Bleiben Sie in Verbindung mit Microsoft Teams
Kollaboration und Kommunikation in Microsoft Teams
Digital Workplace, Homeoffice und Collaboration sind nur einige der Schlagwärter, die in Zusammenhang mit moderner Arbeit stehen. Um weiterhin auf dem neuesten Stand zu bleiben und dem Trend der Digitalisierung gerecht zu werden, hat Microsoft ihr Portfolio mit Microsft Teams bereichert.
Die digitale Darstellung der Unternehmensstruktur ist die Basis für eine moderne Zusammenarbeit. Kommunikation in und zwischen Teams, Abteilungen und Geschäftsbereichen, sowie die übergreifende Kollaboration stehen im Vordergrund.
Erfahren Sie, welchen Nutzen Microsoft Teams für Ihr Unternehmen haben kann und welche Vorteile eine Implementierung haben kann.
Microsoft Teams entdecken
Microsoft Teams wird regelmäßig aktualisiert und erhält nützliche Neuerungen. Erfahren Sie mehr über die Vielzahl an Funktionen auf der Microsoft Teams Informationsseite.
Collaboration in Microsoft Teams
Die Kollaboration von Mitarbeitern, Teams und Abteilungen ist eines der Kernthemen, welches Microsoft Teams anspricht und verbessern will. Das gemeinsame Bearbeiten von Dateien, sowie die Distribution dieser wird oft durch Versionierung und unterschiedliche Speicherorte erschwert. Microsoft Teams selbst nutzt SharePoint als Dateiablage. Damit sind abgelegte Dateien und Informationen für das jeweilige Team erreichbar.
- Dateien (Word, Excel, PowerPoint) direkt in Teams bearbeiten
- Automatisches Speichern und Synchronisieren
- Links zu Ordnern oder Dateien teilen
- Dokumente in SharePoint öffnen
- Versionsverläufe für Dateien
Zusätzliche organisatorische Tools wie Kanäle und Registerkarten ermöglichen es Teams und Abteilungen Ihren Arbeitsbereich individuell zu gestalten. Damit können Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und der Arbeitsalltag von Nutzern erleichtert und optimiert werden.
Communication via Anrufe und Chats in MS Teams
Um nicht nur den Austausch von Informationen zu erleichtern, sondern auch die interne Kommunikation, bietet Microsoft Teams diverse Möglichkeiten. Organisationsmitglieder, welche MS Teams nutzen, können Audio- und Videoanrufe schnell und einfach tätigen. Dies können One-to-One Telefonate oder Telefonkonferenzen mit dem gesamten Team sein.
Um neben der Telefonnutzung auch den internen Schriftverkehr effizienter zu gestalten, bietet Teams mit der Chatfunktion die Möglichkeit, interne Massenmails zu reduzieren. Mitarbeiter können direkt One-to-One oder im gesamten Team miteinander kommunizieren.
Quelle: https://news.microsoft.com/microsoft-teams/
Diese Flexibilität der Kommunikation und die Übersicht von Informationen und Dateien bieten für sich bereits triftige Gründe, die Nutzung von Microsoft Teams in Erwägung zu ziehen. Weiters ist zu beachten, dass Microsoft mit der Vorstellung von Teams gleichzeitig die Einstellung von Skype for Business bekannt gegeben hat. Sollten Sie dieses Kommunikationstool nutzen, raten wir Ihnen sich frühzeitig mit MS Teams und einer Umstellung darauf zu beschäftigen.
Besprechungen
Halten Sie Besprechungen mit Kunden, Partnern oder Mitarbeitern einfach direkt in Microsoft Teams ab. Egal ob Ihr Konversationspartner MS Teams nutzt oder nicht. Einladungen zu Ihrer Besprechung werden nach Erstellung automatisch an die ausgewählten Teilnehmer versendet. Nutzen Sie die Vorteile von Meetings in Teams:
- Online-Meetings einfach erstellen und abhalten
- Keine 3rd-Party-Tools notwendig
- Meeting zur Dokumentation oder für spätere Verwendung aufzeichnen
- Chatfunktionen mit Teilnehmern zusätzlich nutzen
Aktivitäten, Applikationen und Flexibilität
Um den Überblick zu behalten, bietet Microsoft Teams einen Aktivitätenfeed. Darin finden Sie Ihre individuellen Benachrichtigungen zu Erwähnungen in Chats, Reaktionen auf Nachrichten, verpasste Anrufe, etc. Damit verpassen Sie keine wichtigen Ereignisse.
Zusätzlich zu den Standardfunktionen haben Sie die Möglichkeit 3rd-Party-Applikationen in Ihre MS Teams Struktur einzubinden. Somit können Sie zum Beispiel Apps zur Aktivitätsplanung einbinden, selbst entwickelte Power Apps direkt in Teams verwenden, mit ausgewählten Chatbots interagieren und vieles mehr.
Quelle: https://news.microsoft.com/microsoft-teams/
Key Feature ist aber die ortsunabhängige Nutzung all dieser Funktionen. Das heißt egal, ob an Ihrem Schreibtisch im Büro, unterwegs auf Ihrem Smartphone oder remote im Homeoffice – Sie haben stets Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen. Der Statusindikator zeigt Ihnen, welche Kollegen erreichbar sind – Ihre Teamkommunikation kann dadurch effizienter abgewickelt werden.
Durchstarten mit Microsoft Teams
Mit dem Umstieg auf Microsoft Teams geht auch eine gewisse Verantwortlichkeit einher. Mitarbeiter sollten für eine erfolgreiche Implementierung die nötige Vorbereitungszeit und Einschulung erhalten. Nur so können Sie eine aktive und effiziente Nutzung sicherstellen. Nachstehend finden Sie unsere TOP 5 Tipps, die wir aus diversen Kundenprojekten zusammengestellt haben:
- MS Teams ersetzt NICHT Ihr Intranet. Kommunikation und Kollaboration stehen hier im Vordergrund.
- Planen Sie Ihre Teamstruktur möglichst ausführlich im Voraus. Am besten nach Abteilungen, Themen oder Projekten.
- Einheitliche Richtlinien für Teamstrukturen und Kanäle in den jeweiligen Teams erleichtern die Administration.
- Auch die Filestruktur in den einzelnen Teams sollte nicht vernachlässigt werden.
- Eine gezielte Rechteverteilung sorgt für Ordnung bei der Erstellung und Wartung von Teams.
Externe sicher integrieren
Eine erfolgreiche Integration von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen ermöglicht eine effizientere Kommunikation und Kollaboration interner Mitarbeiter. Haben Sie bereits mit dem Gedanken gespielt, auch externe Stakeholder wie Kunden, Partner und Lieferanten in Ihre Teams-Struktur einzubinden?
Zwar können Sie firmenexternen Personen einen Gastzugang zu Ihrer Systemumgebung zur Verfügung stellen. Dabei haben diese aber Einblick in die gesamte Teams-Struktur (Team in dem die Person Mitglied ist). Um die Integration von Stakeholdern zu vereinfachen und zugleich die Sicherheit und Integrität Ihrer internen Unterlagen und Informationen zu wahren, haben wir c4.TeamsPortal entwickelt.
- Effiziente Kommunikation und Austausch auch mit externen Stakeholdern
- Webportal im Responsive Design
- Mandantenfähigkeit
- DSGVO-konform
