AutoFile-Manager für Microsoft 365
Speichern, Finden und Teilen von Dokumenten
FileMatix ist der führende AutoFile-Manager für die Microsoft 365 Welt und setzt neue Standards beim Speichern, Finden und Teilen von Dokumenten aus Outlook in SharePoint, Teams und Co.
Dateimanagement und E-Mail-Verwaltung von und zu Microsoft 365 und SharePoint mit FileMatix. Als Erweiterung Ihrer SharePoint- und Office-Umgebung ermöglicht FileMatix einfachste Handhabung Ihrer Dateien per Drag & Drop.
Tiefe Integration in Ihre Windows- und Office-Umgebung ermöglichen eine vereinfachte, aber gezielte Steuerung Ihrer Dokumente. Außerdem können Dateien direkt mittels Drag & Drop in Ihren SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, etc. übertragen werden. Weitere Funktionen sind die automatisierte Ermittlung von passenden Ablagestrukturen, sowie die Möglichkeit zur Massenbeschlagwortung.
Mit FileMatix können Sie Dateien und E-Mails mittels Drag & Drop zwischen Microsoft 365, SharePoint, Teams und Ihrem lokalen Speicher verwalten. Zusätzlich lässt Sie die Outlook-Integration auch Informationen in Form von Metadaten steuern. Genießen Sie vereinfachtes Dokumentenmanagement für SharePoint, Teams & Co. und optimieren Sie Ihr internes E-Mail-Management.
Arbeiten mit SharePoint & TeamsEffizient und Einfach
Windows und Outlook Integration
Fuzzy Search Funktion
Multi Uploads und Beschlagwortung
Keine Systemwechsel
Metadaten direkt verwalten
Dateimanagement per
Outlook-Add-in
Key Feature des Tools ist die Add-in-Integration in Microsoft Outlook. FileMatix integriert sich als Add-in nahtlos in Ihre Outlook-Oberfläche. Während der Bearbeitung von E-Mails präsentiert Ihnen FileMatix potenzielle Ablageorte auf Basis des E-Mail-Inhalts. Um die E-Mail selbst oder den Anhang am gewünschten Ort (SharePoint, Teams, etc.) abzulegen, muss diese/r dann nur noch per Drag & Drop an den gewünschten Ort im Add-in gezogen werden. Geschafft! Die abgelegten Informationen finden Sie dann z. B. als Datei in der relevanten Kundenakte.
Dateimanagement in SharePoint
Hauptaufgabe von FileMatix ist die Ablage von Dokumenten, E-Mails und anderen Dateien. Damit Sie sich umständliches Suchen nach den richtigen Ablageorten z. B. im SharePoint oder in Microsoft Teams ersparen, verwenden Sie FileMatix. Dieser lässt Sie die Ablage vornehmen, ohne Microsoft Outlook verlassen zu müssen. Via Drag & Drop können Sie speichern, was und wohin Sie wollen. Sobald etwas in das FileMatix-Fenster gezogen wurde, fragt dieser Sie nach Metadaten. Damit ist eine strukturierte Ablage und somit ein effizientes Datei- und E-Mail-Management speziell im SharePoint gewährleistet.
Office-Integration
Um ein einwandfreies Zusammenspiel zwischen FileMatix, Ihrem SharePoint und Microsoft 365 zu kreieren, wird der AutoFile-Manager gezielt in Ihre Windows- und Office-Umgebung integriert. Dadurch schaffen wir die Möglichkeit, Dateien einfach per Drag & Drop oder Copy & Paste in Ihren SharePoint oder Ihr Teams zu übertragen und zu organisieren. Speziell bei der Bearbeitung von E-Mails und deren Anhängen unterstützt Sie FileMatix durch die nahtlose Integration in Outlook. Das heißt, dass FileMatix Ihnen die Möglichkeit gibt, ganz einfach E-Mails und Anhänge zwischen Ihrem SharePoint und Ihrer Office-Umgebung zu übertragen.
Informationen teilen
Informationen und Dateien die am SharePoint liegen teilen? – Kein Problem!
Zeiten, in denen Sie Ihre Akten und Folder durchforsten und Dateien vor dem Teilen herunterladen mussten, gehören der Vergangenheit an.
Zur Suche verwenden Sie einfach die Suchleiste im FileMatix-Dialogfenster oder im Outlook Add-in. Wählen Sie eine bzw. mehrere Dateien oder ganze Ordner aus und teilen Sie diese direkt als Anhang oder als Link in einer E-Mail. Outlook öffnet für Sie automatisch eine neue E-Mail mit den ausgewählten Inhalten.
So können Sie Informationen aus Outlook direkt z. B. in dezidierte Projektakten am SharePoint ablegen und gleichzeitig diese zur gemeinsamen Bearbeitung Ihrem Team per E-Mail teilen.
Multi-Upload
Mit der Möglichkeit zur Massenbeschlagwortung können auch mehrere Dateien oder ganze Ordner in einem Schritt in Ihren SharePoint oder Ihr Microsoft Teams übertragen werden. Dabei behalten Sie trotzdem stets die Kontrolle über die richtige Weiterverarbeitung der Dokumente und Schlagwörter um das Dateimanagement in Ihrer Microsoft 365-Umgebung zu optimieren. Auch hier werden Sie wieder von der intuitiven Feldanpassung, basierend auf dem gewählten Inhalt, unterstützt.
Beschlagwortung
Die Beschlagwortung von E-Mails zur Optimierung der Ablage und späteren Suche wird durch die intelligente Vorbefüllung der Attribute und der intuitiven Adaption des Kontextfeldes basierend auf den Content-Type ebenfalls erleichtert. Sobald ein Upload erfolgt ist, benachrichtigt Sie FileMatix.
Behalten Sie den Überblick über Dateien und Informationen, die über Outlook, SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive & Co. verteilt sind.
Fuzzy Search & Ablagestruktur
Die nahtlose Integration von FileMatix in Ihre Arbeitsumgebung ermöglicht ein intuitives User-Erlebnis. Die Fuzzy Search Funktion durchsucht SharePoint Listen, Bibliotheken, Dateinamen, etc. Sie haben sich bei der Suche vertippt? Kein Problem, FileMatix ist fehlertolerant und wirft trotzdem die am besten passenden Speicherorte in der Ablagestruktur aus.
Als Pendant zur aktiven Suche bietet FileMatix eine automatische Suchhilfe. Bei der Verwendung in Outlook wird automatisch nach passenden Ablageorten gesucht, basierend auf E-Mail-Kontext wie Betreff, Absender, Name des Anhangs, etc. Sollte der potenzielle Ablageort für mehrere E-Mails relevant sein, kann die automatische Suche deaktiviert werden.
Egal welche Form der Suche Sie verwenden, die Arbeit in SharePoint und Microsoft 365 wird vereinfacht und intuitiver.
Nahtloses Design
FileMatix integriert sich nicht nur funktional in Ihre Systemlandschaft, sondern auch visuell fügt sich der AutoFile-Manager nahtlos in Ihre Benutzeroberfläche ein. Die Darstellung basiert auf Ihren persönlichen Designeinstellungen, die Sie in den Windows Einstellungen definieren können.
Das Erscheinungsbild zieht Sie durch Ihre gesamte Office-Oberfläche:
- Desktop Client
- Outlook Add-in
- Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)