Automatismen anstatt Zettelwirtschaft dank Power Automate

Daten sind die Währung der digitalen Welt, bisher werden jedoch nur 7 Prozent aller Informationen genutzt, wie eine Studie von Accenture zeigt. Durch die effiziente Verwendung und Auswertung von Daten können aber enorme Wachstumspotenziale ausgeschöpft werden.

Lesen Sie in diesem Artikel, wie Unternehmen mit Microsoft Power Automate der Zettelwirtschaft den Kampf ansagen, um stattdessen ihre Workflows zu automatisieren und die Möglichkeiten der Daten voll auszunutzen.

Was ist Power Automate?

Power Automate ist Teil der Microsoft Power Platform, die mit Power Apps und Power BI eine umfassende Prozessmanagement-Lösung für die Analyse, Automatisierung, Überwachung und Auswertung von Prozessen bildet. Die Möglichkeiten reichen dabei von der Abbildung interner Arbeitsabläufe bis zur Automatisierung konkreter End-to-End-Prozesse über Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg. Dafür stehen Nutzern in Power Automate eine große Auswahl vorgefertigter Workflows und Schnittstellen (auch bekannt als “Konnektoren”) zur Verfügung, mit denen sie zum Beispiel folgende Prozesse mit wenigen Anpassungen über ein grafisches Interface umsetzen können:

• Freigabeprozesse
• Erstellung und Versand von Berichten / E-Mails
• Push-Benachrichtigungen für Updates einrichten
• Benachrichtigungen bei geänderten Dokumenten oder Metadaten
• Überwachung von Postfächern und automatische Ablage von E-mails nach bestimmten Kriterien

8 Vorteile von Power Automate für die Prozessautomatisierung

Mit einer intuitiven Low-Code-Oberfläche, Schnittstellen zu allen gängigen Drittanbieter-Lösungen und der Möglichkeit, beliebige andere Lösungen über Custom Konnektoren einzubinden, ist Power Automate eines der leistungsfähigsten Lösungen für die Prozessautomatisierung und bietet Unternehmen diese 8 Vorteile:

1. Papier sparen:
Die Idee des papierlosen Büros ist fast so alt wie die Digitalisierung, aber auch wenn die Sache mittlerweile Fahrt aufnimmt, müssen laut einer Bitkom-Studie erst 6 Prozent der Büroangestellten gar keine Dokumente mehr ausdrucken. Mit Power Automate können dank der Integration einer intelligenten OCR-Engine auch unstrukturierte Daten automatisch verarbeitet werden – von eingehenden Rechnungen bis zu Zeichnungsprozessen.

2. Effizientere Prozesse:
Rechnungsfreigaben und Vertragszeichnungen sind häufig träge, weil mehrere Abteilungen beteiligt sind und die Dokumente manuell weitergeleitet werden müssen. Ein automatisierter Workflow läuft schneller und stabiler als ein manueller Prozess, weil Computerprogramme weder Arbeitszeiten noch Schlaf kennen und eine Aufgabe sofort und zuverlässig erledigen, sobald der definierte Trigger ausgelöst wird.

3. Messbare Prozesse:

Manuell durchgeführte Workflows entziehen sich häufig einer verbindlichen Messung, weil Daten an verschiedenen Orten im Unternehmen in unterschiedlichen Formaten entstehen. Durch die Automatisierung mit Power Automate laufen alle prozessbezogenen Datenpunkte zentral zusammen, lassen sich automatisiert analysieren und ausgehend von den Ergebnissen immer weiter optimieren.

4. Standard-Vorfälle abbilden:

Für die Flow-Automatisierung stehen in Power Automate viele vorgefertigte Trigger zur Verfügung, mit denen sich Prozesse flexibel ad-hoc, event- oder zeitgesteuert anstoßen lassen und so eine Automatisierung von Arbeitsabläufen in unterschiedlichen Kontexten ermöglichen.

5. Systeme mit RPA verbinden:

Der Einsatz verschiedener Systeme führt häufig zu einem hohen Bearbeitungsaufwand, um Daten manuell von einem ins andere System zu übertragen. Wiederkehrende Prozesse, die manuell durchgeführt werden, binden Potenziale, erfordern Zeit und sind fehleranfällig. Power Automate unterstützt den Austausch zwischen diversen heterogenen Systemen durch eine ausgeprägte Konnektoren-Vielfalt. Durch die Erstellung von Desktop-Flows schafft man die Anbindung von Legacy-Systemen und ermöglicht so den automatischen, reibungslosen Datenaustausch bei Schnittstellen-limitierten und veralteten Systemen.

6. Nahtlose Integration in Microsoft-Umgebung:

Die Power Plattform ist nahtlos in das Microsoft-Ökosystem eingebunden, mit dessen Hilfe sich ein großer Teil der modernen Geschäftsanforderungen abbilden lässt. Durch die Integration profitieren Unternehmen von vielen leicht anpassbaren Modulen und Standard-Workflows, mit denen schnell erste Erfolge in der Prozessautomatisierung verzeichnet werden können.

7. Standard-Version in Microsoft-365-Lizenz enthalten:

Power Automate ist als Teil der Power Platform in der Basisversion bereits in den meisten Microsoft 365 Lizenzen enthalten, sodass viele Unternehmen kostenlos erste Erfahrungen mit der Workflow-Automatisierung sammeln können.

8. Konnektoren verringern den Entwicklungsaufwand:

Die Power Plattform verfügt über vorgefertigte Schnittstellen zu diversen Microsoft Cloud Services, Drittanbieter-Lösungen – vom Online-Terminkalender über Projektmanagement-Plattformen bis zu ERP- und CRM-Systemen – sodass aufwendige Eigenentwicklungen wegfallen. Wo ein spezifischer Konnektor fehlt, lassen sich durch Custom Konnektoren grundsätzlich alle Drittanbieter-Systeme ansteuern, die über eine moderne API verfügen, wie beispielsweise eine REST-API.

In 5 Schritten zum automatisierten Workflow mit Power Automate

Laut einer Erhebung der WKO fehlen der österreichischen Wirtschaft 2024 rund 28.000 IT-Fachkräfte, um den digitalen Herausforderungen der Gegenwart gerecht zu werden. Mit einer grafischen Oberfläche und vielen Vorlagen hat Microsoft Power Automate das Potenzial, die Automatisierung von Standardaufgaben im Unternehmen erheblich zu vereinfachen. Eine einfache Workflow-Automatisierung wie die Erinnerung an eine Vertragsfrist entsteht so in 5 einfachen Schritten:

• Schritt #1:
  Power Automate unterscheidet zwischen mehreren Flows. Einerseits gibt es die automatisierten, sofortigen oder geplanten Cloud-Flows und andererseits stehen Desktop- und Geschäftsprozessflows zur Verfügung. Durch die engagierte Community und tatkräftige Entwickler kann bereits für sehr viele Standard-Business-Prozeduren in den Vorlagen der passende Prozess gefunden werden.

• Schritt #2:
  Für die Einrichtung einer Erinnerung zum Fristablauf wird ein geplanter Cloud-Flow erstellt und im nächsten Fenster wählen wir einen Namen für den Flow und stellen die Zeit, wann der Prozess gestartet werden soll, sowie den Rhythmus der Erinnerungen ein. 
• Schritt #3:
  Als nächster Schritt im Flow wird eine der SharePoint Konnektor Aktionen ausgewählt, welche uns alle betreffenden Dokumente auf Grund der Filterbedingung, dem Gültigkeitsdatum des Dokuments, zurückliefert.
• Schritt #4:
  Der Flow iteriert alle betreffenden Dokumente und sendet anschließend eine Erinnerungs-E-Mail via Outlook Konnektor an den definierten Verantwortlichen, in diesem Fall dem Ersteller des Dokuments. Der Inhalt der E-Mail ist frei konfigurierbar und enthält in der Regel einen Link zum Dokument.

• Schritt #5:
  Mit einem Klick auf „Erstellen“ wird der Flow gespeichert und kann getestet werden. Nach der Aktivierung erinnert dieser die zuständige Person nun automatisch zum gewünschten Termin.

Erfolgreiche Prozessautomatisierung mit Power Automate und corner4

Erfolgreiche Prozessautomatisierung beginnt bei corner4 mit einem Workshop, bei dem wir gemeinsam die bestehende Systemlandschaft analysieren, Optimierungsbedarf bei den Prozessen identifizieren und eine Automatisierungsstrategie ableiten. Unsere branchenübergreifende Erfahrung mit der Automatisierung von Prozessen hilft uns bei der Konzeption und zeigt Möglichkeiten auf, wie bestimmte Anforderungen sowohl organisatorisch als auch technisch umgesetzt werden können. Auf dieser Basis bestimmen wir außerdem die nötigen Konnektoren und schätzen die Kosten der Workflow-Automatisierung ab. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Onboarding und die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Automatisierungslösungen nachhaltig in Ihrem Unternehmen implementiert und erfolgreich genutzt werden.

Fazit: Mit Power Automate Zettelwirtschaft beenden & Daten nutzbar machen

Die Power Platform als Teil des Microsoft-Ökosystems bietet mit Power Automate eine kostengünstige und niederschwellige Lösung für die Workflow-Automatisierung, die sich flexibel den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens anpassen lässt. Mithilfe der zahlreichen Konnektoren binden Sie sehr viele Tools in der IT-Landschaft ein, automatisieren zeitaufwendige und wiederkehrende Prozesse über Abteilungs- und Firmengrenzen hinweg und bauen Schritt für Schritt tragfähige Brücken innerhalb der eigenen Tool-Landschaft, um Daten unternehmensweit nutzbar zu machen. Fehler bei der Übertragung und die damit verbundene Gefährdung von Inkonsistenzen in den Daten gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie das Entstehen von ungewollten Redundanzen in verschiedenen Datensilos.

Hat Sie die Neugierde gepackt und möchten Sie mehr über die Entwicklung von Business Apps und die Digitalisierung von Prozessen erfahren? Dann laden Sie gleich unser Whitepaper “Power Platform Pro” herunter.