Microsoft Lizenzierung im Vertragsmanagement: Mehr Effizienz, weniger Kosten

Vertragsmanagement ist ein zentraler Bestandteil des unternehmerischen Handelns, denn Verträge bilden unter anderem die Grundlage für Geschäftsbeziehungen, rechtliche Absicherungen und finanzielle Transaktionen. Bei der Erledigung dieser essentiellen Aufgabe verschwenden Unternehmen jedoch oft unnötig wertvolle Ressourcen. Viel zu viele Arbeitsschritte werden nach wie vor manuell erledigt und Teams verbringen täglich (zu)viel Zeit mit Routinearbeiten, die sich mittlerweile problemlos automatisieren lassen. Und das auch noch denkbar einfach. Denn mit den Möglichkeiten von Microsoft 365 können Unternehmen ihre Prozesse deutlich effizienter gestalten.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie das Potenzial von Microsoft 365 für Ihr Vertragsmanagement voll ausschöpfen. Entdecken Sie, wie Sie manuelle Tätigkeiten minimieren und wertvolle Zeit gewinnen und das alles ohne zusätzliche Kosten und die Anschaffung externer Tools. Sind Sie bereit für mehr Effizienz? Dann sehen wir uns zunächst einmal an, warum Prozessautomatisierung im Vertragsmanagement so wichtig ist.

7 wichtige Vorteile der Prozessautomatisierung im Vertragsmanagement

Durch den gezielten Einsatz von Automatisierungslösungen können Unternehmen nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch wertvolle Ressourcen sparen und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Hier finden Sie eine Zusammenstellung von 7 wichtigen Vorteilen der Prozessautomatisierung im Vertragsmanagement:

1. Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
Automatisierte Workflows übernehmen Aufgaben wie Vertragsprüfungen, Genehmigungen und die Überwachung von Fristen schnell und präzise. Dadurch sparen Teams wertvolle Zeit und erhöhen ihre Produktivität.

2. Transparenz und Nachverfolgbarkeit
Durch die Automatisierung werden alle Prozessschritte klar dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar. Das schafft Transparenz und erleichtert die Kontrolle und Überwachung.

3. Risikominimierung durch Fristüberwachung
Automatisierte Systeme erinnern zuverlässig an wichtige Fristen, z. B. für Vertragsverlängerungen oder Kündigungen, und vermeiden so teure Versäumnisse.

4. Rechtskonformität
Digitale Signaturen und strukturierte Workflows stellen sicher, dass rechtliche und regulatorische Vorgaben eingehalten werden, und minimieren so Compliance-Risiken.

5. Datenintegrität
Automatisierung reduziert Fehler, die häufig durch manuelle Eingaben entstehen. Sie gewährleistet, dass Daten vollständig und konsistent bleiben. Ein unverzichtbarer Faktor für ein sauberes Vertragsmanagement.

6. Einfache Kommunikation
Automatisierte Workflows ermöglichen es, wichtige Updates direkt in Kanälen oder per E-Mail zu teilen und so eine klare und schnelle Abstimmung zu gewährleisten.

7. Kosteneinsparungen
Weniger manuelle Arbeit bedeutet, dass Mitarbeiter sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Dies steigert die Effizienz und spart langfristig Ressourcen, ohne dass zusätzliche Tools angeschafft werden müssen.

5 hilfreiche Tools für die Prozessautomatisierung im Microsoft-Universum

Viele Unternehmen nutzen Microsoft, ohne zu wissen, dass sie damit bereits die erforderlichen  Basis-Werkzeuge für eine effiziente Prozessautomatisierung im Vertragsmanagement direkt zur Verfügung haben. Und das ohne zusätzliche Kosten. Denn viele nützliche Automatisierungslösungen sind bereits in den Basislizenzen enthalten. Das sind 5 hilfreiche Tools für die Prozessautomatisierung im Microsoft-Universum:

1. SharePoint:
SharePoint ermöglicht die Automatisierung von Dokumentenablagen und Genehmigungsprozessen. Ob Vertragsdokumente versioniert abgelegt oder Freigabeprozesse strukturiert werden sollen – mit SharePoint behalten Unternehmen alles im Blick und schaffen Transparenz.

2. Power Automate und PowerShell:
Mit den mächtigen Werkzeugen Power Automate und PowerShell können Workflows erstellt werden, die verschiedene Apps und Dienste nahtlos miteinander verbinden. Anwender können damit z. B. Benachrichtigungen, Genehmigungen oder die Synchronisierung von Daten automatisieren und im Fall von Power Automate ganz ohne Programmierkenntnisse.

3. Power Apps:
Power Apps ist die ideale Lösung, um benutzerdefinierte Anwendungen zu entwickeln und spezifische Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Dank Low-Code-Technologie werden individuelle Lösungen schnell und einfach umgesetzt und exakt auf die jeweiligen Anforderungen im Vertragsmanagement abgestimmt.

4. Microsoft Teams:
Microsoft Teams überzeugt nicht nur bei der Kollaboration, sondern auch bei der Erstellung von Benachrichtigungen oder Bots, die Routineaufgaben übernehmen. So ermöglichen automatisierte Workflows im Hintergrund beispielsweise das Teilen von Vertragsinformationen mit Kollegen oder den Versand von automatischen Erinnerungen.

5. MS Office:
Beliebte Office-Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook bieten zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung und machen die rasche Verarbeitung von Daten oder die Optimierung von E-Mail-Abläufen denkbar einfach.

Anwendungsbeispiele für das automatisierte Vertragsmanagement mit Microsoft

Die Automatisierung im Vertragsmanagement eröffnet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, ihre Prozesse effizient, transparent und fehlerfrei zu gestalten. Im Folgenden finden Sie einige Anwendungsbeispiele, wie Sie vorhandene Microsoft Tools gewinnbringend für Ihr Vertragsmanagement einsetzen.

Abwicklung von Genehmigungsprozessen

Vertragsfreigaben lassen sich mit Power Automate und PowerShell effizient und vollständig digital abwickeln, ganz ohne Papier oder manuelle Nachverfolgung. Workflows laufen dabei unbemerkt im Hintergrund und automatisieren den gesamten Ablauf, von der Anforderung bis zur finalen Genehmigung. Die Steuerung von Freigabe der Verträge wird damit nicht nur schneller, sondern auch deutlich einfacher.

Ein Anwendungsfall:

• Ein Mitarbeiter lädt den Vertragsentwurf in SharePoint hoch oder füllt ein Formular aus.
• Der Workflow leitet den Vertrag per E-Mail oder via MS Teams an die zuständigen Instanzen (z. B. Rechtsabteilung oder Management).
• Entscheidungen werden automatisch erfasst und dokumentiert.
• Der Workflow informiert den Mitarbeiter über notwendige Bearbeitungsschritte und den aktuellen Genehmigungsstatus.

Automatische Benachrichtigungen

Power Automate erlaubt in Kombination mit Teams oder Outlook die automatische Benachrichtigung, wenn neue Verträge abgelegt bzw. Änderungen an bestehenden Verträgen vorgenommen werden. Workflows sorgen dafür, dass relevante Personen oder Teams auch ohne persönliche Kommunikation immer auf dem neuesten Stand sind und dass keine wichtigen Änderungen übersehen werden.

Ein Anwendungsfall:

• Ein Workflow wird ausgelöst, sobald ein neuer Vertrag in SharePoint hochgeladen oder ein bestehender Vertrag aktualisiert wird.
• Relevante Personen oder Teams erhalten automatisch eine Benachrichtigung, z.B.: „Änderungen am Vertrag X vorgenommen – bitte prüfen.“
• Die Benachrichtigung enthält einen Link zum Dokument und gegebenenfalls wichtige Metadaten wie Fristen oder den Status.

Datenzusammenführung

Power Automate ermöglicht in Kombination mit Microsoft Forms, Power Apps und Dynamics 365 sowie den Microsoft Office Produkten eine effiziente Erfassung sowie zentrale Speicherung von Vertragsdaten und damit eine rasche Analyse für fundierte Entscheidungen.

Ein Anwendungsfall:

• Vertragsdaten (z.B. Kunde, Vertragswert, Laufzeit) werden über ein Formular erfasst oder direkt aus einem hochgeladenen Vertrag in SharePoint extrahiert.
• Die erfassten Daten werden automatisch in eine Excel-Tabelle oder in Dynamics 365 übertragen.

Durchführung von Routineaufgaben

Power Automate erleichtert in Verbindung mit Outlook und SharePoint die Abwicklung von Routineaufgaben im Vertragsmanagement. Dazu gehört etwa das Verteilen von Verträgen oder die Erinnerung an bestimmte Fristen.

Ein Anwendungsfall:

• Ein Workflow überprüft regelmäßig die Vertragsfristen, die in SharePoint als Metadaten gespeichert sind und nimmt automatisch Benachrichtigungen vor: „Vertrag X läuft in 30 Tagen aus – bitte prüfen.“
• Der Workflow kann automatisch eine Vertragskopie aus SharePoint per E-Mail an die relevanten Empfänger senden: „Vertrag X wurde unterzeichnet. Hier ist die finale Version.“

Microsoft Teams als Hub für das Vertragsmanagement

Durch Einsatz der Power Tools wird Microsoft Teams zu einer zentralen Plattform für die Verwaltung und Zusammenarbeit im Vertragsmanagement. Es bündelt Benachrichtigungen, Informationen und Workflows an einem Ort und erleichtert die tägliche Arbeit mit Verträgen.

Anwendungsfälle:

• Automatische Updates zum Vertragsstatus direkt in einem Teams-Kanal, z.B.: „Vertrag [X] wurde genehmigt und ist bereit zur Unterzeichnung.“
• Alle Verträge, Fristen und Verantwortlichkeiten werden übersichtlich in MS Teams angezeigt,  z.B. durch eine eingebettete Power App.
• Verantwortliche können Verträge direkt in Teams freigeben oder ablehnen, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Mein Tipp: Unser Vertragsmanagement-Tool contract4 ist nahtlos in Microsoft Teams und SharePoint Online integriert. Es unterstützt maßgeschneidert die effiziente Verwaltung und Abwicklung von Verträgen.

Verträge digital signieren

Ab 2025 wird SharePoint eSignature auch weltweit verfügbar sein. Das Tool verspricht ein vereinfachtes Signieren und Freigeben von Dokumenten in Verbindung mit der Sicherheit und Compliance von Microsoft 365. Außerdem bietet es Unternehmen einen digitalen Überwachungspfad, der eine Echtheitsüberprüfung von Dokumenten ermöglicht.

Bitte beachten Sie: SharePoint eSignature unterstützt keine qualifizierten elektronischen Signaturen. Dafür benötigen Sie weiterhin Drittanbieter-Tools wie beispielsweise Adobe (Acrobat Sign) oder DocuSign (Identify). Die Automatisierung können Sie jedoch auch damit problemlos über Power Automate und PowerShell einrichten und so mehr Effizienz und Transparenz in Ihre Prozesse bringen:

• Hochladen bzw. Erstellung eines Vertrags in SharePoint.
• Der Workflow übermittelt das Dokument zur digitalen Signatur an die entsprechenden Parteien (über Adobe Sign/DocuSign).
• Nach dem Erhalt des signierten Vertragsdokuments wird dieses  automatisch archiviert und an alle Beteiligten verteilt.

Fazit: Microsoft Lizenzierung ermöglicht effizientes Vertragsmanagement zu stark reduzierten Kosten

Die Beispiele in diesem Beitrag zeigen, dass die in Microsoft 365 integrierten Tools wie SharePoint und Teams im Zusammenspiel mit Power Automate, PowerShell und Power Apps das Vertragsmanagement deutlich effizienter und transparenter gestalten. Diese leistungsstarken Lösungen ermöglichen eine zentrale und fehlerfreie Verwaltung von Verträgen. Und sie bieten gleichzeitig eine Automatisierung, die wertvolle Ressourcen spart, ohne dass zusätzlich externe Tools angeschafft werden müssen.

Wollen auch Sie Ihre Möglichkeiten voll ausschöpfen und Ihr Vertragsmanagement mit den vielfältigen Möglichkeiten im Microsoft-Universum automatisieren? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns einfach für ein unverbindliches Kennenlerngespräch. Gemeinsam bringen wir mehr Effizienz in Ihre Prozesse!