Mitarbeiter App: Chancen und Umsetzungsmöglichkeiten

Die notwendige Modernisierung der IT-Landschaft stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Einer Erhebung von Statista zufolge nutzten im Jahr 2022 etwa 60 Prozent aller fest angestellten Mitarbeiter ein mobiles Gerät mit Internetzugang. In den Jahren 2016 und 2018 waren die Anteile mit rund 44 Prozent bzw. etwa 48 Prozent noch deutlich geringer. Unternehmen müssen daher verstärkt neue Wege beschreiten, um die eigene Belegschaft auch in hybriden Teams zu vernetzen und mit allen notwendigen Informationen zu versorgen.

Wie Mitarbeiter Apps diese Lücke schließen und gleichzeitig die Chance bieten, grundsätzlich effizientere Prozesse und eine bessere Employee Experience zu schaffen, lesen Sie in diesem Artikel.

Was leistet eine moderne Mitarbeiter App?

Eine Mitarbeiter App bildet einen zentral gesteuerten Kommunikationskanal, mit dem Organisationen ihre interne Kommunikation digitalisieren und unter anderem diese 6 Anwendungsfälle realisieren:

• News verteilen:
  Mit Microsoft SharePoint verfügen viele Unternehmen über eine Struktur, in der Informationen über Site und Site-Collections gezielt verschiedenen Nutzergruppen und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Mit einer Mitarbeiter App erleichtern Sie den Zugang zu den jeweils relevanten Informationen, indem Sie diese gebündelt über eine mobile Benutzeroberfläche zugänglich machen.

• Termine bekanntmachen:
  Ein Meeting mit Kollegen aus anderen Abteilungen, Fortbildungen oder interne Feiern werden mit einer Mitarbeiter App schnell und einfach an alle relevanten Empfänger ausgespielt, während Rückmeldungen auf Wunsch zentral gesammelt werden. Manuelle Einladungen per Telefon oder E-Mail werden so überflüssig, während Organisatoren bequem das erhaltene Feedback einsehen und gegebenenfalls Terminänderungen o.Ä. vornehmen.

• Serviceinformationen zentral bereitstellen:
  Traditionell werden interne Informationen ohne konkreten Projektbezug gerne über informelle Strukturen weitergegeben, die mit der Entgrenzung des Arbeitsplatzes zunehmend brüchig werden. Die Mitarbeiter App macht für diese Fälle allgemeine Informationen wie Kantinen-Speisepläne, Planungslisten für die Weihnachtsfeier oder Brandschutzrichtlinien zentral verfügbar und trägt so zu einer inklusiven Kultur und einem sicheren Arbeitsplatz bei.

• Persönliche Dokumente übermitteln:
  Das Versenden persönlicher Mitarbeiterdaten wie der Gehaltsabrechnung ist nicht nur zeitaufwendig, sondern über den elektronischen Weg auch aus Sicht des Datenschutzes problematisch. Eine Mitarbeiter App ermöglicht es den Zuständigen, diese Dokumente jedem Mitarbeiter automatisiert zur Verfügung zu stellen und verhindert mögliche Compliance-Probleme, da die eventuell sensiblen Dokumente die internen Systeme nicht verlassen.

• Push-Benachrichtigungen aktivieren:
  Kurzfristige Änderungen, wie die Anpassung eines Schichtplans, benötigen kurze Informationswege, damit sie die betroffenen Personen pünktlich erreichen. Mit einer Mitarbeiter App können Unternehmen Push-Benachrichtigungen nutzen, um zeitkritische Updates möglichst schnell zu kommunizieren und so die User per akustischem Signal an projektbezogene Termine und Deadlines erinnern.

• Digitale Formulare einreichen:
  Das Formularwesen ist für alle Beteiligten zeitaufwendig und fehleranfällig. Mitarbeiter müssen Urlaubsanträge oder Investitionsanträge manuell beantragen, das Formular im System finden, ausdrucken, ausfüllen und versenden. Die Zuständigen müssen ihrerseits die erhaltenen Dokumente inhaltlich prüfen und gegebenenfalls an weitere Verantwortliche weiterreichen. Mit einer Mitarbeiter App kann die Belegschaft Urlaubsanträge und andere Formulare einfach digital einreichen. So erhält die Personalabteilung ohne zusätzlichen Aufwand einen zentralen Überblick über die Mitarbeiterverfügbarkeit zu einem beliebigen Zeitpunkt und kann auf Basis von aktuellen Daten bessere Planungsentscheidungen treffen.

4 Vorteile einer Mitarbeiter App für die interne Kommunikation

Eine Mitarbeiter App bildet eine tragfähige Brücke für die Kommunikation über alle Abteilungen und Arbeitsorte hinweg und bietet Unternehmen unter anderem diese 4 Vorteile:

1. Ortsunabhängige Informationsbereitstellung für Mitarbeiter

Ob schwarzes Brett, E-Mail oder Intranet: Mitarbeiter haben nicht zu jedem Zeitpunkt Zugang zu diesen Kanälen. Über eine Mitarbeiter App können sie hingegen alle Informationen jederzeit über ihr Smartphone oder einsehen.

2. Informationsführerschaft & Notfallsicherheit

Wichtige Entscheidungen sollten die Betroffenen im Unternehmen direkt erreichen, statt über externe Kanäle, die möglicherweise nicht akkurat berichten. Mit einer Mitarbeiter App spielen Organisationen relevante Informationen in Echtzeit aus und schaffen gleichzeitig einen effektiven Kommunikationskanal für Notfälle, zum Beispiel durch Hinterlegung der Brandschutzordnung des jeweiligen Gebäudes.

3. Vernetzung am Modern Workplace
Im hybriden Büro der Zukunft fällt die Kommunikation über informelle Kanäle als wichtiger Weg zur Vernetzung von Mitarbeitern weg. Entscheidungsrelevante Diskussionen, die Suche nach einem Fachexperten oder die Einladung zu internen Feiern lassen sich mit einer Mitarbeiter App zentral organisieren und schaffen eine Struktur, die die Belegschaft über die Anwesenheit im Büro hinaus vernetzt.

4. Verbesserung des Onboarding-Prozesses

Eine Mitarbeiter App bündelt wichtige Informationen für Neuankömmlinge an einem zentralen Ort und ermöglicht so ein besseres Onboarding, sodass Mitarbeiter von Anfang an über die Unternehmensstruktur informiert sind. Neue Teammitglieder werden dadurch optimal auf die Arbeit im Unternehmen vorbereitet und gleichzeitig die Personalabteilung entlastet.

Mein Tipp

Sparen Sie Kosten mit Individualsoftware

Standardlösungen für Mitarbeiter Apps warten mit hohen Lizenzgebühren für jeden einzelnen Mitarbeiter auf, sodass die Kosten mit dem Unternehmen skalieren. Eine individuell entwickelte Anwendung kann hingegen kaum zur Kostenfalle werden, da hier wenig bis keine zusätzlichen Lizenzgebühren bzw. Entwicklungs- und Wartungskosten anfallen.

Mitarbeiter App einführen: Standardlösung oder Individualentwicklung?

Für die Einführung einer Mitarbeiter App müssen Unternehmen nicht unbedingt eine eigene Anwendung entwickeln, sondern können auf eine der zahlreichen Drittanbieter-Lösungen zurückgreifen, die eine schlüsselfertige App liefern, die nur noch mit Inhalten und der eigenen Corporate Identity gefüllt werden muss. Allerdings zeigen diese Standardlösungen spätestens bei der Integration in eine gewachsene IT-Landschaft ihre Limitationen gegenüber Individualentwicklungen. Die meisten Anbieter sehen sich selbst als führendes System bei der News-Pflege. Bei Lösungen von corner4 hingegen können über Schnittstellen Ihre SharePoint News ausgelesen und vollautomatisch in die Mitarbeiter-App und Digital-Signage Lösung verteilt werden. Metadaten auf News-Ebene sind dabei die Basis für eine zielgerichtete Kommunikation.

Bei corner4 setzen wir generell immer an den individuellen Voraussetzungen des Unternehmens an und entwickeln auf dieser Basis eine Mitarbeiter App, die nahtlos in die bestehende SharePoint-Umgebung eingebunden ist und eine flexible Weitergabe von Daten über Systemgrenzen hinweg ermöglicht. Zusätzlich entwickeln wir die Mitarbeiter App entlang ihrer CI und sorgen so für eine konsistente User Experience über alle Informationskanäle hinweg. Dabei können wir auch für komplexere Unternehmensstrukturen problemlos verschieden gebrandete Oberflächen anhand der Unternehmenszugehörigkeit ausspielen.

Individuelle Mitarbeiter App von corner4: So funktioniert der Prozess

Nur wenn die Mitarbeiter App bestehende Workflows spürbar verbessert, wird sie von den Usern langfristig angenommen. Bei corner4 entstehen Mitarbeiter Apps daher in einem 7-stufigen Entwicklungsprozess mit regelmäßigen Review-Zyklen, der die Bedürfnisse der Anwender von Anfang an in den Mittelpunkt stellt und so die Akzeptanz für neue Technologien erhöht:

• Mock-Up:
  Jede Anwendung steht und fällt mit einem User Interface, das von der Zielgruppe intuitiv verstanden und gerne benutzt wird. Die App-Entwicklung beginnt daher mit der Konzeption der Benutzeroberfläche, mit welcher das Unternehmen eine klare Vorstellung von der Vision bekommt und gegebenenfalls korrigierend eingreifen kann.

• Kostenvoranschlag:
  Auf Basis des Mock-Ups erstellen unsere Experten einen umfassenden Kostenvoranschlag, der die wesentlichen Kostenstellen abdeckt. Nur die Kosten von komplexen individuellen Elementen, wie die Integration bestimmter Formulare, können erst zu einem späteren Zeitpunkt genau berechnet werden.

• Entscheidung für corner4:
  Wenn wir potentielle Kunden mit unserem Angebot überzeugen, ermitteln wir mit den Stakeholdern im Rahmen eines Kick-offs alle notwendigen Funktionen der Mitarbeiter App und stecken so den Rahmen für die Entwicklung ab.

• Umsetzung der App mit laufenden Feedbackschleifen:
  Nach dem Kick-off beginnt unser Team mit der App-Entwicklung. In zweiwöchigen Meetings wird der aktuelle Entwicklungsstand präsentiert und diskutiert, sodass alle Stakeholder kurzfristig Einfluss auf Funktionen und Gestaltung der Anwendung nehmen können.

• Mitarbeiter App testen:
  Abschließende Tests legen Bugs offen und validieren sämtliche Funktionen der App sowie ihrer UX-Elemente.

• Abnahme der App:
  Sobald die Testphase abgeschlossen und die App vollständig optimiert ist, geben wir sie Ihnen für die finale Abnahme frei.

• Roll-out der App begleiten:
  Nach der Abnahme begleiten wir den Roll-Out und stellen durch Anwenderschulungen sicher, dass der Launch der App zum Erfolg wird.

Gut zu wissen:

Auf Wunsch übernehmen wir zu einer vereinbarten Pauschale alle anfallenden Wartungen und Aktualisierungen und gewährleisten damit die langfristige Funktionalität Ihrer Mitarbeiter App, ohne dass Sie dafür wertvolle Inhouse-Ressourcen aufbringen müssen.

Fazit: Durch eine Mitarbeiter App die Zusammenarbeit am Modern Workplace verbessern

Eine Mitarbeiter App bietet einen zentral verwalteten Ort für die interne Unternehmenskommunikation, wo Informationen, Daten und Dokumente über Smartphone und PC für alle Mitarbeiter jederzeit ortsunabhängig zugänglich sind. Für die meisten Unternehmen ab einer gewissen Größe sind individuelle Mitarbeiter Apps nicht nur technisch und funktional einer Standardlösung überlegen, sie verursachen auch niedrigere Kosten, die unabhängig von der Anzahl der Belegschaftsmitglieder konstant bleiben. 

Mit corner4 ist Ihre Mitarbeiter App zudem nahtlos in das bestehende Microsoft-Ökosystem eingebettet, bietet nahtlose Schnittstellen zu SharePoint und M365 und ebnet so den Weg für schlanke, digitale Kommunikationsprozesse im gesamten Unternehmen.

Wenn Sie noch Fragen rund um das Thema Mitarbeiter App haben, nehmen Sie ganz einfach Kontakt mit uns auf. Wir stehen Ihnen für weitere Informationen gerne jederzeit zur Verfügung.