Mitarbeiter App als Ergänzung zum Intranet

Viele Studien, wie die Flexible Working Studie 2022 von Deloitte, zeigen, dass Flexibilität und Mobilität eine entscheidende Rolle bei der Schaffung einer agilen und dynamischen Arbeitsumgebung spielen. Um auch Mitarbeiter ohne eigenen Rechner am Arbeitsplatz in die digitale Kommunikation einzubinden, empfiehlt sich daher oft eine Mitarbeiter App. Denn eine Mitarbeiter App als Ergänzung zum Intranet ermöglicht einen effizienten Austausch von Informationen und fördert die Zusammenarbeit im Unternehmen, indem sie allen Mitgliedern der Belegschaft ständigen Zugriff auf das Intranet über das eigene Smartphone geben.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine Mitarbeiter App Ihr bestehendes Intranet ergänzen kann, um die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und die Zufriedenheit der Mitarbeiter quer durch die Belegschaft zu steigern.

Ist eine Mitarbeiter App notwendig?

Viele Unternehmen setzen bereits ein Intranet auf Basis von Microsoft 365 oder eine Speziallösung eines anderen Anbieters ein, doch diese erreichen in der Regel nur die Mitarbeiter am Büroschreibtisch. Bei corner4 entwickeln wir eine mobile Mitarbeiter App auf Basis Ihrer bestehenden SharePoint Lösung und öffnen die bestehende Infrastruktur auch für Mitarbeiter im Außendienst oder der Produktion. Intranet und Mitarbeiter App erfüllen so jeweils folgende Funktionen für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen:

Intranet

• Zentrale Plattform für interne Kommunikation und Zusammenarbeit
• Bereitstellung von Informationen und Ressourcen für alle Mitarbeiter
• Möglichkeit zur Steuerung von Prozessen und Arbeitsabläufen
• Sicherer und kontrollierter Zugriff auf Unternehmensdaten
• Einfache Verwaltung von Dokumenten und anderen Inhalten
• Effiziente Organisation und Durchführung von Meetings und Schulungen
• Unterstützung der Unternehmenskultur und des Zusammengehörigkeitsgefühls

Mitarbeiter App

• Schneller Zugriff auf relevante Informationen und Ressourcen
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit und Zusammenarbeit
• Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Teams
• Unterstützung der Arbeit im Außendienst oder bei remote Arbeit
• Personalisierte Anpassung an die Bedürfnisse der Mitarbeiter
• Einfache Verwaltung von Arbeitszeit und Urlaub
• Integration von Tools und Anwendungen für die Arbeitserleichterung
• Förderung der Mitarbeiterbindung und -motivation durch Gamification Elemente und Feedbackmöglichkeiten

Ein mögliches Dashboard einer Mitarbeiter App präsentiert sich im Folgenden mit einer übersichtlichen Darstellung und einer umfassenden Auswahl an Funktionen:

5 Vorteile der Mitarbeiter App als Ergänzung zum Intranet

Mit einer Mitarbeiter App wir das Smartphone zum verlängerten digitalen Arbeitsplatz für die gesamte Belegschaft und bietet als Ergänzung zum existierenden Intranet diese 5 wichtigen Vorteile:

1. Umfassende Erreichbarkeit: Eine Mitarbeiter App ermöglicht es, alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort und der Ausstattung ihres Arbeitsplatzes zu erreichen und gewährleistet so eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen.

2. Digitalisierung von Personalprozessen: Durch die Zugänglichkeit für alle Mitarbeiter können personalbezogene Prozesse wie Urlaubsanträge einfacher digitalisiert werden, um die Effizienz in der Personalverwaltung zu steigern.

3. Verbesserung des Informationsflusses: Eine Mitarbeiter App schafft Transparenz, indem sie den Mitarbeitern einen schnellen und einfachen Zugriff auf Informationen und Ressourcen ermöglicht, minimiert dadurch den Raum für Missverständnisse und schafft den Boden für eine reibungslose Zusammenarbeit.

4. Reduktion des Verwaltungsaufwandes: Mit der Mitarbeiter App wird eine zentrale Ablage für wichtige Informationen, Arbeitsabläufe, Formulare und Anträge geschaffen, die tatsächlich von allen Mitarbeitern genutzt werden kann und so den Personalverwaltungsaufwand reduziert.

5. Beschleunigung von Prozessen: Durch die Digitalisierung papierbasierter Prozesse liegen Anträge und Unterlagen sofort nach Absenden vor und können dadurch schneller von den zuständigen Mitarbeitern bearbeitet werden.

Mitarbeiter App: Bewährte Funktionen für eine erfolgreiche mobile Anwendung

Eine Mitarbeiter App wird nur dann heruntergeladen und eingesetzt, wenn sie Funktionen bietet, die von den Mitarbeitern tatsächlich gebraucht werden. Damit die Belegschaft die Hürde zur Installation auf sich nimmt, lassen sich zum Beispiel folgende Funktionen exklusiv in der neuen App freischalten:

• Speiseplan: Durch die Bereitstellung des Speiseplans der Kantine erhalten Mitarbeiter immer einen Überblick über das zur Verfügung stehende Angebot und gibt ihnen einen Grund, täglich in das Intranet zu schauen. Das könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

• Informations-Hub: Durch die Verteilung wichtiger Updates und aktueller Nachrichten bleiben alle Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand bezüglich wichtiger Informationen und Unternehmensnachrichten und mit Push-Benachrichtigungen können auch zeitkritische oder tagesaktuelle Informationen effektiv mit der ganzen Belegschaft geteilt werden.
• Digitale Schichtplanung: Mitarbeiter können über die App ihren Schichtplan einsehen und behalten einfach ihre Arbeitszeiten im Blick. Durch eine Funktion für den digitalen Tausch von Schichten können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten flexibler gestalten und eventuelle Konflikte bei der Schichtplanung im Team lösen.
• Bereitstellung von Unterlagen: Die Mitarbeiter können über die App Lohnzettel herunterladen, Urlaubsanträge ausfüllen und Abwesenheiten eintragen, sodass Genehmigungsprozesse vereinfacht werden.
• E-Learning: Mit der Bereitstellung digitaler Lernmodule können Mitarbeiter in der App an Sicherheitsunterweisungen, Onboardings oder Weiterbildungen teilnehmen und ihren Fortschritt verfolgen.

Mitarbeiter App launchen: 5 Tipps zur Integration in bestehende Infrastruktur

Damit der Launch der Mitarbeiter App ein voller Erfolg und vom ganzen Team aktiv genutzt wird, sollten Sie bei der Planung und Umsetzung die folgenden 5 Tipps beachten:

End-to-End-Digitalisierung von Prozessen: Die Digitalisierung papierbasierter Prozesse wie Urlaubsanträgen kann nur dann ihr Potenzial entfalten, wenn auch der Rest der Prozesskette an die relevanten digitalen Systeme wie die Lohnbuchhaltung angeschlossen ist. Ohne direkte Anbindung macht die Digitalisierung ansonsten neue Kanäle notwendig, um die Dokumente zur Bearbeitung an den richtigen Ort zu transportieren.

Einzigartige Funktionen für die Mitarbeiter App: Eine Mitarbeiter App sollte exklusive Funktionen bieten, um eine vollwertige Ergänzung zum Intranet darzustellen und einen Anreiz für die Nutzung zu bieten. Beispielsweise können Schichtwechsel oder spezifische Mitarbeiterinformationen besser in der Mitarbeiter App verwaltet werden, während das Intranet für andere Aufgaben genutzt wird.

Vermeidung von Doppelungen: Durch die Nutzung einer zentralen Lösung wie Microsoft SharePoint für Intranet und Mitarbeiter App schaffen Sie eine einheitliche Oberfläche für Nutzer und zentralisieren die redaktionelle Verwaltung, um redundante Inhalte zu vermeiden.

Servicierung der Infrastruktur: Eine kontinuierliche Wartung der Mitarbeiter App minimiert das Ausfallrisiko und steigert so die Wahrscheinlichkeit für eine reibungslose Nutzererfahrung zu jedem Zeitpunkt.

Betreibung von Inhouse-Marketing: Durch eine proaktive Kommunikation vor dem Launch der App holen Sie die Mitarbeiter an Bord, können mögliche Widerstände adressieren, wertvolles Nutzerfeedback sammeln und sich flächendeckende Unterstützung für das Projekt sichern.

Fazit: Alle Mitarbeiter erreichen dank Mitarbeiter App

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes schreitet rasant voran, jedoch sind Mitarbeiter ohne festen PC-Arbeitsplatz häufig von wichtigen Intranet Ressourcen ausgeschlossen. Eine Mitarbeiter App bietet die Lösung, um die gesamte Belegschaft unabhängig vom Standort in die digitale Infrastruktur einzubinden und somit die Grundlage für eine unternehmensweite Digitalisierung papierbasierter Prozesse zu schaffen.

Mit einer Mitarbeiter App von corner4 ergänzen Sie Ihre zentral verwaltete Lösung für die Unternehmenskommunikation um einen mobilen Zugriffspunkt und binden so auch Front Line Workers in die digitale Kommunikation und Arbeitsorganisation ein.

Seien Sie Vorreiter in der digitalen Arbeitswelt und setzen Sie auf die Vorteile einer Mitarbeiter App. Mit corner4 bringen Sie Ihre Unternehmenskommunikation auf das nächste Level und schaffen eine moderne, vernetzte Arbeitsumgebung. Steigern Sie die Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens – starten Sie noch heute mit der Integration einer Mitarbeiter App.

Melden Sie sich bei uns und wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten auf, welche eine Mitarbeiter App mit sich bringt.