Tools für ein modernes Intranet in M365

Bei der Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes besteht vielfach großer Handlungsbedarf, insbesondere auch bei der internen Kommunikation. So gaben ganze 72 Prozent der befragten Unternehmensvertreter an, dass sich Remote Working negativ auf den Informationsaustausch in ihrem Betrieb auswirkt. Es fehlt an informellen Kommunikationskanälen und an einem verbindenden Ort, sodass viele Firmen neue Wege suchen, um Informationen effektiv zu verteilen und die internen kommunikativen Prozesse zu strukturieren.

Bei der Umsetzung eines modernen Intranets können Unternehmen auf ein wachsendes Angebot an Fertiglösungen zurückgreifen, die eine schnelle Implementierung versprechen. Demgegenüber stehen individuelle Softwareentwicklungen “from Scratch” oder Applikationen im Microsoft Ökosystem, das ebenfalls leistungsstarke Werkzeuge für den Aufbau eines Intranets bietet. Aber was ist die bessere Wahl? Eine Best-of-Breed-Lösung mit Drittanbieter-Software oder ein maßgeschneidertes Intranet mit Microsoft 365? Lesen Sie in diesem Artikel, welche Anbieter von Standardlösungen beliebt sind und welche Vor- und Nachteile diese zu einem Intranet mit SharePoint haben.

Best-of-Breed: 6 Fertiglösungen für Intranet und Mitarbeiter Apps im Überblick

Der Zugang zum Intranet über eine App ist mithilfe eines SharePoint Konnektors technisch relativ einfach umzusetzen und bietet durch die Verknüpfung eine höhere Reichweite der internen Inhalte. Denn eine Mitarbeiter-App stärkt die Teilhabe von Team-Mitgliedern aus allen Abteilungen an den internen Kommunikationsprozessen, auch wenn sie über keinen PC-Arbeitsplatz verfügen. Auf dem Markt für fertige Mitarbeiter-Apps finden Unternehmen unter anderem diese drei beliebten Anbieter:

1. Staffbase: Der Anbieter von Kollaborationssoftware bietet die Erstellung einer in Design und Inhalt individualisierbaren Mitarbeiter-App, die von der Belegschaft dann im App-Store heruntergeladen werden kann 
2. D.Velop: Mit der Lösung für Mitarbeiter-Apps von D.Velop können sowohl Mitarbeiter als auch externe Partner in verschiedene Kommunikationskanäle eingebunden werden. Zudem bietet die Lösung eine schöne Bandbreite an HR-Prozessen, die sich digital abbilden lassen. Die Daten werden außerdem DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren gehostet. 
3. Lolyo: Die Lösung des österreichischen Anbieters stellt die Mitarbeiterzufriedenheit in den Mittelpunkt. Neben einem individuellen Design bietet die Software ein integriertes Motivationssystem, mit dem Unternehmen die Bindung von jedem einzelnen Teammitglied stärken können.

Während Mitarbeiter-Apps der ganzen Belegschaft unabhängig vom Standort oder Arbeitsplatz den Zugriff auf wichtige Neuigkeiten und Informationen ermöglichen, fungiert das Intranet einerseits als Knotenpunkt der internen Informationsverteilung und andererseits als Schnittstelle für dokumentenbezogene Prozesse und den abteilungsübergreifenden Datenaustausch. Folgende Anbieter sind momentan wohl am bekanntesten:

1. Haiilo: Diese cloudbasierte Lösung, zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche und eine starke Fokussierung auf soziale Interaktion aus. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die eine lebendige und engagierte Unternehmenskultur fördern möchten. 
2. Powell Software: Die Lösung für den digitalen Arbeitsplatz basiert ebenfalls auf Microsoft 365 und erlaubt durch einen intuitiven Editor die Erstellung von Intranet-Seiten ohne Programmierkenntnisse. Für eine Vielzahl von Drittanbieter-Lösungen wie SAP gibt es vorgefertigte Schnittstellen, mit denen sich übergreifende Informationsprozesse im Intranet abbilden lassen. 
3. LiveTiles: Das Portal ist eine Intranet-Lösung, die zentrale Funktionen wie die Microsoft-Suche in die Plattform integriert, um Content aus verschiedenen Cloud-Services zu aggregieren und über Widgets auf Intranet-Seiten zugänglich zu machen. Wie die anderen Angebote, bietet das LiveTiles Portal einen grafischen Editor für die Erstellung von Unterseiten.

Best-of-Suite: Intranet mit Microsoft 365 aufbauen

Das Angebot für Intranet-Lösungen wächst und wird stetig verbessert. Was viele Unternehmen aber oftmals vergessen: Sie verfügen mit der M365 Lizenz bereits über alle nötigen Werkzeuge für ein modernes Intranet. Denn mit SharePoint und Co. lässt sich problemlos eine individuelle Lösung inklusive Mitarbeiter-App und nahtloser Vernetzung innerhalb der IT-Infrastruktur umsetzen. Statt sich also aus dem bekannten Microsoft Ökosystem heraus zu bewegen, integrieren Sie sämtliche internen Kommunikationsprozesse zentral in ein und demselben System und profitieren von allen Vorteilen einer Best-of-Suite Lösung:

• Bessere Kontrolle über die Daten: Es gilt ein unbeschränktes Nutzungsrecht für mit der Plattform erstellte Mitarbeiter-Apps, während die Nutzung der App bei Fertiglösungen an einen gültigen Vertrag geknüpft ist und sich die Bedingungen durch Insolvenz oder Übernahme kurzfristig ändern können.

• Leichte Ergänzung von Funktionen: Einfache Erweiterungen lassen sich über die Bordmittel von Microsoft 365 einfach und ohne Programmierkenntnisse umsetzen.

• Bestehende Lizenzen im Unternehmen: Durch die verwendete Microsoft-Architektur können HR-Prozesse, E-Learnings und andere Use Cases leichter mit den vorhandenen Funktionen realisiert werden, ohne dass zusätzliche Lizenzkosten entstehen.

Intranet in the Box oder mit Microsoft 365 Bordmitteln: 5 Vorteile und Nachteile

Sowohl Intranet-Fertiglösungen als auch Individualentwicklungen mit Microsoft 365 haben ihre Berechtigung. Je nach individuellen Anforderungen sind folgende Vor- und Nachteile zu bedenken:

1. Entwicklungsdauer:
   Microsoft bietet eine Reihe von Modulen, mit denen sich typische Prozesse im Unternehmen schnell und kostengünstig realisieren lassen. Drittanbieter-Lösungen bieten die Möglichkeit, zusätzliche Funktionen ins Paket mit aufzunehmen, sodass der interne Datenaustausch mit allen Features schneller zur Verfügung steht. Dafür sind bei M365-Lösungen auch mittel- und langfristig zusätzliche und vor allem individualisierbare Erweiterungen möglich, während Unternehmen bei Fertiglösungen von Angebot und Updates des Anbieters abhängig sind.
2. Kosten:
   Die initialen Kosten sind bei einer maßgeschneiderten Lösung höher. Langfristig sinken die Kosten für ein Intranet auf Basis von M365 aber auf ein Minimum, während sie bei einer Intranet-as-a-Service-Lösung konstant bleiben. Zudem skalieren die Kosten bei den Fertiglösungen in der Regel mit dem Unternehmen, während sich mit M365 per Mitarbeiter-App beliebig viele Teammitglieder ohne Kostenanstieg flexibel einbinden lassen.
3. Abhängigkeit:
   Eine Abhängigkeit von der Infrastruktur des jeweiligen Anbieters besteht sowohl beim Intranet auf Basis von M365 als auch beim Einsatz einer Drittanbieter-Lösung. Im direkten Vergleich ist eine Insolvenz oder eine Akquisition durch einen Konkurrenten für Microsoft sehr unwahrscheinlich, während Übernahmen und Pleiten in der Welt der Tech-Start-ups an der Tagesordnung sind. Was im Fall einer Insolvenz mit den Cloud-Daten geschieht, ist weltweit noch nicht abschließend geklärt, weshalb die WKO Unternehmen empfiehlt, die Möglichkeit eines Datentransfers vertraglich und praktisch sicherzustellen, damit der Zugriff auf die Daten in jedem Fall gesichert ist.
4. Sicherheit:
   Im Jahr 2023 war jedes einzelne der im Rahmen einer Erhebung befragten österreichischen Unternehmen mindestens einmal von einer Cyberattacke betroffen. Damit ist der Anteil im Vergleich zum Vorjahr von 67 auf 100 Prozent gestiegen. Bei der wachsenden Bedrohung spielt auch die zunehmende Nutzung von Cloud-Services eine Rolle. Vor diesem Hintergrund bietet das Intranet auf Microsoft-Basis einen klaren Vorteil, denn der Marktführer investiert sehr viele Ressourcen in den Schutz seiner Cloud-Infrastruktur und Softwareprodukte.

5. Erweiterungen:

Microsoft 365 bietet mit seiner Plattform praktisch unbegrenzte Möglichkeiten, um Verwaltungsprozesse aller Art abzubilden – vom Fuhrparkmanagement über die Vertragsverwaltung und Dokumentenlenkung bis hin zur Anbindung an bestehende ERP-Systeme.

Fazit: Modernes Intranet mit Microsoft 365 ohne Grenzen

In vielen Unternehmen ist die Verunsicherung um neue Technologien im Kontext des digitalisierten Informationsaustauschs groß. Dabei ist für den Aufbau eines effektiven Intranets oft der bestehende Tech Stack ausreichend. Denn Microsoft 365 bietet viele Werkzeuge, um ein leistungsfähiges Intranet mit Mitarbeiter-App aufzubauen und so tragfähige Kommunikationsstrukturen für die hybride Arbeitswelt zu realisieren.

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