Der Weg zu einem effektiven Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen

In einer zunehmend komplexen und regulierten Gesundheitslandschaft gewinnt das Qualitätsmanagement mehr und mehr an Bedeutung. Der Schutz der Patientensicherheit, das Einhalten gesetzlicher Vorgaben und das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung stehen dabei im Mittelpunkt. Angesichts wachsender Anforderungen an medizinische Einrichtungen in Form immer strengerer Vorschriften sowie der gebotenen Optimierung interner Prozesse, ist ein effektives Qualitätsmanagement ohne Alternative. Es dient der zuverlässigen Einhaltung gesetzlicher Regelungen und gewährleistet zugleich eine Patientenversorgung auf höchstem Niveau. 

Eine bewährte Methode zur Bereitstellung eines praxistauglichen Qualitätsmanagements ist die hochautomatisierte Dokumentenlenkung (DML). Sie hilft medizinischen Einrichtungen dabei, sämtliche Anforderungen effizient und strukturiert zu erfüllen. In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen die Schlüsselfaktoren für ein digitales Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen vorstellen sowie die zentrale Rolle, die digitale Lösungen wie quality4 dabei spielen.

Wie die Dokumentenlenkung reibungslos funktioniert

Die Dokumentenlenkung beschreibt für gewöhnlich alle im Lebenszyklus eines Dokuments auftretenden Abläufe, wie z. B. das Erstellen und Bearbeiten, die Prüfung und Freigabe, die Verwendung, die Wiedervorlage, das Zurückziehen oder das Überarbeiten.

Damit die Dokumentenlenkung effizient und fehlerfrei abläuft, empfiehlt sich eine möglichst umfassende Automatisierung aller damit verbundenen Prozesse. Denn der Einsatz digitaler Lösungen sorgt dafür, dass jeder Schritt im Lebenszyklus eines Dokuments rollenbezogen gesteuert und vollständig nachvollziehbar dokumentiert wird. So erhalten alle Beteiligten genau jene Informationen und Aufgaben, die ihrer Rolle im Qualitätsmanagement entsprechen.

Automatisierte Workflows stellen außerdem sicher, dass Verantwortlichkeiten klar zugewiesen und zeitkritische Vorgänge zuverlässig eingehalten werden. Das erleichtert nicht nur die Konformität mit geltenden Regularien, sondern erhöht auch die Qualität der Prozesse signifikant.

5 wichtige Herausforderungen im Qualitätsmanagement medizinischer Einrichtungen

Im Qualitätsmanagement medizinischer Einrichtungen gibt es eine Vielzahl an Herausforderungen, die den reibungslosen Betrieb und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erschweren können. Gerade in einem so sensiblen Bereich wie dem Gesundheitswesen, wo Patientensicherheit und regulatorische Anforderungen oberste Priorität haben, ist eine präzise und effiziente Dokumentenlenkung unverzichtbar. Hier finden Sie 5 wichtige Herausforderungen im Qualitätsmanagement medizinischer Einrichtungen:

• Zentrale Bereitstellung von Dokumenten bei dezentraler Verantwortung:
  In medizinischen Einrichtungen müssen zentrale Abteilungen, wie beispielsweise die Pflegedirektion, wichtige Dokumente und Standards für andere Abteilungen bereitstellen. Gleichzeitig sollen diese Dokumente jedoch bei den jeweiligen Verantwortlichen verbleiben. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass die richtigen Informationen jederzeit an der richtigen Stelle zur Verfügung stehen und nach klaren Kriterien gefiltert werden können.

• Nachweispflichten gegenüber Behörden und Ämtern:
  Kliniken und Labore sind dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente regelmäßig bei Ämtern und Behörden einzureichen. Diese Dokumente dienen als Grundlage für externe Prüfungen, die sicherstellen, dass die medizinischen Einrichtungen den regulatorischen Anforderungen entsprechen. Das Qualitätsmanagement muss daher sicherstellen, dass alle notwendigen Nachweise lückenlos, korrekt und fristgerecht verfügbar sind.

• Einhaltung von ISO-Standards:
  Medizinische Einrichtungen müssen bei gelenkten Dokumenten strenge Vorgaben gemäß ISO-Standards erfüllen. Dies umfasst zum einen bestimmte Kriterien zur Kennzeichnung, zum Format und zur Prüfung und Genehmigung auf Eingang. Zum anderen regeln diese Standards auch die Verfügbarkeit bzw. Lesbarkeit von Dokumenten sowie deren Schutz vor Veränderung und Verlust. Und natürlich spielt auch hier die Nachvollziehbarkeit allfälliger Änderungen eine große Rolle.

• Nachweise über die Kenntnisnahme von Dokumenten:
  Es reicht nicht aus, Dokumente einfach nur bereitzustellen. Alle zuständigen Mitarbeiter müssen diese auch gelesen, verstanden und zur Kenntnis genommen haben. Der Nachweis dieser Kenntnisnahme ist eine zentrale Anforderung im Qualitätsmanagement, um Haftungsrisiken zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

• Effiziente Auditvorbereitung
  Im Fall einer Auditierung ist die schnelle und effiziente Bereitstellung der richtigen Dokumente eine Schlüsselanforderung. Das Qualitätsmanagement muss darauf vorbereitet sein, alle geforderten Nachweise und Dokumente unverzüglich vorlegen zu können.

IT-gestützte Effizienz: Wie digitale Lösungen das Qualitätsmanagement verbessern

Digitale Tools spielen eine zentrale Rolle dabei, das Qualitätsmanagement effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Hier finden Sie einen Überblick über bewährte Softwarelösungen für den Gesundheitsbereich. 

MultiQM auf Basis von quality4

MultiQM ist ein modulares QM-System auf Basis von quality4, das speziell für die komplexen Anforderungen von Kliniken und medizinischen Einrichtungen entwickelt wurde. MultiQM ermöglicht es, individuelle Anforderungen der verschiedenen Abteilungen einer Klinik abzudecken und so ein maßgeschneidertes Qualitätsmanagement zu implementieren, das flexibel auf spezifische Bedürfnisse eingeht.

Usability und Übersicht mit c4.forms und c4.data
Besonders die Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit sind entscheidende Faktoren für den Erfolg digitaler QM-Systeme.

• c4.forms bietet ein intuitives Interface, das es den Anwendern erleichtert, die passenden Metadaten und Beschlagwortungen für Dokumente zu vergeben.
• c4.data unterstützt die übersichtliche Präsentation von Dokumenten durch eine konfigurierbare Tabellenansicht, die – ähnlich wie SharePoint – relevante Informationen rasch auffindbar macht und einen schnellen Zugriff erlaubt.
  

SharePoint mit Integration von Muhimbi

Eine weitere Option zur Effizienzsteigerung durch digitale Lösungen ist die Integration von Muhimbi in SharePoint. Dieses Tool automatisiert die PDF-Konvertierung und das Management von Dokumentenworkflows und bietet dazu die Möglichkeit zum Anbringen von Wasserzeichen. 

Besonders praktisch ist auch das Einfügen von Zusatzinformationen, wie Freigabevermerken, direkt in der Fußzeile eines Dokuments. So wird sichergestellt, dass alle wichtigen Freigabeinformationen klar und sichtbar auf den Dokumenten selbst vermerkt sind. Das erleichtert nicht nur den Prüfprozess und die Auditvorbereitung erheblich. Das gesamte Qualitätsmanagement wird damit effizienter, sicherer und transparenter.

Wie der Einsatz dieser digitalen QM-Lösungen später in der Praxis überzeugt, sehen wir uns nun bei einem unserer Kunden an.

Genial digital: Das Klinikum Wels-Grieskirchen und die Umsetzung von MultiQM

Ein hervorragendes Beispiel für die erfolgreiche Implementierung eines modernen Qualitätsmanagementsystems ist das Klinikum Wels-Grieskirchen. Bereits 2018 wurde dort in der Labordiagnostik und Blutbank ein Software-Tool eingeführt, das die Revisionierung, Verteilung, Überarbeitung, Ablage, Prüfung und Freigabe von Dokumenten und Formularen zuverlässig steuert.

Auf Basis von SharePoint, Entwicklungen wie quality4, c4.forms, c4.data sowie der Muhimbi PDF-Lösung haben wir ein MultiQM-System konzipiert, das mittlerweile im ganzen Klinikum eingesetzt wird. Es bietet eine saubere Abgrenzung von QM-Bereichen und ermöglicht die Verteilung von Verantwortlichkeiten, was besonders für die ISO-Zertifizierung und Audits von zentraler Bedeutung ist. Durch die intuitive Kachel-Navigation ist die Anwendung für Mitarbeiter aller Ebenen leicht bedienbar. 

Das beeindruckende Ergebnis: Das Klinikum Wels-Grieskirchen profitiert von einem umfassenden Qualitätsmanagementsystem mit einem modernen Webinterface und einer klaren Struktur, das sich in allen Abteilungen effizient nutzen lässt. Unsere Lösung unterstützt bei der Etablierung einer neuen Dokumentenlenkungskultur und gewährleistet dabei die langfristige Einhaltung höchster Qualitätsstandards.

Fazit: Die Zukunft des Qualitätsmanagements im Gesundheitswesen ist digital

In einer zunehmend komplexen Gesundheitslandschaft ist ein effektives Qualitätsmanagement unverzichtbar, um die Patientensicherheit zu gewährleisten und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Die hochautomatisierte Dokumentenlenkung stellt dabei eine bewährte Methode dar, um alle Anforderungen effizient und strukturiert zu erfüllen. Das Beispiel des Klinikums Wels-Grieskirchen zeigt eindrucksvoll, wie digitale QM-Systeme auf Basis des Microsoft-Ökosystems und kluge Individualentwicklungen die Dokumentenlenkung revolutionieren und die Qualität der Patientenversorgung nachhaltig verbessern.

Als Microsoft-Spezialist verfügen wir über fundierte Expertise zu den wichtigsten Technologien zum Aufbau eines überzeugenden Qualitätsmanagements. Und wir haben moderne Softwarelösungen wie quality4 entwickelt, die speziell auf die komplexen QM-Anforderungen von Kliniken zugeschnitten sind. Mit unserer langjährigen Erfahrung in diesem sensiblen Bereich ist corner4 Ihr verlässlicher Partner für die Umsetzung eines effektiven Qualitätsmanagements im Gesundheitswesen. 

Sind Sie bereit für besseres Qualitätsmanagement? Dann vereinbaren Sie gleich jetzt einen unverbindlichen Kennenlerntermin mit unseren Experten. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!