Ideenmanagement mit idea4
Alle Ideen an einem Ort
Im Unternehmen sind gute Ideen oftmals viel Wert und nicht selten bringen Mitarbeiter diese ein. Mit unserer SharePoint Lösung idea4 bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine Plattform, in der sie Ideen sehr einfach einbringen können und über den Status dieser Ideen informiert bleiben. Aus Sicht eines zentralen Ideenmanagements unterstützt idea4 mit standardisierten Prozessen zur Bewertung, Umsetzung und optionaler Wirksamkeitsprüfung.
Lösungsansatz
Der Prozess der Ideenfindung ist in idea4 sehr klar definiert. Die Idee wird von einem Ideengeber erfasst, wird danach an die Ideenstelle weitergegeben. Dort wird diese einer Vorprüfung unterzogen und geht im Anschluss anonymisiert (für eine vorurteilsfreie und objektive Beurteilung) in die Bewertung. Die Fachleute dort beurteilen diese Idee und leiten die entsprechenden Umsetzungsmaßnahmen ein. Eine optionale Wirksamkeitsprüfung stellt sicher, dass die mit der Umsetzung verfolgten Ziele tatsächlich erreicht wurden. Der Prozessablauf der Ideenfindung kann mit wenigen Anpassungen auch für Verbesserungsvorschläge verwendet werden.
Die richtige Idee zum richtigen Zeitpunkt
Optimieren Sie Ihr internes Verbesserungswesen
Anonyme Bewertungen garantieren objektives Ideenmanagement
Dashboard Ideenmanagement
Ein großer Vorteil von SharePoint ist das Berechtigungskonzept. Jeder Mitarbeiter sieht zu jedem Zeitpunkt im Prozess nur Elemente, die er auch sehen darf. Im Falle des Dashboards im Ideenmanagement kommt einem Mitarbeiter genau das zugute.
- Mitarbeiter sehen ihre eigenen Ideen
- Bewerter sehen nur die ihnen zugewiesenen Bewertungsaufgaben
- Umsetzer nur die ihnen zugewiesenen Umsetzungsaufgaben
- Wirksamkeitsprüfer nur die ihnen zugewiesenen Wirksamkeitsprüfungen
- die zentrale Ideenverwaltungsstelle sieht alle Ideen und Aufgaben und fungiert als Bindeglied zwischen diesen.
Ein Ideenbewerter, der eine eigene Idee einbringt, arbeitet dementsprechend mit dem gleichen Dashboard und sieht auf einen Blick sowohl seine eigenen Ideen, als auch seine Bewertungsaufgabe. Ziel ist es immer, dass jeder Mitarbeiter auf einer zentralen Stelle alle für ihn relevanten Informationen einsehen und seine Aufgaben abarbeiten kann.
Einreichung beim Ideenmanagement
Jeder Mitarbeiter bekommt Zugriff auf die SharePoint Seite und kann dort seine Ideen erfassen. Sofern sich mehrere Personen dazu entschließen, gemeinsam eine Idee einzureichen, können diese in der Erfassungsmaske zusätzlich eingetragen werden. Das intuitive Formular kennzeichnet alle Pflichtfelder und leitet so den Mitarbeiter durch die relevanten Eingabefelder. Optional kann der Einreicher auch Anhänge zu seiner Idee hochladen. Jeder Mitarbeiter sieht alle seine eingereichten bzw. mit eingereichten Ideen inkl. Status und kann diese auch noch während des Prozesses einsehen. Sobald eine Änderung an der Idee stattfindet, erhält der Ideengeber eine E-Mail-Benachrichtigung und bleibt so immer informiert. Wichtig ist, dass der Ideengeber weiß, dass die Idee an einer zentralen Ideenverwaltungsstelle ankommt und von dort aus geprüft wird. Das übergeht eine mögliche Hemmschwelle zum direkten Vorgesetzten.
Vorprüfung und Verwaltung
Definierte Mitarbeiter bilden die Ideenverwaltungsstelle im Unternehmen, die sich um das Fortlaufen der einzelnen Schritte jeder Idee kümmert. Durch die zentrale Speicherung der Ideen und dem Zugriff durch die Mitarbeiter im Ideenmanagement können diese sehr einfach im Zuge einer Erstprüfung eine Duplikatsprüfung ausführen. Außerdem wird ein erster Plausibilitätscheck durchgeführt. Wichtig ist, dass hier noch ein Dialog mit dem Ideengeber stattfinden kann, um etwaige Details zu klären. Sobald die Ideenverwaltung die Idee freigibt, läuft diese anonym durch den restlichen Prozess (der oder die Ideengeber sind für die nachfolgenden Stellen nicht mehr sichtbar).
Bewertung
Die Mitarbeiter im Ideenmanagement geben nach deren Erstprüfung die Idee in die Bewertung. Dazu wird für jede Idee ein Bewerter definiert, der eine Aufgabe zur Bewertung erhält. Dieser Ablauf garantiert, dass die Ideenverwaltungsstelle die Koordination der Ideenbewertung überhat, in den meisten Fällen die richtigen Bewerter schon einträgt und keine Idee verloren geht. Mit der Festlegung des Bewerters wird auch gleich ein Fälligkeitsdatum für diese Aufgabe erstellt. Die Aufgabe des Bewerters ist es, die Idee zu beurteilen und eine mögliche Umsetzung sowie eine optionale Wirksamkeitsprüfung im Anschluss der Umsetzung zu definieren. Der Output dieses Teilprozesses ist entweder die Ablehnung einer Idee oder das Auslösen einer Umsetzungsmaßnahme.
Umsetzung
Wird eine Idee von der Bewertungsstelle für „gut“ befunden, folgt als nächster Schritt, die Umsetzung. Dazu wird im Formular wieder eine für die Umsetzung verantwortliche Person definiert, welcher eine Aufgabe inklusive Fälligkeitsdatum zugewiesen wird. Die Umsetzung der Idee ist mit dem Abschluss dieser Aufgabe erledigt und es folgt, falls von der Bewertung definiert, die Wirksamkeitsprüfung. Am Beispiel einer Verbesserung, die einen Kostenblock in der Fertigung senken soll, wäre die Erhebung der tatsächlichen Ersparnis das Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung. Das Resultat der Wirksamkeitsprüfung hat keine Auswirkung auf die ursprüngliche Ideenbewertung oder den Ideengeber.
