Mit Microsoft 365 zur perfekten SharePoint User Experience

Microsoft SharePoint bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten für Anwender und Power-User. Sei es mit dem Design einfacher Webpages, dem Aufbau von Dokumentenbibliotheken oder der Erstellung verschiedener Listen und den dazugehörigen Formularen zur Verarbeitung der Metadaten. Ohne technische Fähigkeiten währt die Freude über das enorme Potential von SharePoint aber oft nur kurz. Denn auch wenn alle notwendigen Daten grundsätzlich vorhanden sind, kann der gewöhnliche Anwender das vollständige Potential aufgrund von Usability-Einschränkungen oft nicht komplett ausschöpfen.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen die vielfältigen Frontend-Anpassungsmöglichkeiten in Microsoft SharePoint vorstellen. Von einfachen Standard-List-Forms über anspruchsvollere Technologien wie Microsoft Power Apps bis hin zu individuellen SPFx-Implementierungen, die kaum einen Wunsch offen lassen, die SharePoint User Experience verbessern und die Akzeptanz bei den Endanwendern dadurch teils deutlich steigern. Lernen Sie alle wichtigen Tools kennen, die Microsoft 365 zu bieten hat und mit welchen davon Sie Ihre individuellen Prozesse optimal gestalten.

Überblick über Formulartechnologien in SharePoint

SharePoint fungiert oft als Datendrehscheibe und zentrale Einstiegsstelle für diverse Unternehmenslösungen im Microsoft-365-Ökosystem. In vielen Fällen besteht die Anforderung, strukturierte Daten zu verwalten. Microsoft SharePoint bietet dafür eine Reihe nützlicher Formular- und Anwendungstechnologien:

• SharePoint Standard
  Mit Microsoft Lists, dem Nachfolger von SharePoint Standard Listen, können Anwender sowie Power-User Listen und Dokumentenbibliotheken definieren und die Feld-Eigenschaften (Metadaten) flexibel konfigurieren. Es gibt bereits im Standard einige Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten.

• Low-Code:
  Als Low-Code-Plattform spielt Power Apps eine wesentliche Rolle bei der Verbesserung der SharePoint User Experience. Nutzer können damit ohne tiefgehende Programmierkenntnisse benutzerdefinierte Anwendungen erstellen, die nahtlos in die SharePoint-Oberfläche integriert werden. Diese anpassbaren Apps ermöglichen die Automatisierung von Workflows sowie die Optimierung von Geschäftsprozessen. Endnutzer profitieren so von einer reibungslosen und personalisierten Interaktion mit der SharePoint-Plattform, die an ihre individuellen Bedürfnisse und Aufgaben angepasst ist.

• Pro-Code:
  Durch die Nutzung von Pro-Code-Anwendungstechnologien wie SPFx (SharePoint Framework Extensions) oder SharePoint Embedded können Entwickler maßgeschneiderte Lösungen implementieren, die spezifischen Anforderungen und komplexen Geschäftsprozessen gerecht werden. Diese Tools ermöglichen es, die Funktionalitäten von SharePoint über die Standardwerkzeuge hinaus zu erweitern und benutzerdefinierte Features zu integrieren.

Als integraler Bestandteil der Microsoft 365-Welt bieten diese Technologien eine konsistente und komfortable User Experience nicht nur in SharePoint, sondern über alle Kanäle hinweg, beispielsweise in MS Teams. Benutzer können damit ohne einen Kontextwechsel in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung bleiben und dennoch von den Vorteilen einer optimierten SharePoint User Experience profitieren, was sich wiederum positiv auf die Benutzerakzeptanz und die Arbeitsproduktivität auswirkt. 

UX Anpassungsmöglichkeiten in SharePoint Standard

In diesem Abschnitt finden Sie eine Übersicht der für die SharePoint User Experience wichtigsten Features und Anpassungsmöglichkeiten von SharePoint Standard und Microsoft Lists (New Form Experience).

SharePoint Standard

SharePoint ist eine zentrale Plattform zur Verwaltung und Organisation von Daten in Listen (technische Metadaten) und Dokumentenbibliotheken (Dateien). Die Plattform ist äußerst flexibel und eignet sich für eine Vielzahl von Aufgaben – vom Aufbau einfacher Intranet-Seiten bis hin zu komplexeren Unternehmensanwendungen.

Wichtige Features von SharePoint Standard:

• Felder können je Content-Typ angepasst werden
• Spalten lassen sich je nach Bedarf ein- und ausblenden bzw. in die gewünschte Reihenfolge bringen
• Anpassungsmöglichkeiten über JSON Formatting 

Microsoft Lists (New Form Experience)

Listen sind eine einfache und flexible Möglichkeit für die Erfassung und Verwaltung von Informationen. Das noch relativ neue Microsoft Lists verfügt über eine verbesserte Benutzeroberfläche und zusätzliche Funktionen zur Optimierung der Datenerfassung. Und das praktisch ohne jede Einstiegshürde.

Wichtige Features von Microsoft Lists (New Form Experience):

• Informationen sammeln, ohne Liste „freizugeben“
• Funktion ähnlich wie Microsoft Forms, aber Daten liegen zentral auf SharePoint

Vorteile:

• Befüllung von Formularen erfolgt einfach über einen Link
• unkomplizierte Gestaltungsmöglichkeiten, wie das Ein- und Ausblenden von Spalten sowie deren beliebige Reihung

Nachteil:

• die erste Version ist noch nicht sehr ausgereift 
• aktuell ist keine Integration von Logiken möglich, nur reine Texteingaben
  

UX Anwendungstechnologien: Low-Code

Low-Code-Anwendungstechnologien, wie Power Apps, revolutionieren die Entwicklung von Softwareanwendungen, indem sie es ihren Nutzern ermöglichen, Applikationen mit minimalem Programmieraufwand zu erstellen. Diese Technologien bieten benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Oberflächen und vorgefertigte Komponenten, die sowohl technisch versierten als auch weniger erfahrenen Anwendern die Möglichkeit geben, schnell und effizient individuelle Lösungen zu entwickeln.

Microsoft Power Apps

Als Teil der Microsoft Power Platform ist Power Apps eines der führenden Tools im Bereich der Low-Code-Anwendungstechnologien. Power Apps ist nahtlos mit anderen Microsoft-Diensten kompatibel und ermöglicht die Entwicklung maßgeschneiderter Anwendungen für die SharePoint-Benutzeroberfläche, auch ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse. 

Ein grundsätzliches Verständnis technischer Zusammenhänge sowie der Microsoft 365-Infrastruktur ist aber dennoch notwendig, um effizient mit Power Apps arbeiten zu können. Im Vergleich zu Microsoft Forms oder Microsoft Lists (New Form Experience) ist die Lernkurve hier steiler, allerdings wesentlich geringer als bei Pro-Code-Lösungen, auf die ich später noch eingehen werde. 

Mein Tipp: Um kostspielige Sekundärprobleme wegen suboptimaler Lösungen zu vermeiden, sollten sich unerfahrene Anwender die Unterstützung eines erfahrenen IT-Partners holen. Und zwar auch dann, wenn sie mit Power Apps auf den ersten Blick in der Lage sind, ihre aktuelle Anforderung selbst umzusetzen. 

Wichtige Features von Power Apps:

• ermöglicht hochgradig maßgeschneiderte Anwendungen
• mehrere Templates
• nahtlose Integration in Microsoft 365
• Wiederverwendbarkeit durch Komponenten und Libraries / PCF
• Datenquellen und API Management
• Offline-Fähigkeit (Plattformübergreifend)
• Automatisierungen mit Power Automate
• visuelle Entwicklungsumgebung
• laufende Verbesserungen durch Microsoft

Power Apps User Experience: Classic vs Modern Controls

In Power Apps gibt es zwei Hauptansätze für die Gestaltung und Nutzung von Steuerungselementen wie Schaltflächen oder Eingabefelder: die klassischen Controls und die modernen Controls. Beide Ansätze haben ihre eigenen Vor- und Nachteile, die sich in verschiedenen Aspekten der Benutzererfahrung äußern. 

• Classic Controls:
  Die klassischen Steuerelemente in Power Apps bieten einen großen Funktionsumfang und sind technisch ausgereift, wodurch sie viele funktionale Anforderungen erfüllen. Allerdings fügen sie sich optisch nicht immer nahtlos in die Benutzeroberfläche von SharePoint ein. Diese Steuerelemente wirken dann wie ein Fremdkörper, da sie nicht im gleichen Stil gestaltet sind. Farben und Schriftbild passen nicht harmonisch zu SharePoint und vermitteln so den Eindruck einer uneinheitlichen Benutzererfahrung.
• Modern Controls:
  Die modernen Steuerelemente in Power Apps sind so gestaltet, dass sie optisch perfekt in die restliche SharePoint-Umgebung passen. Sie basieren auf dem Fluent 2 Design-System, das auch in Teams und SharePoint verwendet wird und übernehmen dessen Farbschema. Dies sorgt für eine einheitliche und ansprechende Benutzererfahrung. Ein Nachteil der Modern Controls ist jedoch, dass sie noch nicht vollständig ausgereift und noch nicht alle Properties implementiert sind. Einige Eigenschaften und Funktionen sind noch in Arbeit und befinden sich erst im Vorschau-Stadium.
  

UX Anwendungstechnologien: Pro-Code

Pro-Code-Technologien, wie SPFx (SharePoint Framework Extensions) oder SharePoint Embedded, sind leistungsstarke Frameworks im Microsoft 365-Universum, mit denen Anpassungen und Erweiterungen der SharePoint User Experience realisiert werden können.

SPFx (SharePoint Framework Extensions)

Das SharePoint Framework (SPFx) ist eine vielseitige Entwicklungsplattform, die es erfahrenen Programmieren ermöglicht, maßgeschneiderte Lösungen für SharePoint zu entwickeln, die sich nahtlos in die bestehende Umgebung integrieren. 

SPFx im Überblick:

• SPFx ist keine Formulartechnologie, sondern ein Framework für Microsoft 365 Erweiterungen
• maßgeschneiderte Anpassung der SharePoint-Benutzeroberfläche
• clientseitige Entwicklung
• basiert auf Technologien wie TypeScript, HTML und CSS
• dem Entwickler obliegt die Auswahl des JavaScript-Frameworks: Plain JS, Angular JS, React, VUE.js etc. 
• Entwickler haben stets die volle Kontrolle über den Code
• tiefe Integration in Microsoft 365 (SharePoint, Teams, …)
• kein visueller Editor, Entwickler müssen selbst programmieren

Mein Tipp: Die Community stellt Entwicklern umfassende Best Practices (PnP) und Komponenten-Frameworks (Fluent UI) zur Verfügung, um Benutzeroberflächen konsistent und funktional zu gestalten, ohne grundlegende UI-Komponenten, wie z.B. Textfelder, neu programmieren zu müssen.

SharePoint Embedded

SharePoint Embedded ermöglicht die nahtlose Integration von SharePoint-Inhalten und -Funktionen in andere Anwendungen und Websites, sodass Benutzer auf relevante Informationen zugreifen können, ohne die aktuelle Anwendung zu verlassen. Im Gegensatz zu SPFx, wo für Anwender sichtbar bleibt, dass sie mit SharePoint arbeiten, agiert SharePoint bei SharePoint Embedded Anwendungen jedoch komplett verdeckt im Hintergrund. Dies erlaubt eine vollständig maßgeschneiderte Benutzererfahrung, während SharePoint lediglich als unsichtbare Backend-Datenquelle fungiert.

Übrigens: Microsoft hat diese Anwendungstechnologie schon mehrmals umbenannt. Lassen Sie sich also nicht verwirren, wenn von SharePoint Repository Services oder Syntex Repository Services die Rede ist. Gemeint ist dabei immer SharePoint Embedded. Zumindest bis zur nächsten Namensänderung 😉

Wichtige Features von SharePoint Embedded:

• konzipiert als Unified Content Platform, um alle Dokumente einer Organisation an zentraler Stelle zu sammeln und Datensilos zu vermeiden 
• geeignet für Business-Apps (maßgeschneidert für die individuellen Anforderungen eines bestimmten Unternehmens) und ISVs-Apps (Branchenlösungen)
• Partition im Microsoft 365 Tenant
• basierend auf Microsoft Cloud mit M365 Security und Compliance
• Auch Microsoft selbst verwendet bereits diese Technologie: MS Designer und Loop verwenden SharePoint Embeddedt 

Wir haben gesehen: Microsoft 365 bietet praktisch grenzenlose Möglichkeiten für die Optimierung der SharePoint User Experience. (Microsoft selbst verwendet übrigens SharePoint Embedded bereits in den Tools MS Designer und Loop.) Aber welches Tool eignet sich nun konkret für welche Anforderung? Das hängt immer vom jeweiligen Einzelfall ab. Im nächsten Abschnitt habe ich einige Fragen zusammengestellt, die Sie als Entscheidungshilfe heranziehen können. 

7 Auswahlkriterien für das passende Tool zur Optimierung der SharePoint User Experience

Bei der Auswahl des des passenden Tools zur Optimierung der SharePoint User Experience helfen Ihnen die folgenden 7 Auswahlkriterien: 

1. Wo sollen die Daten gespeichert werden und welche Möglichkeiten bieten Optionen wie On Premises, Cloud oder Hybrid Cloud? 
2. Wer und wie viele Personen verwenden die Formulare und Anwendungen und welche Lizenzierungen brauche ich dafür? 
3. Von wo und mit welchen Clients bedienen die User die Formulare und Anwendungen? 
4. Wer soll Anpassungen vornehmen können – nur erfahrene Entwickler oder auch einfache Anwender? 
5. Ist das Formular ein „individueller Use-Case“ oder nur ein kleiner Teil des „Big-Picture“? 
6. Welche Datenmengen werden erwartet? 
7. Eignet sich das von mir gewählte Tool auch langfristig für die Abbildung meiner Anforderungen?

Wenn Sie sich mit diesen Fragen eingehend auseinandersetzen, noch bevor Sie ein Tool für die Optimierung der SharePoint User Experience auswählen, werden Sie bessere Ergebnisse erzielen. Und zwar ganz gleich, ob Sie und Ihr Team sich selbst um die Umsetzung kümmern oder ob Sie sich Unterstützung von einem erfahrenen Experten holen. Denn je klarer und umfassender Sie Ihre Anforderungen definieren, desto eher werden Sie oder Ihr IT-Partner die richtige Wahl treffen und einen Lösungsweg finden, mit dem Sie auch für zukünftige Anforderungen gerüstet sind. 

Fazit: Mit dem richtigen Know-how zur perfekten SharePoint User Experience

Microsoft 365 bietet eine nahezu grenzenlose Auswahl an Möglichkeiten, um die SharePoint User Experience bis ins kleinste Detail zu optimieren. Von standardmäßigen Anpassungsfunktionen über Low-Code-Lösungen wie Power Apps bis hin zu fortgeschrittenen Pro-Code-Technologien wie SPFx, steht Ihnen ein umfassender Werkzeugkasten zur Verfügung. Die Stärke von SharePoint liegt in seiner Flexibilität und der tiefen Integration innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems, wodurch nahezu jede Customizing-Anforderung problemlos abgebildet werden kann. 

Die Herausforderung besteht daher nicht in den technischen Möglichkeiten, sondern im Wissen um die geeigneten Tools und deren effektive Nutzung. Mit dem richtigen Know-how können Sie Ihre SharePoint-Benutzeroberfläche perfekt auf Ihre Bedürfnisse abstimmen und so eine erstklassige SharePoint User Experience schaffen.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung oder bei der Auswahl der passenden Tools? Gerne stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Vereinbaren Sie dafür jetzt einfach einen Termin mit unseren Experten. 

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