Dokumentenlenkung neu gedacht. Optimiert für die Cloud.
Mit quality4 für Microsoft 365 können QM-Dokumente mit Hilfe von Workflows und Prozessen ISO 9001 konform über den gesamten Lifecycle hinweg gelenkt werden.
- Nahtlos in Microsoft Teams und SharePoint Online integriert
- Entwickelt und optimiert für die Cloud
Dokumenten- und Qualitätsmanagement
Digitale Dokumentenverwaltung in der Cloud mit quality4
Es hört sich nach einer einfachen Aufgabe an, die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitzustellen. So einfach diese Aufgabenstellung im Qualitätsmanagement erscheint, so schwierig ist es, sie in der Praxis umzusetzen. Diverse Prüfungen, Genehmigungen, Freigaben und viele weitere Schritte sind oft Bestandteile dieses Prozesses. Dementsprechend hoch sind die Anforderungen an eine Dokumentenmanagement-Software. quality4 hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer gelenkten Dokumente – in Microsoft Teams & SharePoint Online.
Perfekt integriert mit Modern UI
Unsere Lösung fügt sich nahtlos in Microsoft Teams und SharePoint Online ein und sieht dank Modern UI perfekt aus.
Optimiert für die Cloud
Wir haben quality4 von Grund auf neu für die Cloud entwickelt.
Flexibel erweiterbar
Unsere Lösung ist äußerst flexibel und erweiterbar, ganz nach Ihren Anforderungen.
Prozessunterstützung über den gesamten Dokumentenlebenszyklus
„Die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitzustellen“, das ist die Aufgabe, die das Qualitätsmanagement-System quality4 erfolgreich erfüllt. Prüfungen, Änderungen, Genehmigungen und Freigaben sind zeitraubende Bestandteile der Dokumentenfreigabe, die quality4 als Qualitäts- und Dokumentenmanagement-Tool effizient abwickelt.
Die SharePoint-Lösung hilft Ihnen, Dokumente durch einen Prüf- und Freigabeprozess zu leiten und sie gezielt den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Dabei ist das System so flexibel, dass wir genau den in Ihrem Unternehmen benötigten Prozess vollständig abbilden können.
Schnelles Finden von Dokumenten
Alle veröffentlichten Dokumente auf einen Blick mit flexiblen Such- und Filtermöglichkeiten
Das QM-System für Ihre Prozesse
Definieren und steuern Sie die Lenkung der Dokumente mit standardisierten Prozessen
Bei der Entwicklung der Qualitätsmanagement-Software quality4 haben wir den Fokus auf die Abbildung standardisierter Prozesse gelegt. Dazu zählt die Freigabe, bei der Sie für jedes Dokument auswählen können, wie der Prozess abläuft. Sie haben die Wahl zwischen:
- einer einstufigen Freigabe, in der nur ein Freigeber zustimmen muss,
- einer zweistufigen Freigabe, bei der ein Prüfer und ein Freigeber zustimmen müssen,
- einem speziell für Sie angepassten Freigabeprozess, sollten die Standard-Prozesse nicht ausreichend sein.
Sie entscheiden wie der Prozess abläuft. Was unser Tool zur Dokumentenlenkung auf jeden Fall garantiert, ist ein Lückenlose Versionierung und Revisionierung. Auf Wunsch kann auch ein 4-oder-mehr-Augen-Prinzip bei jeder Dokumentenfreigabe integriert werden.
Einfaches Erstellen & Verwalten von Dokumenten
Dokumentenerstellung über Vorlagenfunktion
quality4 Key-Features
im Überblick
quality4 bietet eine sehr umfangreiche Lösung zur Lenkung von Dokumenten. Mit seinem modularen Aufbau lässt es sich in Ihren Prozess integrieren und an Ihre Prozessvorstellungen anpassen.
- Arbeits- und Freigabebereich
Der Arbeitsbereich ist ein eigener Bereich der nur Autoren zugänglich ist. Hier werden Dokumente erstellt und aktualisiert. Im Freigabebereich stehen ausschließlich die aktuell genehmigten und veröffentlichten Dokumente zur Verfügung. - Strukturierte Prüfung und Freigabe
Freigabe von Dokumenten durch ein 4-Augen-Prinzip. Dokumentenlenkung nach Ihren Prozessvorgaben. - Einfache Auffindbarkeit von gültigen Dokumenten
Sparen Sie sich langes Suchen. Alle relevanten und aktuellen Dokumente immer griffbereit.
- Regelmäßige Überprüfung und Überarbeitung
Automatisiert mit Wiedervorlageaufgaben an den Dokumentenverantwortlichen. Dokumente immer am aktuellsten Stand. - Archivierung von nicht mehr gültigen Dokumenten
Nicht mehr gültige Dokumente werden archiviert und aufbewahrt. Nachvollziehbarkeit von Änderungen einfach & selbsterklärend gelöst.
Dokumente von Grund auf neu zu erstellen und zu beschlagworten, ist nicht immer erforderlich
quality4 wird mit einer Vorlagenverwaltung ausgeliefert. Hier können bereits aufbereitetet Dokumentenvorlagen hochgeladen werden.
Aus diesen Vorlagen werden dann im Arbeitsbereich entsprechende Arbeitsdokumente erstellt. Diese werden über ein gemeinsames Set an Eigenschaften beschlagwortet um möglichst einheitliche QM-Dokumente zur Verfügung zu stellen.
Nachvollziehbarkeit über den kompletten Dokumenten-Lebenszyklus
Neu Dokumente erhalten automatisch einen eigene, eindeutige Nummer. Jede Änderung wird versioniert. Bei jeder Veröffentlichung wird eine neue Revision erstellt und die zuletzt freigegebene Version im Archivbereich aufbewahrt. Freigegebene und archivierte Dokumente können nur noch gelesen werden. Audit-Trail (Prozess-Log) für lückenlose Nachvollziehbarkeit.
Dokumente aktuell halten und den Überblick über die Aufgaben bewahren
Um die Aktualität zu gewährleisten, wird jedes Dokument in der QM-Software in definierten Abständen zur Wiedervorlage gebracht. Dazu erstellt das Qualitätsmanagement-System automatisch eine Aufgabe für den Dokumentenverantwortlichen. Dieser entscheidet, ob das Dokument, so wie es ist, erneut freigegeben wird oder ob eine Überarbeitung notwendig ist. Somit stellt das QM-Programm sicher, dass Dokumente regelmäßig betrachtet werden, um die Gültigkeit der Inhalte zu garantieren.
Generell erstellt jeder Workflow für die handelnden Personen Aufgaben. Die Mitarbeiter werden von quality4 darüber via E-Mail informiert und können agieren. Zusätzlich sind die Aufgaben für jeden Mitarbeiter in einer personalisierten Aufgabenliste ersichtlich.
Referenzieren von Dokumenten im QM-System
Es stehen Ihnen im Standard zwei Varianten zur Verfügung, um Dokumente zu referenzieren: Die erste sind Mitgeltende Dokumente, was bedeutet, dass ein gelenktes Dokument mit einem anderen gelenkten Dokument in der Qualitätsmanagement-Software verknüpft ist. Der Prozess gewährleistet die tatsächliche Freigabe aller zusammengehörenden Dokumente.
Variante zwei sind Arbeitsdokumentenanhänge. Dabei handelt es sich um nicht freigegebene Dokumente, welche jedoch an ein Hauptdokument geknüpft sind und dessen Versionsnummer erben.
Feedbackschleife integriert
Die Feedbackfunktion ermöglicht dem Leser eines Dokuments, innerhalb der Dokumentenverwaltungs-Software Informationen an den Ersteller weiterzugeben. Dazu zählen zum Beispiel praxisbezogene Änderungen oder generelle Anmerkungen. Die Anmerkungen stehen den dokumentenverantwortlichen Personen in der Arbeitsumgebung zur Verfügung und können z. B. in Überarbeitungen von Dokumenten einfließen.
Integriert in Microsoft Teams & SharePoint
Arbeiten und erledigen Sie Aufgaben mit dem Tool Ihrer Wahl
Jetzt anfragen
Treten Sie mit uns in Kontakt und erfahren Sie, wie Sie QM-Dokumente über den gesamten Lifecycle steuern können.
Bernhard Rechberger
bernhard.rechberger@corner4.com
+43 676 843 999 600
Häufige Fragen zu Quality4
Sie haben eine Frage zu Quality4? Wir haben die Antworten:
Die hier dargestellte Version von quality4 mit den angeführten Funktionen ist ausschließlich in Microsoft 365 SharePoint und Teams verwendbar. OnPremises ab SharePoint 2016 steht ebenfalls eine Version von quality4 zur Verfügung – nähere Details zu dieser Version und den Features finden Sie hier.
Natürlich. Im Zuge des gemeinsamen Customizings wird quality4 an Ihre Anforderungen, Ihre CI und Ihr firmenspezifisches Wording angepasst.
Viele Einstellungen können bereits direkt im Browser von Key-Usern geändert werden. Sollten zusätzlich noch Funktionen für Ihre individuellen Prozesse oder Dokumente gewünscht sein, können diese ebenfalls berücksichtigt werden.
quality4 wird als eigenständige Seite eingerichtet. Hier können natürlich auch mehrere unabhängige Seiten angelegt werden. Im Zuge eines Multi-QM Systems können auch Informationen aus einem Bereich in einem anderen zur Verfügung gestellt werden. (Stichwort: Unternehmensweit gültige Dokumente)
Das QM-System quality4 kann in mehrere Oberflächensprachen bereitgestellt werden. D.h. Eigenschaftsnamen oder Überschriften können dynamisch übersetzt werden. Die Eigenschaften und Inhalte selbst sind nicht mehrsprachig. In der Standardkonfiguration sind Deutsch und Englisch vorgesehen.