Wahl des Intranets: Fertiglösung oder INDIV?

Fertiglösung oder individuelle Entwicklung für die Umsetzung Ihres Intranets? Die Antwort ist nicht immer eindeutig, wie eine Studie der Nielsen Norman Group zeigt, denn während Fertiglösungen häufig schneller und günstiger in der Implementierung sind, sind individuelle Lösungen besser auf die spezifischen Herausforderungen von Unternehmen zugeschnitten. Gleichzeitig spielen nicht nur Kosten und Entwicklungsdauer eine Rolle bei der Wahl der richtigen Intranet Lösung, sondern auch Faktoren wie Skalierbarkeit und Anpassbarkeit in der Zukunft.

Wir werfen einen Blick auf die Möglichkeiten rund ums Intranet in Bezug auf Fertiglösungen und individuelle Entwicklungen und erklären, worauf Sie bei der Entscheidung achten sollten.

Intranet Trend: Standardisierung durch Microsoft 365

Verschiedene Anbieter von Intranet Lösungen von jungen Start-ups haben in den vergangenen Jahren an Bedeutung gewonnen, doch aus Sicht von corner4 bieten diese Fertiglösungen keinen triftigen Vorteil gegenüber dem Baukasten-Intranet am Standard von Microsoft. Mit diesem Baukasten können wir bei corner4 schnell ein individualisiertes Intranet entwickeln, das auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt und direkt mit der bestehenden Microsoft Basis integriert ist. Auch eine Mitarbeiter App als ortsunabhängiger Zugriffspunkt für die ganze Belegschaft lässt sich in der Regel mit Microsoft Bordmitteln und unternehmensspezifischen Anpassungen umsetzen. Durch den Einsatz einer SharePoint-basierten Gesamtlösung lassen sich Daten und Inhalte mit wenigen Klicks in eine mobile Mitarbeiter App übertragen, um das neue Portal für die gesamte Belegschaft zugänglich und attraktiv zu gestalten.

Individuelle Softwareentwicklung (INDIV) ist hierbei vorwiegend notwendig, um Schnittstellen für die Integration funktionaler Prozesse wie der Überstundenerfassung und dem Urlaubsantrag zu schaffen.

Intranet mit Microsoft SharePoint: Diese Lösungen gibt es

Bei corner4 entsteht Ihr Intranet auf Basis von SharePoint in Verbindung mit verschiedenen corner4 Modulen zu einem nahtlos integrierten System, das an die Bedürfnisse und Gewohnheiten der Nutzer anknüpft und den Grundstein für einen erfolgreichen Launch legt.

Daneben gibt es eine Reihe von Intranet Fertiglösungen wie Valo, Staffbase oder Powell365, die ebenfalls auf Microsoft 365 aufbauen, sich allerdings auf die  Bereitstellung einer standardisierten Intranet-in-the-Box-Erfahrung konzentrieren.

Für rein informative Intranets ist auch die Open Source Software WordPress mit einer entsprechenden Intranet Erweiterung eine kostengünstige Lösung, die bei Skalierbarkeit und Integrierbarkeit aber hinter Intranet Lösungen mit SharePoint Architektur zurücksteht.

Intranet auf SharePoint Basis: 5 wichtige Vorteile

Damit ein Intranet von den Nutzern angenommen wird, muss es möglichst reibungslos mit den existierenden Prozessen interagieren und durch die Digitalisierung von papierbasierten Prozessen wie dem Urlaubsantrag konkrete Anreize für die Nutzung schaffen. Während Individualentwicklungen eigene Schnittstellen für die Kommunikation mit dem Kernsystem benötigen, bietet eine direkt in SharePoint integrierte Lösung unter anderem diese 5 wichtigen Vorteile:

1. Anpassbarkeit
Dank des Baukastensystems kann corner4 das Intranet auf Basis von SharePoint mit wenig Aufwand an sich verändernde Geschäftsanforderungen anpassen, indem neue Funktionen integriert oder zusätzliche Anwendungen entwickelt werden.

2. Zusammenarbeit
SharePoint ist für den Aufbau des Intranets der naheliegendste Ort, da das Tool oft schon eine umfassende Plattform für die Zusammenarbeit  und den Austausch von Informationen innerhalb des Unternehmens darstellt. Mit SharePoint können Mitarbeiter gemeinsam Dokumente   in Echtzeit bearbeiten, teilen und dank der direkten Anbindung an MS Teams diskutieren, um die Produktivität unabhängig vom Standort der Mitarbeiter und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

3. Nahtlose Integration
Als Teil des Microsoft Ökosystems lässt sich SharePoint einfach in andere Microsoft Anwendungen wie Office 365, Teams und Dynamics 365 integrieren, um eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und effiziente Integration von Prozessen zu gewährleisten.

4. Hoher Sicherheitsstandard
Keine Software bietet absolute Sicherheit, doch mit jährlichen Investitionen in Milliardenhöhe in die Sicherheit Ihrer Anwendungen  ist Microsoft im Hinblick auf die Resilienz Ihrer Plattform einer der vertrauenswürdigsten Anbieter und wurde von Gartner 2022 zu einem der Marktführer im Bereich Cybersicherheit gekürt. Innerhalb von SharePoint ermöglicht ein individuell konfigurierbares Berechtigungssystem granulare Einstellungen, um den Zugriff auf Daten und Systeme nach dem Zero-Trust-Prinzip zu begrenzen.

5. Flexibilität
Ein SharePoint Intranet ist skalierbar und wächst durch die Integration neuer Funktionen und Anwendungen mit den dynamischen Geschäftsanforderungen. Eine Erweiterung der Intranet Lösung ist jederzeit auch für mehrere Standorte möglich, sodass über eine zentrale Newsverwaltung gezielt regionale Nachrichten in der passenden Sprache ausgespielt werden können.

Intranet auf SharePoint Basis: 5 wichtige Vorteile

Damit ein Intranet von den Nutzern angenommen wird, muss es möglichst reibungslos mit den existierenden Prozessen interagieren und durch die Digitalisierung von papierbasierten Prozessen wie dem Urlaubsantrag konkrete Anreize für die Nutzung schaffen. Während Individualentwicklungen eigene Schnittstellen für die Kommunikation mit dem Kernsystem benötigen, bietet eine direkt in SharePoint integrierte Lösung unter anderem diese 5 wichtigen Vorteile:

1. Anpassbarkeit
Dank des Baukastensystems kann corner4 das Intranet auf Basis von SharePoint mit wenig Aufwand an sich verändernde Geschäftsanforderungen anpassen, indem neue Funktionen integriert oder zusätzliche Anwendungen entwickelt werden.

2. Zusammenarbeit
SharePoint ist für den Aufbau des Intranets der naheliegendste Ort, da das Tool oft schon eine umfassende Plattform für die Zusammenarbeit  und den Austausch von Informationen innerhalb des Unternehmens darstellt. Mit SharePoint können Mitarbeiter gemeinsam Dokumente   in Echtzeit bearbeiten, teilen und dank der direkten Anbindung an MS Teams diskutieren, um die Produktivität unabhängig vom Standort der Mitarbeiter und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

3. Nahtlose Integration
Als Teil des Microsoft Ökosystems lässt sich SharePoint einfach in andere Microsoft Anwendungen wie Office 365, Teams und Dynamics 365 integrieren, um eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und effiziente Integration von Prozessen zu gewährleisten.

4. Hoher Sicherheitsstandard
Keine Software bietet absolute Sicherheit, doch mit jährlichen Investitionen in Milliardenhöhe in die Sicherheit Ihrer Anwendungen  ist Microsoft im Hinblick auf die Resilienz Ihrer Plattform einer der vertrauenswürdigsten Anbieter und wurde von Gartner 2022 zu einem der Marktführer im Bereich Cybersicherheit gekürt. Innerhalb von SharePoint ermöglicht ein individuell konfigurierbares Berechtigungssystem granulare Einstellungen, um den Zugriff auf Daten und Systeme nach dem Zero-Trust-Prinzip zu begrenzen.

5. Flexibilität
Ein SharePoint Intranet ist skalierbar und wächst durch die Integration neuer Funktionen und Anwendungen mit den dynamischen Geschäftsanforderungen. Eine Erweiterung der Intranet Lösung ist jederzeit auch für mehrere Standorte möglich, sodass über eine zentrale Newsverwaltung gezielt regionale Nachrichten in der passenden Sprache ausgespielt werden können.

Intranet einführen: INDIV und Fertiglösung im Vergleich

Während Fertiglösungen eine einheitliche Lösung bieten, welche die Bedürfnisse vieler möglicher Kunden abdeckt, konzentriert sich corner4 mit seinem Baukasten auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens, wodurch sich im Vergleich unter anderem folgende Gemeinsamkeiten und Unterschiede ergeben:

• Mehrsprachigkeit: Valo zum Beispiel unterstützt in der Standardversion die Lokalisierung von Inhalten in mehr als 20 Sprachen. Bei einer individuellen Intranet Lösung von corner4 müssen zunächst die Lokalisierungsfunktionen oder die lokalisierten Inhalte integriert werden. Da sowohl die Fertiglösung als auch die INDIV Entwicklung im Grundsatz auf SharePoint aufbauen, bieten sie im Prinzip allerdings dieselben Möglichkeiten für die Umsetzung eines mehrsprachigen Intranets für verschiedene Standorte, jedoch ist die Sprachwahl bei der INDIV Lösung nicht limitiert.
• Zielgesteuerte Apps: Von Kommunikations- und Hubwebsites über wichtige News aus dem Unternehmen bis zur Integration von Formularen, Yammer oder Multimedia Funktionen bietet SharePoint zahlreiche Möglichkeiten, um das Intranet unkompliziert um zielgesteuerte Anwendungen zu ergänzen.
• Entwicklungszeit: Mit einer Fertiglösung entfällt die zusätzliche Entwicklungszeit für die Anpassung des Basissystems an die Anforderungen des Unternehmens, sodass die Zeit zum Go-live in der Regel ein wenig kürzer ist als bei der Entwicklung einer maßgeschneiderten Intranet Lösung.
• Lizenzkosten: Für die neue Fertiglösung fallen zusätzlich laufende Lizenzkosten pro Monat und Mitarbeiter an, während die Lösung von corner4 mit der Microsoft Lizenz bereits abgegolten ist und der Source Code im eigenen Unternehmen liegt.
• Skalierbarkeit: Zudem ermöglicht die Lösung von corner4 jederzeit eine Erweiterung für einen einmaligen Kostenaufwand unabhängig von den Zugriffs- & Nutzerzahlen. Während die monatlichen Kosten für Intranet-in-the-Box-Lösungen mit steigenden Nutzerzahlen höher werden, fallen für die INDIV Lösung lediglich einmalige Kosten für den zusätzlichen Entwicklungsaufwand an.
• Cybersicherheit: Bei Fertiglösungen besteht immer eine gewisse Abhängigkeit vom Anbieter, der die Wartung und Weiterentwicklung übernimmt. Stellt das Unternehmen seinen Betrieb sogar ein, wird auch die Zukunft der Daten aus der Cloud fraglich, wenn nicht vorab explizite Mechanismen zur Freigabe der Daten ausgehandelt wurden, wie die UN in einer Stellungnahme zu Cloud-Verträgen und ihren Risiken bereits 2019 betonte. Mit einer individuellen Lösung auf Basis von SharePoint entstehen keine neuen Abhängigkeiten, da Sie sich weiterhin vollständig im Microsoft Ökosystem bewegen, das zudem auf eine lange und gesunde Wachstumsgeschichte zurückblicken kann.
• Individualisierbarkeit: Da Intranet Fertiglösungen eine verhältnismäßig breite Zielgruppe ansprechen und eine weitgehend standardisierte Nutzererfahrung bieten sollen, werden Schwerpunkte in der Entwicklung gesetzt und daher müssen Sie an anderen Orten gewisse Leerstellen in Kauf nehmen. Die Lösung von corner4 ermöglicht auf der anderen Seite eine exakte Anpassung des Intranets an die Bedürfnisse des Unternehmens – sowohl im Hinblick auf die Benutzeroberfläche als auch auf die integrierten Funktionen.

Fazit: Intranet – Viele Möglichkeiten für Ihr digitales Büro

Viele Fische schwimmen im Teich der Intranet Anbieter. Verlieren Sie nicht den Boden unter den Füßen, sondern melden Sie sich bei unseren Experten.

Unsere Lösung basiert auf Microsoft 365 und SharePoint, einem bewährten Branchenstandard und wir bieten Ihnen eine speziell auf Sie abgestimmte Lösung, welche einerseits am SharePoint Standard aufsetzt und andererseits exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt werden kann.

Gemeinsam entwickeln wir das Intranet für Ihre Zukunft!