Microsoft Copilot: Mit KI zu besserer Teamarbeit und höherer Produktivität

Künstliche Intelligenz (KI) ist nicht mehr der oft beschriebene “Megatrend von morgen”, sondern längst im Hier und Heute angekommen. Praktisch alle wichtigen Technologiehersteller haben bereits KI-Tools auf den Markt gebracht, die unser Leben und unseren Arbeitsalltag einfacher machen sollen. Mit dem Microsoft Copilot läutet nun der Branchenprimus aus Redmond einmal mehr eine neue Ära der KI-Revolution ein. Denn der Microsoft Copilot ist direkt in wichtige Schlüsselanwendungen von Microsoft 365 integriert, darunter Word, Excel, PowerPoint und Teams. 

Dieser Meilenstein verspricht nicht nur Effizienzsteigerungen, sondern markiert gleichzeitig einen Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie wir alle kollaborieren und produktiv arbeiten. In diesem Beitrag wollen wir uns daher ansehen, wohin die aufregende Reise mit dem Microsoft Copilot geht. Schnallen Sie sich an und bringen Sie Ihren Bürostuhl in eine aufrechte Position, wir starten …

Was ist der Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot ist ein leistungsstarkes KI-Modell, das Benutzern vielfältige Möglichkeiten bietet, ihre Arbeitsabläufe im Office-Alltag zu beschleunigen und effizienter zu gestalten. Es unterstützt zudem die schnelle und präzise Erstellung von Code, was die Produktivität erheblich steigert. Es basiert auf OpenAI’s GPT-4, wird mit Github-Code trainiert und nutzt Daten von Microsoft Graph, um die Produktivität und Kreativität von Anwendern zu fördern. Um Ähnlichkeiten zwischen Codebeispielen zu erkennen, kommt außerdem eine Methode namens “Few-shot Learning” zum Einsatz. 

Microsoft Copilot wird auf zwei verschiedene Arten bereitgestellt:

1. Als “nebenläufiges” Tool, das nahtlos in bestehende Microsoft 355 Anwendungen, wie Outlook oder Teams, eingebettet ist.

2. Durch den “Business-Chat”, der es Benutzern – ähnlich wie ChatGPT – erlaubt, via Texteingabe direkt mit dem System zu interagieren und Aufgaben zu automatisieren. 

Im Gegensatz zu ChatGPT bezieht Microsoft Copilot sein Wissen nicht nur aus öffentlich verfügbaren Daten, sondern auch aus dem umfassenden Microsoft-Universum und den spezifischen Daten des jeweiligen Unternehmens. Das bringt nicht nur für Entwickler viele Vorteile mit sich. Welche das sind, fragen wir am besten gleich den Microsoft Copilot selbst 😉

Diese Selbsteinschätzung können wir einstweilen so stehen lassen und nun einen Blick darauf werfen, wie Microsoft seinen Copilot in einzelne Microsoft 365 Anwendungen integriert.

Microsoft 365 Anwendungen mit integriertem Copilot

Mit der Integration des Copilot in die wichtigsten und weit verbreitetsten Anwendungen hat Microsoft bereits heute eine solide Basis für mehr Effizienz beim Arbeiten errichtet. Diese Microsoft 365 Anwendungen nutzen schon den Microsoft Copilot: 

• Outlook: Copilot priorisiert den Posteingang und kann automatisch personalisierte E-Mail-Antworten erstellen.
• Teams: In Teams ist der Copilot in der Lage, Meeting-Zusammenfassungen zu erstellen, unerledigte Tasks zu identifizieren und relevante Entscheidungen zu erfassen.
• Word: Bei der Dokumentenerstellung unterstützt Copilot mit ersten Entwürfen, Layout-Änderungen und intelligenten Befehlen.
• Excel: Komplexe Formeln und die Durchführung von Aufgaben werden mithilfe des Microsoft Copilot und einfachen Anweisungen automatisiert.
• PowerPoint: Bei der Präsentationserstellung hilft Copilot mit dem Einfügen relevanter Inhalte und gewährleistet Kohärenz.
• Edge Browser: Microsoft Copilot ist als Erweiterung auch in den Edge Browser integriert und unterstützt dort bei der Beschaffung von Informationen sowie der Beantwortung von Fragen. 

Bei all diesen Anwendungen setzt Microsoft ein bereits weiter oben erwähntes Feature ein: Der Copilot bezieht seine Informationen im Gegensatz zu ChatGPT nicht nur aus allgemeinen Quellen, sondern arbeitet auch mit Daten aus betriebsinternen Ökosystemen in Microsoft 365. Auf diese Weise soll das KI-Tool bessere Ergebnisse für die spezifischen Anforderungen von Unternehmen liefern. 

Die folgende Grafik illustriert die Integration von Microsoft Copilot in das Ökosystem von Microsoft 365: 

Quelle: Übersicht zu Microsoft 365 Copilot; Quelle: Microsoft Learn

Business Chat mit dem Microsoft Copilot und SharePoint-Anbindung

Der Business Chat ist eine Möglichkeit zur direkten Interaktion mit dem  Microsoft Copilot und unterstützt Nutzer beispielsweise bei Übersetzungen oder bei der Programmierung und Texterstellung. Er ist derzeit in zwei Varianten verfügbar: Als Dialogfenster in Apps oder als eigenständiger Chat in Microsoft Teams. 

Außerdem gibt es den Copilot auch als Integration in Microsoft SharePoint, wo er, basierend auf natürlicher Sprache, automatisch Seiten und Dokumente erstellen kann. Wunderdinge darf man sich derzeit allerdings noch keine erwarten. Zwar überzeugt die KI heute schon beim Anlegen von neuen Seiten und Dokumenten, bei komplexeren Aufgaben ist aber immer noch der Anwender selbst gefragt. 

Mein Tipp: Wenn Sie dem Business Chat dieselbe Aufgabe zwei Mal stellen, erhalten Sie häufig eine präzisere Antwort und können durch diese Art der Kontrolle auch etwaige fehlerhafte Informationen leichter identifizieren.

Die 3 wichtigsten Komponenten von Microsoft Copilot

Um seine komplexen Aufgaben zu orchestrieren, setzt der Copilot auf das Zusammenspiel verschiedener leistungsstarker Technologien. Nachfolgend ein kurzer Überblick zu den 3 wichtigsten Komponenten von Microsoft Copilot: 

• GPT-4 (Generative Pre-trained Transformer 4):
  Ein wichtiges Element von Copilot ist ein Large Language Model (LLM) namens GPT-4. Dieses Sprachmodell Modell wurde mit einem riesigen Datensatz aus Text und Code trainiert und verarbeitet die Eingaben der Anwender.

1. Microsoft Search:
   Copilot nutzt die Microsoft Search-Technologie, um relevante Informationen aus dem Internet, aber auch aus internen Unternehmensquellen zu finden. Nutzer erhalten so Zugang zu hilfreichen Kontextinformationen und zusätzlichen Ressourcen.
2. Microsoft Graph API:
   Microsoft Graph API ist das Kernstück hinter dem Copilot von Microsoft 365. Als Datennetz über die gesamte Plattform ermöglicht es den kontextbezogenen Zugriff auf Dateien und Kommunikationsverläufe. So werden z.B. mit Daten aus Kalender, E-Mails oder Kontakten personalisierte Vorschläge und Empfehlungen bereitgestellt, die auf die individuellen Arbeitsabläufe und Bedürfnisse des Nutzers zugeschnitten sind.
   
   Achtung: Microsoft Copilot berücksichtigt nur jene Dokumente und Dateien, für die der jeweilige Nutzer über eine Zugriffsberechtigung verfügt. Um die Möglichkeiten von Microsoft Copilot voll auszuschöpfen, ohne ein „Datenleck“ zu riskieren, sollten Sie im Vorfeld sicherstellen, dass die Berechtigungen in Microsoft 365 korrekt konfiguriert sind.

Top oder Flop: Was beim Microsoft Copilot funktioniert und was (noch) nicht

Mit dem Copilot will Microsoft den Nutzern das Leben leichter machen. In der Praxis klappt das jedoch noch nicht in allen Anwendungsfällen. Denn während der Copilot beim Coding überaus hilfreich und absolut empfehlenswert ist, überzeugt die in Office-Produkte integrierte KI noch nicht überall und die Qualität der Ergebnisse variiert je nach Aufgabenstellung. Hier meine Einschätzung, was beim Microsoft Copilot schon gut funktioniert und was nicht:

Top

• Coding (z.B. Github Copilot)
• Zusammenfassen von Inhalten

Mittelmäßig

• Formel-Erstellung in Excel
• Kalender-Einladung erstellen

Flop

• Selbstständig Fachinhalte aufbereiten
• E-Mails generieren

Wichtig ist, dass es sich dabei lediglich um eine Momentaufnahme handelt und die KI in vielen Bereichen gerade erst in den Kinderschuhen steckt. Was heute noch wie eine nette, aber unpraktikable Spielerei anmutet, wird uns schon bald die Arbeit deutlich erleichtern. Schreiben Sie daher potentiell hilfreiche Funktionen und Tools nie für immer ab, sondern wagen Sie zu einem späteren Zeitpunkt einen zweiten Blick. Es könnte sich lohnen. 

Wie hält es Microsoft Copilot mit dem Datenschutz?

Microsoft hat beim Copilot für Microsoft 365 umfassende Maßnahmen in den Bereichen Datennutzung, Datensicherheit und Compliance auf Schiene gebracht und für den EU-Datenverkehr noch zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen im Einklang mit den europäischen Datenschutzgesetzen getroffen. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Schutzbereiche und -maßnahmen: 

Datennutzung: 

• Copilot greift nur auf jene Daten zu, für die ein Benutzer auch die entsprechende Berechtigung hat, z.B. E-Mails, Dokumente, Kalender und Chats.
• Eingabeaufforderungen, Antworten und Daten aus Microsoft Graph werden nicht zum Trainieren der KI verwendet.
• Benutzer können ihren Interaktionsverlauf löschen.
• Die EU-Datengrenze wird eingehalten.
• Kunden außerhalb der EU können wählen, wo ihre Daten verarbeitet werden.

Datensicherheit:

• Microsoft verwendet umfassende Kontrollen zum Schutz von Kundendaten.
• Daten werden verschlüsselt gespeichert.
• Copilot verwendet Azure OpenAI-Dienste in Microsoft-Rechenzentren.
• Es wurden strenge physische Sicherheits-, Hintergrundprüfungs- und Verschlüsselungsmaßnahmen implementiert.
• Microsoft Purview kann zur Verwaltung des Datenzugriffs und -schutzes verwendet werden.

Compliance:

• Copilot erfüllt die bestehenden Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Verpflichtungen von Microsoft 365.
• Microsoft verpflichtet sich zu kontinuierlichen Verbesserungen im Einklang mit gesetzlichen Anforderungen.