieren und dabei Zeit und Ressourcen sparen. Die Software ermöglicht es, die verschiedenen Auditschritte wie Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung effektiv zu koordinieren und zu überwachen. Hierbei profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Zentrale Verwaltung: Verwalten Sie alle Audits in einer zentralen Software und erstellen Sie Vorlagen für die Aktenstruktur, um neue Audits schnell anlegen zu können.
• Nahtlose Integration: Die Audit-Lösung basiert auf Microsoft 365 und ist damit nahtlos in Ihre bestehende digitale Infrastruktur integriert.
• Konfigurierbar für alle Audit-Arten: Definieren Sie einfach verschiedene Fragenkataloge für relevante Zertifizierungen wie ISO-9001 oder ISO-14001 oder legen Sie eigene Fragenkataloge an, um durch die Kombination mit Standard-Fragen die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abzubilden.#
• Automatisierter Optimierungsprozess: Bei Abweichungen und Verbesserungspotenzialen wird systemseitig automatisch eine adäquate Maßnahme angelegt, welche den Handlungsbedarf und die Verantwortlichkeiten sichtbar macht.
• Systematische Qualitätskontrolle: Mit audit4 erstellen Sie grundlegende Auswertungen. Zusätzlich empfiehlt es sich, Tools wie Power BI zu verwenden, um anspruchsvollere und umfassendere Berichte zu generieren. Power BI bietet eine Vielzahl von Funktionen und Optionen, um Daten zu analysieren und in aussagekräftige Visualisierungen umzuwandeln, was eine bessere Vergleichbarkeit verschiedener Audits über einen längeren Zeitraum ermöglicht.

Fazit: So strahlen Sie bei Ihrem nächsten Audit

Der Weg zur Zertifizierung ist mit vielen Hürden verbunden und setzt regelmäßige aufwendige Auditierungen voraus, doch mit der richtigen Vorbereitung und den richtigen Tools können Unternehmen ihren Audit-Prozess organisieren und den Aufwand für eine dauerhafte Zertifizierung minimieren.

Eine moderne digitale Lösung wie audit4 hilft Ihnen bei der transparenten Darstellung Ihrer Prozesse und macht die Planung, Durchführung und Dokumentation von Verbesserungsmaßnahmen dank automatisierter Workflows so einfach wie möglich.

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