Dokumenten- und Qualitätsmanagement
Digitale Dokumentenverwaltung mit quality4
Es hört sich nach einer einfachen Aufgabe an, die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitzustellen. So einfach diese Aufgabenstellung im Qualitätsmanagement erscheint, so schwierig ist es, sie in der Praxis umzusetzen. Diverse Prüfungen, Genehmigungen, Freigaben und viele weitere Schritte sind oft Bestandteile dieses Prozesses. Dementsprechend hoch sind die Anforderungen an eine Dokumentenmanagement-Software. quality4 hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer gelenkten Dokumente.
Lösungsansatz
Mit quality4 erhalten Sie ein Qualitätsmanagement-System, das QM-Administratoren unterstützt und gleichzeitig den Mitarbeitern eine einfache Plattform bietet, um schnell und effektiv die richtigen Dokumente zu finden. Die Software deckt im Standard alle Anforderungen an eine QM-Software ab. Wir können das System an Ihre spezifischen Prozesse anpassen. Zum Beispiel durch erweiterte Freigaben, Prüfzeiträume für Dokumente, PDF-Konvertierungen und spezielle Wasserzeichen.
Alle Dokumenteneigenschaften auf einem Blick
Anpassung an Ihre Prozesse
Einfache und intuitive Navigation
Qualitätsmanagement: effizient und einfach
„Die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitzustellen“, das ist die Aufgabe, die das Qualitätsmanagement-System quality4 erfolgreich erfüllt. Prüfungen, Änderungen, Genehmigungen und Freigaben sind zeitraubende Bestandteile der Dokumentenfreigabe, die quality4 als Qualitäts- und Dokumentenmanagement-Tool effizient abwickelt.
Die SharePoint-Lösung hilft Ihnen, Dokumente durch einen Prüf- und Freigabeprozess zu leiten und sie gezielt den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Dabei ist das System so flexibel, dass wir genau den in Ihrem Unternehmen benötigten Prozess vollständig abbilden können.
Das leistet unser Qualitätsmanagement-System
Bei der Entwicklung der Qualitätsmanagement-Software quality4 haben wir den Fokus auf die Abbildung standardisierter Prozesse gelegt. Dazu zählt die Freigabe, bei der Sie für jedes Dokument auswählen können, wie der Prozess abläuft. Sie haben die Wahl zwischen:
- einer einstufigen Freigabe, in der nur ein Freigeber zustimmen muss,
- einer zweistufigen Freigabe, bei der ein Prüfer und ein Freigeber zustimmen müssen,
- einer Freigabe mit einer zusätzlichen vorgelagerten QM-Layout-Prüfung.
Sie entscheiden wie der Prozess abläuft. Was unser Tool zur Dokumentenlenkung auf jeden Fall garantiert, ist ein 4-Augen-Prinzip bei der Freigabe jedes einzelnen Dokuments.
Um die Aktualität zu gewährleisten, wird jedes Dokument in der QM-Software in definierten Abständen zur Wiedervorlage gebracht. Dazu erstellt das Qualitätsmanagement-System automatisch eine Aufgabe für den Dokumentenverantwortlichen. Dieser entscheidet, ob das Dokument, so wie es ist, erneut freigegeben wird oder ob eine Überarbeitung notwendig ist. Somit stellt das QM-Programm sicher, dass Dokumente regelmäßig betrachtet werden, um die Gültigkeit der Inhalte zu garantieren.
Generell erstellt jeder Workflow für die handelnden Personen Aufgaben. Die Mitarbeiter werden von quality4 darüber via E-Mail informiert und können agieren. Zusätzlich sind die Aufgaben für jeden Mitarbeiter in einer personalisierten Aufgabenliste ersichtlich.
Werden Dokumente nicht mehr benötigt, oder wird aus mehreren Dokumenten ein Neues erstellt, können die Anwender diese zurückziehen und sie aus dem Bereich der veröffentlichten Dokumente entfernen. Auch hier gewährleistet die Dokumentenlenkung in SharePoint das 4-Augen-Prinzip durch alle Prozesse.
quality4 auf einen Blick
- individuell anpassbare QM-Software
- umfassende Berechtigungsverwaltung
- integriertes 4-Augen-Prinzip
- optimale Zusammenarbeit verschiedener Parteien dank SharePoint
- intuitive Bedienung, wenig Einarbeitungszeit
Garantiert simpel – die Usability unseres Qualitätsmanagement-Tools
Unsere Experten haben alle Funktionalitäten in der QM-Software so angeordnet, dass Teams damit rasch und mit wenig Einarbeitung arbeiten können. Die einfache und intuitive Navigation leitet die User effizient zu dem gewünschten Dokument. Für das Finden nutzen wir neben der SharePoint-Volltextsuche auch eine Schnellsuche, welche wesentliche Felder der Dokumente durchsucht. Die Qualitätsmanagement-Software quality4 ist einfach in der Handhabung und stellt Nutzern Funktionalitäten dort zur Verfügung, wo Sie sie benötigen: direkt am Dokument. Dokumentenmanagement am SharePoint unterstützt QM-Administratoren und User auf hohem Niveau beim effizienten Arbeiten.
Was unsere Lösung sonst noch kann
- Feedbackfunktion
- Mitgeltende Dokumente
- Anhänge
quality4 bietet neben den Prozessen für einen optimalen Lauf der Dokumente viele nützliche Zusatzfeatures. Dazu zählt zum Beispiel eine Feedbackfunktion, welche es dem Leser eines Dokuments ermöglicht, innerhalb der Dokumentenverwaltungs-Software Informationen an den Ersteller weiterzugeben. Dazu zählen zum Beispiel praxisbezogene Änderungen oder generelle Anmerkungen. Ein weiteres Feature sind zusammengehörende Dokumente, welche quality4 auf zwei Varianten abbilden kann.
Die erste sind Mitgeltende Dokumente, was bedeutet, dass ein gelenktes Dokument mit einem anderen gelenkten Dokument in der Qualitätsmanagement-Software verknüpft ist. Der Prozess gewährleistet die tatsächliche Freigabe aller zusammengehörenden Dokumente.
Variante zwei sind Anhänge. Dabei handelt es sich um nicht freigegebene Dokumente, welche jedoch an ein Hauptdokument geknüpft sind und dessen Versionsnummer erben.
Hervorragend dank SharePoint: unsere QM-Software
Innerhalb der Dokumentenlenkung werden alle Bibliotheken im SharePoint mit aktivierter Versionierung ausgeliefert. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welche Person wann an einem Dokument Änderungen vorgenommen hat. Auch bei Microsoft Office Dokumenten lässt sich eine Vergleichsansicht öffnen, welche die Änderungen in einer benutzerfreundlichen Ansicht anzeigt.
quality4 nutzt das Standard-Berechtigungssystem von SharePoint. Dadurch wird garantiert, dass Mitarbeiter nur die Bereiche und Dokumente sehen oder bearbeiten dürfen, für die sie berechtigt sind. In der Praxis erscheint ein Dokument für einen Mitarbeiter nur in seiner Ansicht, wenn er für dieses berechtigt ist. Deshalb liefern wir das Dokumentenmanagement-Tool mit einem Berechtigungskonzept aus, welches wir im Bedarfsfall in Hinblick auf die Besitzer-, Mitglieder- und Besucher-Rollen individuell an Ihr Unternehmen anpassen.
