c4.TeamsPortal
Ihr Portal zum Datenaustausch via Microsoft Teams
Integrieren Sie Stakeholder effizient und einfach in Ihre Microsoft Teams-Struktur
Während Sie in Microsoft Teams arbeiten, können Ihre Stakeholder einfach online einsteigen und loslegen.
Microsoft Teams ist stetig auf dem Vormarsch. Die Einbindung in die Windows- und Office-Systemlandschaft erleichtert die Implementierung zusätzlich. Um Mehrwert zu generieren, ist die Einbindung von Stakeholdern in Ihre Microsoft Teams-Umgebung ein wichtiger Faktor. Mit c4.TeamsPortal haben wir die optimale Lösung für Sie geschaffen.
Effizienz-Boost für Teams
Kundencockpit zum Datenaustausch
Responsive für Mobile
Mehrsprachigkeit
Mandantenfähigkeit
DSGVO-konform
Dateiaustausch mit Teams
Meist haben Ihre Kunden, Partner oder Lieferanten Microsoft Teams noch nicht implementiert. Das heißt, dass immer noch viele, oftmals vertrauliche, Inhalte per E-Mail gesendet werden.
Mit c4.TeamsPortal nutzen wir Ihr Microsoft Teams als Datenspeicher und setzen c4.TeamsPortal als Schnittstelle zu Ihren Kunden, Partnern, Lieferanten, etc. ein. Diese müssen somit keine Programme installieren, sondern benötigen nur einen aktuellen Browser. Währenddessen arbeiten Sie intern mit Microsoft Teams. Somit stehen für Sie gewohnte Funktionen wie die Ordnerstruktur, Suchfunktion, Multi-Upload, sowie Dateibearbeitung und Auditierung bereit.
Sie stellen Ihren Stakeholdern c4.TeamsPortal zur Verfügung. Diese bekommen einen Online-Zugang, mit dem sie Zugriff auf die Applikation haben.
Die Hauptfunktion besteht darin, den Datenaustausch z. B. mit Ihren Kunden einfach und effizient zu gestalten. Dafür nutzen diese das c4.TeamsPortal Dashboard.
Dashboard
Sobald Sie Ihren Stakeholdern c4.TeamsPortal zur Verfügung stellen, können sich diese einloggen und über das Dashboard alle wichtigen Funktionen verwenden. Sie definieren, welche Funktionen Ihren Nutzern im Portal zur Verfügung stehen. Konfigurierbar sind verschiedene Kachel- und Listen-Ansichten für z. B.:
- Online-Formulare
- Linksammlungen
- diverse Textkomponenten
- Kacheln für Quick-Upload via Drag & Drop
- zuletzt geänderte Dokumente, etc.
Außerdem haben User direkt im Portal Zugriff auf Informationen zu den dedizierten Account Managern inklusive Kontaktinformationen und -möglichkeiten, allen Dokumenten und Nachrichten, sowie diversen Einstellungsmöglichkeiten des User-Profils, der Benachrichtigungen, den Änderungen des Passwortes und Spracheinstellungen.
Was Ihre Stakeholder in c4.TeamsPortal sehen:
Nachdem Ihre Stakeholder Zugang zum c4.TeamsPortal erhalten haben, haben diese Zugriff auf das Dashboard. Sämtliche Elemente, Ordner, Kacheln, etc. wurden von Ihnen bzw. gemeinsam mit Ihren Stakeholdern definiert.
Schon ist das Portal bereit zur Nutzung. Dateien und Informationen können ausgetauscht werden.
Um Ihnen zu verdeutlichen, wie das Pendant zum c4.TeamsPortal dann für Ihre Mitarbeiter in MS Teams aussieht, haben Sie hier den direkten Vergleich.
Was Ihre Mitarbeiter in MS Teams sehen:
c4.TeamsPortal integriert sich als Channel z. B. mit dem Namen Portal in Ihre MS Teams Struktur. Dabei wird das Portal in die jeweiligen Teams eingegliedert.
Der Kunde/Partner/Lieferant wurde als Team 2/204 – workplace4 GmbH angelegt. Darunter finden sich die Channels Allgemein und Portal. Jedes Team bekommt automatisch den Channel Allgemein. Dieser kann zum Beispiel für die interne Kommunikation von Mitarbeitern in Bezug auf die Firma genutzt werden. Die gesendeten oder bearbeiteten Chat-Nachrichten und Dokumente sind im Channel Portal automatisch auch für Stakeholder über das c4.TeamsPortal ersichtlich.
CI Branding
Um die Bindung zu Ihren Kunden und Partnern zusätzlich zu fördern, haben Sie die Möglichkeit c4.TeamsPortal in Ihrem Corporate Design zu gestalten (Logo, Farben, …). Die jeweiligen Betreuer des Mandanten werden ebenfalls als Profil angezeigt. So steht die direkte und persönliche Betreuung trotzdem im Vordergrund.
E-Mail-Benachrichtigungen
Damit alle Beteiligten immer auf dem Laufenden bleiben, gibt es verschiedene Möglichkeiten Benachrichtigungen einzustellen.
Sobald von Ihren Stakeholdern eine Datei hochgeladen wurde, erhalten Sie bzw. die jeweiligen Key Account Manager per E-Mail eine Benachrichtigung. Diese E-Mail enthält Informationen zu den bearbeiteten Dateien/Ordnern, sowie Links zu diesen. Gleiches gilt für das interne Bearbeiten oder Hochladen von Dokumenten. Hier werden die Stakeholder per E-Mail über die Veränderung informiert. Diese Nachricht beinhaltet ebenfalls wieder die jeweiligen Dateien und Links.
Die Benachrichtigungen beider Seiten können individuell konfiguriert werden. Zum Beispiel sollen Stakeholder (Kunden, Partner, etc.) E-Mail-Benachrichtigungen gebündelt einmal pro Tag erhalten, während intern alle 5 Minuten anfallende Nachrichten übermittelt werden.
Benachrichtigungstypen:
- Geänderte Dokumente
- HTML-Benachrichtigungen an:
- ALLE
- Firma
- Benutzer
Weitere Benachrichtigungen:
- Pop-up Dialog nach Login
- Benachrichtigung automatisch nach X Tagen löschen
- Geänderte Dokumente werden in der Ordner-Ansicht hervorgehoben
Betreuerprofile
Verschiedene Profile erlauben es, dass mehrere Betreuer (intern) einem externen User zugeordnet werden, aber auch, dass externe User mit einem Zugang zwischen zugewiesenen Profilen wechseln können. Dies kommt zur Anwendung, wenn z.B. c4.TeamsPortal im Projektmanagement eingesetzt wird. So kann der Nutzer in verschiedenen Projekten mitwirken. Dabei ermöglicht es c4.TeamsPortal schnell und einfach zwischen z. B. diesen Projekten zu wechseln.
Onboarding
Die Integration von c4.TeamsPortal in die Umgebung von Microsoft Teams gewährleistet eine nahtlose User-Experience für interne User. Gleichzeitig können externe Stakeholder Daten und Informationen schnell und einfach mit Ihnen austauschen, ohne selbst Microsoft Teams zu verwenden.
Zusätzlich bieten die konfigurierbare Anbindung an Kundenverwaltungssysteme, sowie die automatische Anlage von Benutzern im Kundenportal, die Anlage von Channels in Teams und weitere Sicherheitsmerkmale wie Passwort-Wechsel-Aufforderungen und Two-Factor-Authentification optimale Voraussetzungen für Ihre Compliance-Regelungen.
