Digitales Qualitätsmanagement: 5 einfache Anwendungsfälle
Mehr Effizienz, höhere Produktivität, bessere Kundenerlebnisse: Ein digitales Qualitätsmanagement verspricht viele Vorteile. Wir erklären anhand 5 konkreter Beispiele aus der Praxis, wie ein modernes Qualitätsmanagementsystem Ihnen helfen kann, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen, um systematisch bessere Ergebnisse zu erzielen und das Unternehmen nachhaltig und zukunftsfähig zu machen.
Anwendungsfall #1: Abwicklung von Audits
Bei älteren Dokumenten kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten, wer das Dokument bereits bearbeitet hat, welche Änderungen vorgenommen wurden und wer für welche Schritte verantwortlich ist. Dies kann zu Verzögerungen und ineffizienten Abläufen führen.
Ein Beispiel hierfür wäre eine neue aufgesetzte Brandschutzverordnung, welche von allen Mitarbeitern unterschrieben werden muss. Ohne zentrale Übersicht weiß der Verantwortliche nicht, wer das Dokument bereits unterzeichnet hat und kann so schwer Einfluss auf die Durchlaufzeit nehmen.
Digitaler Need:
Eine digitale Ablage bietet einen zentralen Überblick über den Bearbeitungsstand verschiedener Dokumente, sodass die Verantwortlichen gegebenenfalls Maßnahmen zur Beschleunigung des Prozesses entwickeln können. Durch die Integration einer elektronischen Signatur liegen alle Unterschriften sofort im System vor, sodass die Verantwortlichen sich über die Software automatisch einen aktuellen Bericht zur Anzahl der Unterzeichner ausgeben lassen und Erinnerungen mit wenigen Mausklicks aussenden können.
Anwendungsfall #2: Delegation von Aufgaben
Die Delegation und Abwicklung von Aufgaben erfolgt in vielen Unternehmen über E-Mails, was zu einem Mangel an Überblick führen kann. Insbesondere bei komplexeren Aufgaben, die mehrere Beteiligte betreffen, kann es leicht zu Chaos und Verwirrung kommen.
Digitaler Need:
Durch die strukturelle Gliederung mithilfe eines zentralen Aufgabenmanagements, welches auf Basis SharePoint erfolgt, wird die Verteilung klar geregelt und offen gelegt. Die Kommunikation wird dabei durch automatische Benachrichtigungen wesentlich erleichtert.
Anwendungsfall #3: Übersicht im Archiv
Jedes Unternehmen in Österreich muss geschäftliche Dokumente mindestens sieben Jahre aufbewahren, in Branchen wie der Luftfahrt gelten noch längere Fristen von bis zu 30 Jahren. Ein papierbasiertes Archiv geht so mit einem steigenden Platzbedarf einher, bindet viele Ressourcen für die Verwaltung und erschwert die Recherche nach spezifischen Informationen.
Digitaler Need:
Mit einer digitalen Ablage können Unternehmen ihre historischen Daten leichter auffindbar machen, indem sie umfassende Filter- und Suchfunktionen implementieren. Dies kann Zeit und Ressourcen sparen und es den Benutzern ermöglichen, schnell und einfach auf spezifische Informationen zuzugreifen, ohne dass sie physische Dokumente durchsuchen müssen.
Darüber hinaus ermöglicht ein digitales Archiv eine sichere Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, die vor Verlust, Diebstahl oder Beschädigung geschützt sind. Digitale Dokumente können auch schneller und einfacher geteilt werden, was die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern erleichtert und die Produktivität erhöht. Des Weiteren macht dies bei einem möglichen Audit einen guten Eindruck nach außen.
Anwendungsfall #4: Automatisierung bei der Dokumentenentsorgung
Nicht nur die Archivierung von Dokumenten, sondern auch die Entsorgung nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten ist ressourcenaufwendig und muss in einem analogen Archiv händisch durch Mitarbeiter oder einen externen Dienstleister erledigt werden.
Digitaler Need:
Die Standardisierung und Digitalisierung des Archivs erlaubt die Entwicklung automatisierter Löschroutinen, um den Aufwand für die Dokumentenentsorgung im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften zu minimieren.
Anwendungsfall #5: Konvertierung in PDF
Oftmals werden Arbeitsanweisungen von den Verantwortlichen in Handarbeit verfasst und dem Mitarbeiter als Word-Dokument zur Verfügung gestellt. Die manuelle Konvertierung von Textdokumenten ist zeitaufwendig und birgt ein hohes Risiko für Fehler. Im Vergleich dazu bieten PDF-Dateien den Vorteil, dass sie unveränderbar sind und mit einem Stempel oder einer Unterschrift versehen werden können.
Digitaler Need:
Eine digitale Lösung konvertiert Word-Dateien automatisch in eine PDF-Datei und erlaubt das Stempeln und Signieren per Knopfdruck, sodass die Durchlaufzeit von Dokumenten insgesamt sinkt. Mit dieser Funktion können auch automatisch einheitliche Kopf- und Fußzeilen als Wasserzeichen am Dokument angebracht werden. Dadurch wird nicht nur das Dokument optisch aufgewertet, sondern es entsteht auch ein einheitliches Erscheinungsbild, das Professionalität ausstrahlt.
7 Vorteile eines digitalen Qualitätsmanagements
Das Qualitätsmanagement ist eng mit den Prozessen im Unternehmen verwoben, sodass vielen Entscheidern die Digitalisierung als Risiko erscheint. Vor dem Hintergrund einer wachsenden Konkurrenz in allen Branchen bietet die Digitalisierung des Qualitätsmanagements allerdings unter anderem diese 7 wichtigen Vorteile:
1. Gesteigerte Nachhaltigkeit: Im Hinblick auf die Umweltfreundlichkeit bieten digitale QM Lösungen vielfältige Benefits :
Weniger Energieverbrauch: Digitale Systeme benötigen im Durchschnitt weniger Energie als die physische Speicherung in Lagerräumen und Aktenschränken. Gleichzeitig investiert der Cloud-Anbieter Microsoft massiv in die Senkung des Energieverbrauchs und will seine Rechenzentren bis 2025 zu 100 Prozent mit erneuerbaren Energien betreiben.
Vermehrte Remote-Arbeit: Ein digitales Qualitätsmanagement erlaubt Mitarbeitern unabhängig von Ort und Zeit wichtige Dokumente aufzurufen und so aus dem Home Office oder von der Geschäftsreise aus zu arbeiten. Dadurch müssen Mitarbeiter seltener Anfahrtswege zurücklegen, die wiederum Ressourcen verbrauchen und CO₂ freisetzen.
Reduzierter Papierverbrauch: Jeder Österreicher verbraucht im Durchschnitt 223 Kilogramm Papier pro Jahr, welches hergestellt und wieder entsorgt werden muss, sodass hohe CO₂-Emissionen über die Lebensdauer eines Dokuments anfallen. Ein digitales QM ersetzt viele Papierdokumente durch digitale Äquivalente, reduziert den Papierbedarf im Unternehmen und trägt so zu einer Senkung der durch Papier verursachten Emissionen bei.
2. Verringerte Durchlaufzeiten: Durch ein digitales QM-System lassen sich zeitaufwendige Freigabeprozesse durch automatisierte Workflows effizienter gestalten, um die Durchlaufzeit gegenüber papierbasierten Prozessen zu verringern.
3. Verbesserte Effizienz: Durch eine zentrale Übersicht über die Prozesslandschaft lassen sich ineffiziente Prozesse schneller identifizieren und dank vorliegender Daten zielgerichtet optimieren.
4. Optimierte Entscheidungsfindung: Durch die zentrale Erfassung der Prozessdaten entsteht ein umfassendes Bild des Ökosystems, aus dem sich Insights für Entscheidungen und die Optimierung von Geschäftsabläufen ableiten lassen.
5. Verbesserte Reputation: Die Digitalisierung des Qualitätsmanagements sendet gegenüber Kunden und Stakeholdern die Veränderungsbereitschaft und Agilität im Interesse möglichst qualitativ hochwertiger Produkte und Dienstleistungen. Ein digitales QM kann so die Reputation des Unternehmens verbessern und als Alleinstellungsmerkmal zu einer starken Positionierung gegenüber den Wettbewerbern beitragen.
6. Gesteigertes Engagement der Mitarbeiter: Ein digitales Qualitätsmanagement ist direkt mit den Arbeitsabläufen am digitalen Arbeitsplatz verzahnt, vermittelt dadurch ein klares Verständnis für Rollen und Verantwortlichkeiten und befähigt die Mitarbeiter, die Qualität ihres Outputs selbstständig zu verbessern.
7. Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften: Ein digitales Qualitätsmanagement gibt eine enge Struktur vor, innerhalb der gesetzliche und behördliche Anforderungen einfach erfüllt werden können, sodass das Risiko für Bußgelder und Klagen durch Verstöße minimiert wird.
Fazit: Digitales QM für die individuellen Needs Ihres Unternehmens
Die Digitalisierung des Qualitätsmanagements bietet vielfältige Potenziale, um Prozesse effizienter zu gestalten, Durchlaufzeiten zu verringern und den Verwaltungsaufwand für papierbasierte Archivierung zu senken. Um diese Potenziale zu realisieren, sollte ein digitales Qualitätsmanagement auf die spezifischen Needs des Unternehmens zugeschnitten und gleichzeitig flexibel und skalierbar sein.
Sprechen Sie mit unseren Experten über die Möglichkeiten und machen Sie den digitalen Fortschritt für Ihre Angestellten erlebbar!
