Auditierung im Griff
Internes Audit verwalten mit audit4
Die Einhaltung von geforderten Standards geht in einem modernen Unternehmen mit der Erfüllung und Zertifizierung hoher Qualitätsstandards einher. Sowohl in Bezug auf Prozesse als auch auf Richtlinien. Unsere Audit-Lösung begleitet Sie durch diese Prozesse und hilft Ihnen, die Qualität im Unternehmen langfristig und nachhaltig sicherzustellen.
Lösungsansatz
Mit audit4 als Komplettlösung beginnt die Unterstützung bereits bei der jährlichen Planung und Budgetierung von einzelnen Audits bzw. ganzer Audit-Serien.
Dieser Planungsprozess wird normalerweise mit einer Freigabe der durchzuführenden Audits beendet. Weiters begleitet Sie audit4 sukzessive durch die Umsetzung aller nötigen Auditplanungen.
Durch die Auditplanung und die damit einhergehende Genehmigung behalten Sie stets den Überblick, auch über Kosten und Aufgaben, um Audits zeitgerecht abzuschließen. Somit gewährleisten Sie auch im Prozess und der Durchführung eine ganzheitliche Qualitätskontrolle.
audit4 begleitet Sie durch jedes Audit und stellt Ihnen zur richtigen Zeit die richtigen Inhalte zur Verfügung
Mit audit4 sind Ihre zukünftigen Audits die Basis für Optimierung und Verbesserung im Unternehmen
Prozesse optimieren mit definierten Fragenkatalogen, automatisierten Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfung
Funktionsumfang zur Auditierung
Der gesamte Auditprozess wird an einer zentralen Stelle abgebildet. Alle relevanten Inhalte sind für die berechtigten Personen leicht zugänglich.
Für jedes Audit wird dabei eine berechtigte Aktenstruktur erzeugt. Basierend auf einer definierten Vorlage werden die jeweils relevanten Informationen zur Verfügung stellt. Diese Akten werden entweder direkt oder nach einer Genehmigung der Auditplanung automatisch erstellt.
Auditakten
Damit die Übersichtlichkeit zu jedem Zeitpunkt gewahrt wird, erstellt audit4 für jedes Audit eine eigene Akte, in welcher die relevanten Informationen abgelegt sind.
Dazu zählt das Audioprogramm, in dem das Audit selbst geplant wird (Zeitplanung – Terminierung mit den einzelnen Bereichen). Aufgrund der ausgewählten Fragenkataloge werden alle Fragen in der Auditakte angelegt und können direkt bewertet werden. In der Praxis ist das so gedacht, dass die Fragenbewertungen am Tag der Auditierung in der audit4-Akte vonstattengehen und die Ergebnisse sofort sichtbar werden.
Dabei wird jede Frage mit Punkten (Skala pro Frage, um eine Gewichtung zu ermöglichen) bewertet. Es erfolgt sofort eine Klassifizierung nach definierten Kriterien (Erfüllt, Verbesserungspotenzial, Abweichung oder nicht relevant). Sobald eine Frage als Abweichung oder Verbesserungspotenzial klassifiziert wird, generiert das System automatisch eine Maßnahme. Somit wird sichergestellt, dass der aufgezeigte Handlungsbedarf auch eine Änderung auslöst. Im Bereich der Fragenbewertung ist nach dem Audit auch eine Gesamtauswertung aller Fragen verfügbar. So können Sie Ihre Qualitätskontrolle optimieren und z. B. die Zertifizierung von Standards effizient erreichen oder behalten.
Auditplanung und Freigabe
Unterschiedlichste Prozesse und Aufgaben werden in einem Unternehmen geplant. Genau so soll es auch bei der Auditierung sein.
Jeder Bereich, der in irgendeiner Form auditiert wird, oder selbst Audits durchführt, kann bei audit4 die Auditplanung verwenden und eine Jahresplanung für die Auditierung erstellen.
Diese Planung inkludiert nicht nur das Audit selbst (inkl. kurzer Beschreibung und Anzahl der Audits pro Periode). Auch die Plankosten für jedes einzelne Audit werden berücksichtigt. Diese Kostenaufstellung beinhaltet auch die oft vernachlässigten internen Kosten, welche solche Prüfungen verursachen. Um diese Kosten zu berücksichtigen, gibt es bei audit4 einen Genehmigungsschritt für die Auditplanungen.
Fragenkatalog zur Zertifizierung
audit4 ermöglicht es allgemein gültige Fragenkataloge zu erstellen und diese in unterschiedlichen Audits zu verwenden. Sie erfassen zum Beispiel an einer zentralen Stelle Standardfragenkataloge für die ISO-Normen 9001 oder 14001. Bei einer neuen Auditierung wählen Sie aus, welche Fragenkataloge zu verwenden sind. Die Kombination mehrerer Fragenkataloge wird von audit4 ebenfalls unterstützt. Ein Beispiel hierfür wäre die Kombination der ISO Fragenkataloge mit Fragen, welche Sie ganz speziell im eigenen Unternehmen auditieren. Bei der Erstellung der Auditakten werden die einzelnen Fragen der ausgewählten Fragenkataloge in der Auditakte erstellt und können dort zu einem späteren Zeitpunkt bzw. während des Audits bewertet werden.
Maßnahmen im Auditprozess
Wird eine Frage als Abweichung oder Verbesserungspotenzial eingestuft, kann der Auditor sofort bei der Frage eine Maßnahme erstellen. Sobald die Frage einem Verantwortlichen zugewiesen wird, erstellt das System automatisch eine Aufgabe. Dieser wird per E-Mail informiert und hat nun die Aufgabe, die Maßnahme noch genauer zu definieren und diese einem Mitarbeiter zur Abarbeitung zuzuweisen. Der Status der Aufgabe ist in der Audit-Software ersichtlich und Verantwortliche sehen auf einen Blick, welche Maßnahmen noch nicht umgesetzt sind.
Wirksamkeitsprüfung
Zu jeder Maßnahme kann optional eine Wirksamkeitsprüfung definiert werden. Dabei wird im Maßnahmenformular der Bereich der Wirksamkeitsprüfung befüllt. Nach Abschluss der Maßnahme durch einen zugewiesenen Mitarbeiter wird eine weitere Aufgabe (Wirksamkeitsprüfung) für den im Formular eingetragen Verantwortlichen erstellt. Wird bei der Wirksamkeitsprüfung festgestellt, dass die Maßnahme nicht zufriedenstellend umgesetzt wurde, kann daraus eine Wiederholung der Maßnahme mit erneuter Wirksamkeitsprüfung resultieren.
