Lieferanten und Kunden in der Cloud

Externe Stakeholder, wie Kunden und Lieferanten, benötigen im Normalfall Zugriff auf bestimmte Dateien und oft ist die Cloud dafür der beste Ort. Denn dort profitieren Unternehmen von einer vorgegebenen Berechtigungsstruktur sowie einer übersichtlichen Verwaltung, welche die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern effizient und sicher macht. Wie genau Sie die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern in der Cloud realisieren können, lesen Sie in diesem Beitrag.

In 3 Schritten zur effizienten Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten

Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern erfordert eingangs eine Analyse bestehender Abhängigkeiten. Unternehmen sollten dafür folgende 3 Schritte berücksichtigen:

1. Stakeholder identifizieren: Identifizieren Sie alle Personen (intern und extern), die einen Einfluss auf Ihre Organisation oder Ihr Projekt haben könnten.

2. Funktionen priorisieren: Stakeholder nehmen in verschiedenen Graden Einfluss auf das Projekt. Evaluieren Sie daher alle Beteiligten im Hinblick auf deren jeweilige Wirkung auf das Gesamtprojekt und priorisieren Sie entsprechend die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Parteien.

3. Zusammenarbeit strukturieren: Auf Basis der Priorisierung können Sie nun Maßnahmen zur Erweiterung bzw. Beschränkung des Handlungsspielraums der verschiedenen Stakeholder entwickeln.

Und genau dafür bietet die Cloud mit all ihren Möglichkeiten genau das richtige Fundament.

Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern: 3 Vorteile der Cloud

Während die Einbindung von Kunden und Lieferanten in ein On-Premise-System oft sehr aufwendig und fehleranfällig ist, profitieren Unternehmen bei Nutzung einer Cloud Infrastruktur unter anderem von diesen 3 Vorteilen:

• Minimierung des Risikos: In der Cloud Umgebung sind verschiedene Benutzerrollen mit entsprechenden Berechtigungen systemseitig gesetzt. Dadurch verringert sich das Potenzial für Sicherheitslücken infolge einer Fehlkonfiguration.
• Reduktion des Workloads: Der Einsatz einer externen Benutzerverwaltung ist im Vergleich zu einer Inhouse-Lösung wesentlich effizienter und interne Ressourcen werden dadurch weniger stark beansprucht.
• Vereinfachung der Zusammenarbeit: Microsoft 365 ermöglicht über Links das Teilen von Dateien mit betriebsfremden Personen. Externe Stakeholder müssen auf diese Weise keine zusätzlichen Anmeldeschritte durchlaufen und Mitarbeiter können effektiver mit Kunden und Lieferanten zusammenarbeiten. Durch die transparente Darstellung externer Benutzer wird außerdem das Handling gegenüber der On-Premise-Variante deutlich vereinfacht.

Einbindung externer Stakeholder via Cloud: 3 Lösungen im Überblick

Um das volle Potenzial der Cloud auszuschöpfen, sollten Sie bei der Einbindung von Lieferanten und Kunden in Ihre Infrastruktur auf die Wahl der dafür bestgeeigneten Variante achten. Im Folgenden bekommen Sie einen Überblick der gängigen Methoden:

1. Microsoft 365 bietet von Haus aus alle Werkzeuge, um externe Stakeholder entweder als Gast-User für einen Teil der eigenen Struktur freizuschalten oder sie als neue Benutzergruppe mit eigenen Sicherheitsrichtlinien anzulegen. Dabei besteht allerdings die Gefahr, den Überblick über vergebene Gastrollen zu verlieren und Sicherheitslücken oder Konfigurationsprobleme in der Zukunft zu schaffen.

2. Für zusätzliche Sicherheit können externe Benutzer eine eigene VPN-Verbindung erhalten, sodass jeder Stakeholder auf die für ihn relevanten Projekte Zugriff hat.

3. Unabhängig von der gewählten Form ist der Zugriff externer Stakeholder auf die eigenen Systeme immer mit Risiken verbunden. Diese Risiken können Sie durch den Aufbau einer dedizierten Plattform wie Build365 ausschalten. In diesem Fall läuft die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden vollständig abgeschottet neben Ihrer eigentlichen Kerninfrastruktur.

Mein Tipp: Schützen Sie Ihre Systeme immer durch eine Multi-Faktor-Authentifizierung. Damit minimieren Sie bei jeder dieser drei Varianten das Risiko für unberechtigte Zugriffe.

Best Practice: So funktioniert`s bei newvision

Newvision entwickelt branchenspezifische Business-Lösungen für die erfolgreichen Unternehmen von Heute und Morgen. Um Kunden den Einstieg in die Cloud weiter zu erleichtern, wollte newvision ein Dokumentenmanagementsystem entwickeln, das effiziente Strukturen für die Arbeit mit unterschiedlichen Dateien schafft und eine Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Center und Microsoft Teams bildet. Eine Evaluierung potenzieller Lösungen zeigte, dass Standardanwendungen wie Zetadocs die spezifischen Anforderungen der Kunden von newvision nur mangelhaft abbilden würden. Die Entscheidung fiel daher auf eine Individualentwicklung in Zusammenarbeit mit corner4.
Als Basis der maßgeschneiderten Lösung fungiert Microsoft Teams in Verbindung mit Microsoft SharePoint. Zusammen bilden die beiden Plattformen eine effektive Struktur für die Benutzerverwaltung und sorgen dafür, dass berechtigte Personen die für sie relevanten Daten zu jeder Zeit und an jedem Ort nutzen können. Die Individualentwicklung in Zusammenarbeit mit corner4 zeigt, wie sich die Einbindung externer Stakeholder mit Hilfe moderner Cloud Lösungen im Microsoft Universum optimal strukturieren lässt, sodass alle Beteiligten gleichermaßen profitieren .

Fazit: So gelingt die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern in der Cloud

Der Zugriff von externen Stakeholdern auf die eigenen Systeme birgt immer das Risiko für Datenlücken. Das Berechtigungskonzept muss daher wasserdicht und gut durchschaubar sein. Egal ob VPN, INDIV oder externe Gaststruktur – wir unterstützen Sie gerne bei der Ausarbeitung und Umsetzung einer maßgeschneiderten Lösung. Wenn Sie jetzt gleich mehr über die Migration in die Cloud erfahren wollen, laden Sie sich unser Whitepaper herunter.